OneDrive online opslag

Met de online opslagdienst OneDrive (www.onedrive.com) worden lokaal opgeslagen persoonlijke bestanden automatisch met de online opslag van het Microsoft-account gesynchroniseerd. Denk bijvoorbeeld aan de met Microsoft 365 (voorheen Office 365) aangemaakte bestanden (die standaard al in OneDrive worden opgeslagen) en de vele foto’s en video’s die automatisch als back-up naar OneDrive weggeschreven kunnen worden. Doordat OneDrive aan het Microsoft-account is gekoppeld, kunnen de persoonlijke bestanden op elk Windows-apparaat vanuit dezelfde, gepersonaliseerde gebruikersomgeving worden geopend en bewerkt (mits met dit account wordt aangemeld). Je bent dus niet meer aan een vaste werkplek gebonden, zolang de computer maar op internet kan worden aangesloten.

In Windows is OneDrive standaard geïntegreerd, bij elk ander besturingssysteem (Android, iOS/MacOS en Xbox) moet de software eerst worden geïnstalleerd (download: www.microsoft.com). Als dat niet lukt dan kan altijd nog de webinterface van OneDrive (www.onedrive.com) worden gebruikt. De online opgeslagen bestanden zijn dus vanaf vrijwel elk apparaat toegankelijk!

TIP: Wordt bij het Microsoft-account verificatie in twee stappen toegepast dan is het voor onbevoegden extra moeilijk om in jouw OneDrive rond te snuffelen!


OneDrive aanmelden

Wordt bij Windows aangemeld met een Microsoft-account dan wordt deze automatisch ook gebruikt voor het aanmelden bij OneDrive. Wordt echter met een lokaal gebruikersaccount gewerkt dan zal deze koppeling eerst nog tot stand moeten worden gebracht via de wizard die opent met een dubbelklik op het OneDrive-icoontje (het wolkje) in de taakbalkhoek.

OneDrive koppelen

Nadat is aangemeld en de privacymelding is weggeklikt, kan de opslaglocatie van de OneDrive-map worden ingesteld (via de link Locatie wijzigen). Maak je gebruik van een aparte datapartitie voor het opslaan van de persoonlijke bestanden, wijzig hier dan de opslaglocatie.

Inleiding tot de OneDrive-map

Is tijdens het aanmaken van het gebruikersaccount ingesteld dat OneDrive moet worden gebruikt voor de persoonlijke bestanden, dan zijn de mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad naar de map OneDrive verplaatst. Is dit niet gebeurd (bijvoorbeeld omdat het een lokaal gebruikersaccount betreft), dan wordt in het volgende venster aangeboden om ze alsnog te verplaatsen. Wil je dat niet (hetgeen ook niet mijn voorkeur is omdat ik graag zelf bepaal welke bestanden in de cloud worden bewaard), deactiveer ze dan voordat je verder gaat. Waren de mappen al naar OneDrive verplaatst? Verderop staat uitgelegd hoe persoonlijke mappen weer uit OneDrive te verwijderen zijn.

Is Microsoft 365 Personal (voorheen Office 365 Personal, zie kader) nog niet geïnstalleerd, dan wordt in het volgende scherm de gratis proefversie aangeboden. Maak je hier gebruik van dan wordt het OneDrive-account van je Microsoft-account gedurende de testperiode met 1 TB uitgebreid.

Nadat de overige schermen over de mogelijkheden van OneDrive en het koppelen aan een mobiele telefoon zijn doorlopen, verandert de kleur van het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek en is de OneDrive-map direct beschikbaar.

TIP: Aan een gebruikersaccount kan slechts één OneDrive-account worden gekoppeld. De online opslag van andere Microsoft-accounts is echter wel vanuit datzelfde gebruikersaccount toegankelijk via de webinterface www.onedrive.com. Gebruik hier eventueel een alternatieve browser voor (zoals Chrome of Firefox) zodat niet elke keer geswitcht hoeft te worden.

DE MAP ONEDRIVE VERPLAATSEN

Is OneDrive eenmaal geconfigureerd dan kan de opslaglocatie alleen nog worden gewijzigd door OneDrive tijdelijk los te koppelen van het Microsoft-account (via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek, optie Instellingen, tabblad Account, link Deze pc ontkoppelen, knop Account ontkoppelen). Verplaats vervolgens de map OneDrive (inclusief de reeds gesynchroniseerde bestanden) met behulp van de Windows Verkenner. Na het verplaatsen kan de koppeling tussen het Microsoft-account en OneDrive weer worden hersteld.


