OneDrive online opslag

Met de online opslagdienst OneDrive worden lokaal opgeslagen persoonlijke bestanden automatisch met de online opslag van het Microsoft-account gesynchroniseerd. Denk bijvoorbeeld aan de met Microsoft 365 (voorheen Office 365) aangemaakte bestanden (die standaard al in OneDrive worden opgeslagen) en de vele foto’s en video’s die automatisch als back-up naar OneDrive weggeschreven kunnen worden. Doordat OneDrive aan een Microsoft-account is gekoppeld, kunnen de persoonlijke bestanden op elk Windows-apparaat vanuit dezelfde, gepersonaliseerde gebruikersomgeving worden geopend en bewerkt (mits met hetzelfde account wordt aangemeld). Je bent dus niet meer aan een vaste werkplek gebonden, zolang de computer maar op internet kan worden aangesloten.

In Windows is OneDrive standaard geïntegreerd, bij elk ander besturingssysteem (Android, iOS/MacOS en Xbox) moet de software eerst worden geïnstalleerd (download: www.microsoft.com). Als dat niet lukt dan kan altijd nog de webinterface van OneDrive (www.onedrive.com) worden gebruikt. De online opgeslagen bestanden zijn dus vanaf vrijwel elk apparaat toegankelijk!

TIP: Wordt bij het Microsoft-account verificatie in twee stappen toegepast dan is het voor onbevoegden extra moeilijk om in jouw OneDrive rond te snuffelen!

OneDrive aanmelden

Wordt een nieuw gebruikersaccount tijdens het afstellen gekoppeld aan een Microsoft-account dan wordt gevraagd om de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad standaard in OneDrive op te slaan  (zodat er een zogenoemde online back-up van wordt gemaakt).

OneDrive wordt dan automatisch geconfigureerd, zonder dat je enige invloed op de instellingen hebt. Zijn de persoonlijke mappen nog niet naar OneDrive verplaatst (bijvoorbeeld omdat tijdens de setup op de link Bestanden alleen opslaan op deze pc is geklikt, of omdat er met een lokaal gebruikersaccount wordt gewerkt) dan verschijnt er regelmatig een pop-up met het advies om deze back-upfunctie alsnog in te schakelen. De wizard die daarmee wordt opgestart (en ook is op te starten via het OneDrive-icoontje in het systeemvak), biedt wèl mogelijkheden om OneDrive in te stellen.

Via de wizard van OneDrive kan worden aangemeld met een Microsoft-account.

Via de link Locatie wijzigen kan de opslaglocatie van de OneDrive-map desgewenst gewijzigd worden, bijvoorbeeld wanneer een aparte datapartitie voor het opslaan van de persoonlijke bestanden wordt gebruikt

Geef in het volgende venster aan welke persoonlijke mappen (inclusief de daarin opgeslagen bestanden) naar de map OneDrive verplaatst moeten worden, zodat ze via het Microsoft-account vanaf elke willekeurige pc toegankelijk zijn. Standaard zijn dat de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad. Bepaal je liever zelf welke bestanden in de cloud worden opgeslagen, deactiveer deze mappen dan voordat je verder gaat! Daarmee voorkom je tevens dat je persoonlijke bestanden na verloop van tijd alleen nog op aanvraag uit de cloud te downloaden zijn (zie verderop).

LET OP: Deze back-upfunctie lijkt wellicht een verstandig plan, ware het niet dat OneDrive na verloop van tijd automatisch (dus zonder dat je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven) ongebruikte bestanden uit de lokale OneDrive-map vervangt door snelkoppelingen naar de in de cloud opgeslagen bestanden! Vanaf dat moment zijn de betreffende bestanden alleen nog op aanvraag beschikbaar, ze moeten bij het openen dus eerst uit de cloud gedownload worden. Er kan dan natuurlijk niet meer over een back-up gesproken worden! En er is nog een tweede nadeel. Met een beetje pech is de maximaal beschikbare gratis opslagruimte van OneDrive snel bereikt, zeker wanneer het fotoarchief (in de map Afbeeldingen) en/of het Outlook-archief (in de map Documenten) blijft uitdijen. Let dus goed op dat je niet zomaar akkoord gaat met de 'back-upfunctie' van OneDrive! Zijn de persoonlijke mappen ongewenst naar OneDrive verplaatst? Verderop staat uitgelegd hoe deze mappen weer uit OneDrive te verwijderen zijn.

Nadat de overige schermen over de mogelijkheden van OneDrive en het koppelen aan een mobiele telefoon zijn doorlopen, verandert de kleur van het OneDrive-icoontje in het systeemvak en is de OneDrive-map direct beschikbaar.

TIP: Aan een gebruikersaccount kan slechts één OneDrive-account worden gekoppeld. De online opslag van andere Microsoft-accounts is echter wel vanuit datzelfde gebruikersaccount toegankelijk via de webinterface www.onedrive.com. Gebruik hier eventueel een alternatieve browser voor (zoals Chrome of Firefox) zodat niet elke keer geswitcht hoeft te worden.

De instellingen van OneDrive

De instellingen van OneDrive zijn toegankelijk met een rechter muisklik op het icoontje in het systeemvak, optie Instellingen. Het is verstandig deze instellingen te doorlopen voordat OneDrive daadwerkelijk in gebruik wordt genomen.

Zo bevat onderdeel Synchroniseren en back-up maken enkele interessante opties. De optie Synchroniseren onderbreken wanneer dit apparaat in de batterijbesparingsmodus is zorgt ervoor dat het synchroniseren wordt opgeschort wanneer de accu bijna leeg is. Als dat niet wenselijk is dan kan je deze optie beter uitschakelen. Laat de optie Synchroniseren onderbreken wanneer dit apparaat zich in een netwerk naar gebruik bevindt bij voorkeur aan staan, want hiermee wordt een hoge rekening van de internetprovider voorkomen. Achter de link Geavanceerde instellingen zitten ook nog enkele interessante opties, waaronder de optie Bestanden op aanvraag (zie verderop voor uitleg).

Via onderdeel Account, link Deze pc ontkoppelen, knop Account ontkoppelen kan OneDrive desgewenst worden losgekoppeld van het Microsoft-account (hierna worden de lokaal opgeslagen bestanden dus niet meer gesynchroniseerd met de online opgeslagen bestanden). Na het ontkoppelen blijft OneDrive wel als icoontje aanwezig in het systeemvak, maar dan met grijze in plaats van witte wolken. De koppeling met de online opslag wordt zo nodig weer eenvoudig hersteld door de app OneDrive te openen en de aanmeldprocedure opnieuw te doorlopen. Bij onderdeel Meldingen kan de grote hoeveelheid meldingen desgewenst worden ingeperkt.

TIP: Is de internetverbinding tijdelijk voor andere zaken nodig, dan kan het synchroniseren van OneDrive tijdelijk worden onderbroken. Dit gaat via een rechter muisklik op het icoontje in het systeemvak, optie Synchroniseren onderbreken, kies hier voor 2, 8 of 24 uur.

OneDrive gebruiken

Met een dubbelklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak wordt de map OneDrive direct in de Windows Verkenner geopend (de online OneDrive-opslag wordt geopend met een rechter muisklik op de map OneDrive of op het icoontje in het systeemvak, optie Online weergeven). De icoontjes bij de bestanden tonen de synchronisatiestatus:

• Een wit wolkje: bestand of map is alleen online (oftewel 'in de cloud') opgeslagen.
• Twee blauwe pijltjes: bestand of map wordt gesynchroniseerd met de lokale opslag.
• Wit bolletje met groen vinkje: bestand of map is reeds gesynchroniseerd met de lokale opslag.
• Groen bolletje met wit vinkje: bestand of map is reeds gesynchroniseerd met de lokale opslag en wordt op het apparaat behouden wanneer Windows automatisch opslagruimte vrijmaakt.