EXTRA OPSLAGRUIMTE NODIG?

De gratis versie van OneDrive heeft een opslagruimte van 5 GB. De maximale capaciteit kan gratis worden verhoogd door andere gebruikers uit te nodigen en/of door de met een mobiele telefoon gemaakte foto’s (als back-up) te laten uploaden naar OneDrive. Is de beschikbare opslagruimte onvoldoende dan kan extra ruimte worden bijgekocht: voor 2 euro per maand wordt de OneDrive vergroot naar 100 GB (zie https://onedrive.live.com/about/nl-NL/plans/).

Heb je nog meer ruimte nodig dan is het voordeliger over te stappen op een Microsoft 365-abonnement (voorheen Office 365). Dit abonnement bevat de meest recente versies van Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, OneNote en Access. Een licentie wordt aan het Microsoft-account gekoppeld, je kan de software dus op al je apparaten installeren. Bijkomend voordeel is dat de opslagcapaciteit van OneDrive wordt verhoogd naar maar liefst 1 TB per Microsoft-account. Voor thuisgebruik is er de keuze uit het Microsoft 365 Personal-abonnement (voor één gebruiker; 69 euro/jaar) of het Microsoft 365 Family-abonnement (voor maximaal zes gebruikers; 99 euro/jaar).


De instellingen van OneDrive

De instellingen van OneDrive zijn toegankelijk met een rechter muisklik op het icoontje in de taakbalkhoek, optie Instellingen. Het is verstandig deze instellingen te doorlopen voordat OneDrive daadwerkelijk in gebruik wordt genomen.

OneDrive systeemvakpictogram: Instellingen

De optie OneDrive automatisch starten wanneer ik me aanmeld bij Windows (op tabblad Instellingen) zorgt ervoor dat OneDrive opstart zodra het gebruikersaccount wordt geladen. De optie Synchroniseren automatisch onderbreken wanneer dit apparaat in de batterijbesparingsmodus is zorgt ervoor dat het synchroniseren bij een lage accuduur wordt opgeschort. Als dat niet wenselijk is dan kan je deze optie beter uitschakelen. De optie Synchroniseren automatisch onderbreken wanneer dit apparaat zich in een netwerk naar gebruik bevindt voorkomt een hoge rekening wanneer voor het daadwerkelijke gebruik van de internetverbinding betaald moet worden, laat deze bij voorkeur aan staan. Het is op zich interessant om via OneDrive lokaal (en/of op een netwerkschijf) opgeslagen bestanden ook voor andere apparaten online toegankelijk te maken, maar het brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee. En gaan de meldingen irriteren dan kunnen de opties naar wens worden uitgeschakeld.

OneDrive tabblad Instellingen (automatisch starten)

Via tabblad Account, link Deze pc ontkoppelen, knop Account ontkoppelen wordt OneDrive losgekoppeld van het Microsoft-account (hierna worden de lokaal opgeslagen bestanden dus niet meer gesynchroniseerd met de online opgeslagen bestanden). Na het ontkoppelen blijft OneDrive wel als icoontje aanwezig in de taakbalkhoek, maar dan met grijze in plaats van witte wolken. De koppeling met de online opslag wordt eenvoudig hersteld door OneDrive te openen en de aanmeldprocedure opnieuw te doorlopen.

TIP: Is de internetverbinding tijdelijk voor andere zaken nodig, dan kan het synchroniseren van OneDrive tijdelijk worden onderbroken. Dit gaat via een rechter muisklik op het icoontje in de taakbalkhoek, optie Synchroniseren onderbreken, kies hier voor 2, 8 of 24 uur.

OneDrive gebruiken

Met een dubbelklik op het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek wordt de map OneDrive direct in de Windows Verkenner geopend (de online OneDrive-opslag wordt geopend met een rechter muisklik op de map OneDrive of op het icoontje in de taakbalkhoek, optie Online weergeven). De icoontjes bij de bestanden tonen de synchronisatiestatus:

OneDrive synchronisatie on-demand

Bestanden on-demand synchroniseren

Om schijfruimte én bandbreedte te besparen (door onnodige synchronisatie), worden online opgeslagen bestanden alleen nog op aanvraag gedownload en dus niet (meer) standaard gesynchroniseerd met de lokale opslag. Deze functionaliteit heet Bestanden on-demand. Online opgeslagen bestanden (bestanden met het witte wolkje) worden dus pas gedownload zodra ze worden geopend (het icoontje wijzigt dan van het wolkje naar een witte cirkel met een groen vinkje). Eenmaal gedownload blijven bestanden lokaal beschikbaar, ongeacht of de internetverbinding wordt verbroken (en er dus offline wordt gewerkt). Een lokaal opgeslagen bestand is desgewenst weer te verwijderen met een rechter muisklik, optie Ruimte vrijmaken (het icoontje wordt dan weer gewijzigd in een wolkje).