Bestanden op aanvraag synchroniseren

Om schijfruimte én bandbreedte te besparen (door onnodige synchronisatie), worden online opgeslagen bestanden alleen nog op aanvraag gedownload en dus niet (meer) standaard gesynchroniseerd met de lokale opslag. Deze functionaliteit heet Bestanden op aanvraag, ook wel 'on demand' genoemd. Online opgeslagen bestanden (bestanden met het witte wolkje) worden dus pas gedownload zodra ze worden geopend (het icoontje wijzigt dan van het wolkje naar een witte cirkel met een groen vinkje). Eenmaal gedownload blijven bestanden lokaal beschikbaar, ongeacht of de internetverbinding wordt verbroken (en er dus offline wordt gewerkt). Een lokaal opgeslagen bestand is desgewenst weer te verwijderen met een rechter muisklik, optie Ruimte vrijmaken (het icoontje wordt dan weer gewijzigd in een wolkje).

Het op aanvraag downloaden heeft vier nadelen:

• Het op aanvraag downloaden van bestanden kost tijd.
• Zolang de bestanden niet gedownload zijn, zijn ze offline niet toegankelijk.
• Er is een risico op verlies van nog niet gedownloade bestanden wanneer er geen toegang meer is tot het Microsoft-account.
• Bij een verbroken internetverbinding zijn de op aanvraag te downloaden bestanden ontoegankelijk. Het statusicoontje van het bestand verandert dan in een bruine archiefdoos (totdat de synchronisatie met de online opslag is hersteld).

Wegen deze nadelen zwaarder dan de voordelen, zet het op aanvraag downloaden van bestanden dan uit zodat álle bestanden in de online opslag gesynchroniseerd worden met de lokale opslag. Dit gaat via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, onderdeel Synchroniseren en back-up maken, link Geavanceerde instellingen, deactiveer optie Bestanden op aanvraag. Als tussenoplossing is het ook mogelijk om alleen geselecteerde bestanden of mappen continu te synchroniseren: klik met rechts op een bestand of map, activeer optie Altijd behouden op dit apparaat.

TIP: Staan er grijze kruizen bij de bestanden, of zijn er andere vage problemen? Dit is vaak op te lossen door OneDrive te resetten met het commando %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset in een uitvoervenster (te open met de toetscombinatie Win-R).

Online opgeslagen mappen al dan niet met de computer synchroniseren

Worden specifieke mappen in de online opslag ongewenst gesynchroniseerd met de lokale opslag op de pc dan zijn deze eenvoudig weer los te koppelen: klik met rechts op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, onderdeel Account, knop Mappen kiezen, vink de mappen uit die niet meer automatisch moeten synchroniseren. En worden de persoonlijke mappen (Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen), de op de aangesloten telefoons opgeslagen foto’s en video’s en/of de schermopnamen (nog) niet met OneDrive gesynchroniseerd, dan kunnen ze via onderdeel Synchroniseren en back-up maken alsnog in het automatische synchronisatieproces worden opgenomen.

Persoonlijke mappen van OneDrive naar de lokale opslag verplaatsen

Hoewel OneDrive als een waardevolle online back-up mag worden beschouwd, vindt lang niet iedereen het fijn dat de persoonlijke bestanden alleen nog op aanvraag beschikbaar zijn (en dus niet meer op de interne schijf bewaard worden!). Daarnaast is de omvang van de gratis OneDrive vaak niet groot genoeg om grote collecties foto’s op te slaan. Had je tijdens de setup of via een pop-up (wellicht zonder dat je het door had) aangegeven dat de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en/of Bureaublad in OneDrive opgeslagen moeten worden, maar sla je ze achteraf toch liever alleen lokaal op? Schakel dan eerst het on demand openen van bestanden uit via onderdeel Synchroniseren en back-up maken, link Geavanceerde instellingen. Met het uitschakelen van deze optie worden alle op aanvraag beschikbare bestanden naar de lokale opslag gedownload (is er niet genoeg vrije schijfruimte beschikbaar op de partitie waar OneDrive op staat, dan moeten de bestanden direct na downloaden naar een andere partitie worden verplaatst). Wordt deze stap overgeslagen dan kunnen de op aanvraag beschikbare persoonlijke bestanden niet meer zo eenvoudig worden gedownload!