OneDrive in de Windows Verkenner

Het op aanvraag downloaden heeft drie nadelen:

Wegen deze nadelen zwaarder dan de voordelen, zet het on-demand downloaden van bestanden dan uit zodat álle bestanden in de online opslag gesynchroniseerd worden met de lokale opslag. Dit gaat via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek, optie Instellingen, tabblad Instellingen, deactiveer optie Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt. Als tussenoplossing is het ook mogelijk om alleen geselecteerde bestanden of mappen continu te synchroniseren: klik met rechts op een bestand of map, activeer optie Altijd behouden op dit apparaat.

TIP: Staan er grijze kruizen bij de bestanden, of zijn er andere vage problemen? Dit is vaak op te lossen door OneDrive te resetten met het commando %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset in een uitvoervenster (te open via het Win-X menu).

PERSOONLIJKE KLUIS

OneDrive is voorzien van een persoonlijke kluis, een speciale map waarin je bestanden extra beveiligd kunt opslaan. De persoonlijke kluis is, net als de overige bestanden in OneDrive, op elk ander apparaat toegankelijk. Verschil is dat er verificatie in twee stappen benodigd is om toegang tot deze bestanden te krijgen (bijvoorbeeld via een per SMS toegezonden code of via de Microsoft Authenticator-app op de telefoon). Na 20 minuten inactiviteit wordt de kluis automatisch weer vergrendeld (dit tijdslot is via Instellingen, tabblad Account te wijzigen in 1, 2 of 4 uur). Met een Microsoft 365-abonnement is de kluis onbeperkt te gebruiken, in de gratis versie is het aantal toegestane bestanden beperkt tot drie.

OneDrive Persoonlijke kluis
 


Online opgeslagen mappen al dan niet met de computer synchroniseren

Worden specifieke mappen in de online opslag ongewenst gesynchroniseerd met de lokale opslag op de pc dan zijn deze eenvoudig weer los te koppelen: klik met rechts op het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek, optie Instellingen, tabblad Account, knop Mappen kiezen, vink de mappen uit die niet meer automatisch moeten synchroniseren. Worden de persoonlijke mappen (Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen), de op de aangesloten telefoons opgeslagen foto’s en video’s en/of de schermopnamen (nog) niet met OneDrive gesynchroniseerd, dan kunnen ze via tabblad Back-up maken alsnog in het automatische synchronisatieproces worden opgenomen.

Persoonlijke mappen uit OneDrive verwijderen

Zijn de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad als submappen in de map C:\Gebruikers\ inlognaam\ OneDrive opgeslagen dan worden ze continu gesynchroniseerd met de online opslag van OneDrive. Hoewel OneDrive als een waardevolle online back-up mag worden beschouwd, kan ik mij ook voorstellen dat niet iedereen het een fijn idee vindt wanneer de privacygevoelige bestanden vanaf elke computer zijn op te vragen. Sla je de persoonlijke bestanden in de mappen Documenten, Afbeeldingen en/of Bureaublad liever alleen lokaal op, dan zijn er twee opties om deze mappen te verplaatsen (in beide gevallen via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek, optie Instellingen):

Terughalen van verwijderde bestanden of oudere bestandsversies

Een groot voordeel van de online opslag is de mogelijkheid om (per ongeluk) verwijderde bestanden eenvoudig en snel weer te herstellen. Ga hiervoor naar de webinterface (via www.onedrive.com), sub Prullenbak. Is het bewuste bestand lastig terug te vinden, sorteer de verwijderde bestanden dan eens op datum via de knop Sorteren, optie Datum verwijderd. Ook oudere versies van (inmiddels flink gewijzigde) bestanden zijn via de webinterface terug te halen: klik met rechts op het betreffende bestand, optie Versiegeschiedenis. Via de Windows-functie Bestandsgeschiedenis (zie het configuratiescherm) is het overigens ook mogelijk om eerdere bestandsversies te herstellen, hiervoor is echter wel een externe schijf nodig.