Zodra het downloaden is voltooid, kan de synchronisatie voor de mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad worden uitgeschakeld. Dit gaat via onderdeel Synchroniseren en back-up maken, knop Back-up beheren, deactiveer de betreffende mappen, knop Back-up stoppen, knop Sluiten. Let op want hoewel de standaard opslaglocatie van de persoonlijke mappen hiermee automatisch wordt gewijzigd (van de map OneDrive naar de persoonlijke map C:\Gebruikers\inlognaam\), blijven de daarin opgeslagen bestanden nog in de map OneDrive staan! Verplaats deze bestanden door middel van knippen en plakken naar de nieuwe opslaglocatie. Houd er wel rekening mee dat er na het verplaatsen van de bestanden nog steeds een back-up van de bestanden online is opgeslagen (en na opnieuw koppelen dus weer op aanvraag beschikbaar zijn). Is dit niet gewenst, verwijder de bestanden dan ook gelijk uit de online omgeving van OneDrive.

TIP: Maak je gebruik van een speciale datapartitie? Elders op deze website wordt uitgelegd hoe de mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad (door middel van knippen en plakken) naar een andere partitie verplaatst kunnen worden.

Terughalen van verwijderde bestanden of oudere bestandsversies

Een groot voordeel van de online opslag is de mogelijkheid om (per ongeluk) verwijderde bestanden eenvoudig en snel weer te herstellen. Ga hiervoor naar de webinterface (via www.onedrive.com), sub Prullenbak. Is het bewuste bestand lastig terug te vinden, sorteer de verwijderde bestanden dan eens op datum via de knop Sorteren, optie Datum verwijderd. Ook oudere versies van (inmiddels flink gewijzigde) bestanden zijn via de webinterface terug te halen: klik met rechts op het betreffende bestand, optie Versiegeschiedenis. Via de Windows-functie Bestandsgeschiedenis (zie het configuratiescherm) is het overigens ook mogelijk om eerdere bestandsversies te herstellen, hiervoor is echter wel een externe schijf nodig.

De betaalde versie van OneDrive biedt ook de mogelijkheid om het gehele archief in één handeling te herstellen (tot 30 dagen terug), hetgeen handig is in geval van een ransomware-aanval waarbij alle bestanden zijn versleuteld. Zodra Microsoft tekenen van een ransomware-aanval detecteert, ontvang je daar een bericht van (bij de gratis versie is alleen de eerste melding gratis, en de vorige versies kunnen alleen per bestand worden teruggezet).

TIP: Microsoft adviseert om regelmatig een back-up van de in OneDrive opgeslagen bestanden te maken, ook al zijn deze al op minimaal één pc lokaal opgeslagen. Altijd handig wanneer er geen toegang meer tot het Microsoft-account is!

Bestanden delen

Andere gebruikers kunnen middels e-mail worden uitgenodigd om deelnemer te worden van een specifieke map of bestand in OneDrive. Dat gaat vanuit de Windows Verkenner met een rechter muisklik op het betreffende item, selecteer de optie Delen. Hier kan een link naar het bestand of map naar het klembord worden gekopieerd, dan wel per e-mail worden gedeeld. Desgewenst kunnen er bewerkingsmachtigingen worden ingesteld. De ontvanger van het e-mailbericht kan de gedeelde map vervolgens via de online versie (met een rechter muisklik op de gedeelde map, optie Toevoegen aan mijn OneDrive) toevoegen aan de persoonlijke OneDrive zodat deze direct vanuit de Windows Verkenner toegankelijk wordt.

TIP: Is het netwerk ingesteld op Particulier netwerk (in plaats van het veiligere Openbaar netwerk) en is Bluetooth ingeschakeld dan kunnen bestanden worden gedeeld met Bluetooth-apparaten in de directe omgeving. Dit delen gaat via de knop Delen (het icoontje met het pijltje) in het contextmenu en in menig app.

Office-bestanden maken en bewerken vanuit OneDrive

De online Microsoft 365 Office-omgeving www.microsoft365.com (bestaande uit uitgeklede versies van o.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint en OneNote) is een gratis webbased variant van het commerciële Microsoft Office-pakket voor de desktop. Via deze online programma’s kunnen bestanden direct in een webbrowser worden aangemaakt en/of bewerkt, om ze vervolgens op te slaan in OneDrive. Omdat de bestanden met de gebruikelijke Office-extensie (docx, xlsx, pptx) worden opgeslagen, zijn ze uitwisselbaar met de desktopversie van Office. Bijkomend voordeel is dat meerdere personen tegelijkertijd in de bestanden kunnen werken (middels de knop Delen).

OneDrive uitschakelen of verwijderen

De in Windows geïntegreerde OneDrive wordt standaard met Windows opgestart. Wil je OneDrive niet (meer) gebruiken, download dan (indien gewenst) eerst alle on-demand beschikbare bestanden en verplaats de in OneDrive opgeslagen persoonlijke mappen. Ontkoppel vervolgens het Microsoft-account zodat je zeker weet dat de lokale map niet meer kan synchroniseren met de online opslag. Dit gaat via het OneDrive-venster in het systeemvak, het tandwiel, optie Instellingen (via het tandwiel), onderdeel Account, link Deze pc ontkoppelen, knop Account ontkoppelen. Wil je naast het ontkoppelen van het Microsoft-account ook de app zelf uitschakelen maar deze nog steeds wel handmatig kunnen opstarten, schakel Microsoft OneDrive dan uit via Instellingen > Apps > Opstarten en herstart Windows.

TIP: Ook al is OneDrive uitgeschakeld, dan nog blijft de virtuele map OneDrive in het navigatievenster van de Windows Verkenner vermeld. Elders op deze website wordt uitgelegd hoe de vermelding OneDrive uit de navigatiestructuur van de Windows Verkenner kan worden verwijderd.

Wil je OneDrive op een dieper niveau uitschakelen (zodat deze ook niet meer kan synchroniseren met de online opslag), gebruik dan een van de volgende methodes (de lokaal opgeslagen bestanden blijven hierbij behouden en de online opgeslagen bestanden zijn nog steeds toegankelijk via www.onedrive.com):

• De app uitschakelen met een registertweak
  Maak met de registereditor in de registersleutel HKLM \Software\ Policies \Microsoft\ Windows de registersleutel OneDrive aan, voeg de 32-bits DWORD-registerwaarde DisableFileSyncNGSC met de waarde 1 toe aan deze sleutel en herstart Windows (verwijder de registerwaarde om OneDrive weer in te schakelen).
• De app uitschakelen met de Editor voor lokaal groepsbeleid
  OneDrive is ook uit te schakelen met de Editor voor lokaal groepsbeleid via het onderdeel Computerconfiguratie, Beheersjablonen, Windows-onderdelen, OneDrive, wijzig de optie Voorkomen dat OneDrive wordt gebruikt voor bestandsopslag in Ingeschakeld en herstart Windows.
• Verwijder de app Microsoft OneDrive
  Verwijder de app Microsoft OneDrive via Instellingen > Apps > Geïnstalleerde apps (Windows 10: Instellingen, onderdeel Apps, sub Apps en onderdelen), knop met de drie puntjes (bij de te verwijderen app), optie Verwijderen. De app is altijd weer via de Store te installeren.