De betaalde versie van OneDrive biedt ook de mogelijkheid om het gehele archief in één handeling te herstellen (tot 30 dagen terug), hetgeen handig is in geval van een ransomware-aanval waarbij alle bestanden zijn versleuteld. Zodra Microsoft tekenen van een ransomware-aanval detecteert, ontvang je daar een bericht van (bij de gratis versie is alleen de eerste melding gratis, en de vorige versies kunnen alleen per bestand worden teruggezet).

TIP: Microsoft adviseert om regelmatig een back-up van de in OneDrive opgeslagen bestanden te maken, ook al zijn deze al op minimaal één pc lokaal opgeslagen. Altijd handig wanneer er geen toegang meer tot het Microsoft-account is!

Bestanden delen

Andere gebruikers kunnen middels e-mail worden uitgenodigd om deelnemer te worden van een specifieke map of bestand in OneDrive. Dat gaat vanuit de Windows Verkenner met een rechter muisklik op het betreffende item, selecteer de optie Delen. Hier kan een link naar het bestand of map naar het klembord worden gekopieerd, dan wel per e-mail worden gedeeld. Desgewenst kunnen er bewerkingsmachtigingen worden ingesteld. De ontvanger van het e-mailbericht kan de gedeelde map vervolgens via de online versie (met een rechter muisklik op de gedeelde map, optie Toevoegen aan mijn OneDrive) toevoegen aan de persoonlijke OneDrive zodat deze direct vanuit de Windows Verkenner toegankelijk wordt.

Office-bestanden maken en bewerken vanuit OneDrive

De online Office-omgeving www.office.com (bestaande uit uitgeklede versies van o.a. Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint en OneNote) is een gratis webbased variant van het commerciële Microsoft Office-pakket voor de desktop. Via deze online programma’s kunnen bestanden direct in een webbrowser worden aangemaakt en/of bewerkt, om ze vervolgens op te slaan in OneDrive. Omdat de bestanden met de gebruikelijke Office-extensie (docx, xlsx, pptx) worden opgeslagen, zijn ze uitwisselbaar met de desktopversie van Office. Bijkomend voordeel is dat meerdere personen tegelijkertijd in de bestanden kunnen werken (middels de knop Delen).

OneDrive: Office online

STANDAARD OPSLAGLOCATIE MICROSOFT OFFICE 365-APPS WIJZIGEN

Is in Microsoft 365 aangemeld met het Microsoft-account dan slaan de office-programma’s (zoals Word, Excel, PowerPoint e.d.; niet te verwarren met de online Office-apps) bestanden standaard op in de map OneDrive zodat ze direct worden gesynchroniseerd met de online opslag. Sla je je persoonlijke bestanden liever lokaal op dan moet je bij het opslaan van bestanden steeds opnieuw weer navigeren naar de map Documenten op Deze computer. Dit is gelukkig eenvoudig op te lossen door de standaard opslaglocatie voor deze programma’s te wijzigen. Dit kan vanuit het programma via Bestand, Opties, onderdeel Opslaan. Activeer de optie Standaard opslaan naar computer en wijzig vervolgens bij Standaardbestandslocatie de map waar de bestanden standaard opgeslagen moeten worden, bijvoorbeeld een submap van de map Documenten.


OneDrive uitschakelen of verwijderen

De in Windows geïntegreerde OneDrive wordt standaard met Windows opgestart. Wil je OneDrive niet (meer) gebruiken, begin dan eerst met het ontkoppelen van het Microsoft-account zodat je zeker weet dat de lokale map niet meer kan synchroniseren met de online opslag. Klik daarvoor met rechts op het OneDrive-icoontje in de taakbalkhoek, optie Instellingen, tabblad Account, link Deze pc ontkoppelen, knop Account ontkoppelen. Wil je naast het ontkoppelen van het Microsoft-account ook de app zelf uitschakelen maar deze nog steeds wel handmatig kunnen opstarten, pas dan een van de volgende opties toe:

TIP: Elders op deze website wordt uitgelegd hoe de snelle ingang naar de OneDrive-map uit de navigatiestructuur van de Windows Verkenner is te verwijderen.

Wil je OneDrive op een dieper niveau uitschakelen (zodat deze ook niet meer kan synchroniseren met de online opslag), gebruik dan een van de volgende methodes (de lokaal opgeslagen bestanden blijven hierbij behouden en de online opgeslagen bestanden zijn nog steeds toegankelijk via www.onedrive.com):

© 2001-2022 - - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring