Cursus leren werken met Excel

Het programma Excel (onderdeel van het MS Office-pakket) is een zogenaamde spreadsheet: een rekenblad waarin gegevens kunnen worden opgeslagen, bewerkt en/of tot presentatiemateriaal verwerkt. Excel kan een grote diversiteit aan bewerkingen op efficiŽnte wijze uitvoeren. Zo is het programma zeer geschikt voor het maken van simpele of juist ingewikkelde berekeningen (bijvoorbeeld voor bedrijfsadministratieve doeleinden), het bijhouden van adressenlijsten, urenstatistieken (bijvoorbeeld voor projectadministratie), grafieken en modellen (bijvoorbeeld voor het presenteren van de jaarcijfers), etc.

Er zijn al vele boekwerken over dit veelzijdige programma geschreven. Voor een eerste kennismaking zijn die boekwerken wellicht wat afschrikwekkend: Excel biedt zů veel mogelijkheden dat u al snel door de bomen het bos niet meer ziet... Bent u nog onbekend met Excel en bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden, dan is deze korte cursus wellicht een interessant startpunt. Deze pagina bevat namelijk een samenvatting van de basistheorie, nuttige tips en enkele praktische voorbeelden van toepassingen om de beginselen van Excel onder de knie te krijgen.

De beginselen van Excel

Laat ik duidelijk zijn: Excel leer je niet door er veel over te lezen, Excel leer je door er gewoonweg mee aan de slag te gaan! Door veel ervaring op te doen met de verschillende mogelijkheden wordt het gebruik steeds transparanter en doeltreffender. De eerste stappen in 'de wereld van Excel' blijven echter lastig. Voordat de ingewikkeldere zaken (formules, functies, etc.) aan de orde komen, is het goed om te weten hoe een rekenblad van Excel precies is opgebouwd.

Basisbegrippen: werkblad, cel, rij, kolom, waarde

Een Excel-rekenblad is opgebouwd uit ťťn of meerdere werkbladen (zie de tabs links onderin het venster). Een werkblad bevat een raster van cellen. De 'naam' van een cel wordt bepaald door de letter van de kolom (A, B, ..., Z, AA, AB, etc.) en het cijfer van de rij (1, 2, 3, etc.). De eerste cel linksboven in het werkblad is dus cel A1. Een cel kan een waarde (tekst, getal, percentage, valuta, datum, tijd, e.d.) of een formule (met een waarde als resultaat) bevatten. Een nieuw rekenblad bevat echter nog geen waarden of formules, alle cellen zijn in beginsel leeg.

Direct onder de werkbalken bevinden zich het naamvak (waarin de naam van de geselecteerde en dus actieve cel wordt weergegeven) en de formulebalk fx (waarin de waarde of formule van de actieve cel wordt weergegeven en kan worden bewerkt).

Cellen selecteren

Voordat een bewerking (zoals het invoeren, kopiŽren of verwijderen van een waarde of formule, het wijzigen van de opmaak, etc.) op een cel kan worden uitgevoerd, moet deze eerst worden geselecteerd. Het selecteren van een cel gaat simpelweg door er met de muis op te klikken of er met behulp van de pijltjestoetsen naartoe te navigeren. Is een bewerking op meerdere cellen van toepassing, dan werkt het efficiŽnter om eerst de betreffende cellen te selecteren. De bewerking hoeft zodoende slechts ťťn keer op de gehele selectie te worden uitgevoerd.

Er zijn verschillende mogelijkheden om meerdere cellen tegelijk te selecteren:

Notatie van een selectie

Liggen de cellen van het cellenbereik direct naast of onder elkaar, dan kan de notatie van de selectie met behulp van het :-teken sterk worden vereenvoudigd. Het cellenbereik wordt dan als volgt genoteerd: begincel:eindcel (begin- en eindcel van de selectie worden gescheiden met een dubbele punt). Zo bevat de selectie A1:C10 de dertig cellen liggend tussen A1 en C10 (inclusief de cellen in kolom B). Deze notatie wordt veel gebruikt bij het samenstellen van formules (zie verderop), zoals in de formule "=SOM(A1:C10)" voor het berekenen van de som van de dertig getallen in de cellen A1 t/m C30.

LET OP: Wordt een puntkomma als scheidingsteken gebruikt (bijvoorbeeld A1;C10) dan worden alleen de genoemde cellen bedoeld. Zo wordt met de formule "=SOM(A1;C10)" de som berekend van de getallen in de cellen A1 en C10.

Meerdere werkbladen

Maak zo nodig gebruik van meerdere werkbladen om een omvangrijk rekenblad overzichtelijk en werkbaar te houden. Met behulp van de tabs links onderin het venster kan tussen de verschillende werkbladen worden genavigeerd. Een nieuw werkblad kan eenvoudig worden toegevoegd door met rechts op de tab van een bestaand werkblad te klikken en te kiezen voor Invoegen, Werkblad (of met de toetscombinatie SHIFT-F11). Via ditzelfde menu kan een werkblad worden verplaatst, gekopieerd, van naam gewijzigd, beveiligd, verborgen of verwijderd.

Celeigenschappen aanpassen

Via de Celeigenschappen (bereikbaar door met rechts op een cel te klikken) kan de weergave van (de informatie in) een cel worden aangepast. Op het eerste tabblad kan bijvoorbeeld het type celgegevens (zoals een getal, een financieel getal, een datum, een tijdstip, een percentage, een breuk, een wetenschappelijke notatie of gewoon tekst) worden gewijzigd. Excel kent vaak al automatisch het juiste type celgegevens en de bijbehorende weergave toe, maar desgewenst kan dit achteraf altijd nog handmatig via de celeigenschappen worden gewijzigd. De overige tabbladen van het venster Celeigenschappen hebben allen betrekking op de opmaak van de cel (uitlijning, lettertype en -grootte, randen, patronen, kleuren en celbeveiliging). Met behulp van deze opmaakmogelijkheden kan een rekenblad een stuk overzichtelijker worden gemaakt (zie onderstaande afbeelding)!

TIP: Via de celeigenschappen, tabblad Uitlijning kan de optie Terugloop worden geactiveerd. Hiermee wordt de celhoogte aangepast zodat de volledige tekst zichtbaar wordt. Let op, want met deze instelling worden alle cellen in de rij verhoogd! Is dit niet wenselijk dan kan op dezelfde wijze de terugloop worden gedeactiveerd.

Werken met formules

Excel wordt meestal toegepast voor het uitvoeren van berekeningen. Hoewel de meeste berekeningen ook wel met een rekenmachine te doen zijn, is het meestal eenvoudiger en betrouwbaarder om de berekeningen met behulp van een (zelf samengestelde) formule uit te voeren. Het gebruik van een formule heeft nog een extra voordeel, want door simpelweg een cel inclusief de formule te kopiŽren kan de betreffende formule gemakkelijk op een ander cellenbereik worden toegepast.

Een eenvoudige formule samenstellen

Hoe het samenstellen van een formule in zijn werk gaat, kan het gemakkelijkst aan de hand van een voorbeeld worden uitgelegd. In onderstaand rekenblad worden de eindcijfers van drie leerlingen berekend op basis van de cijfers van een drietal proefwerken. In de kolommen B t/m D staan de behaalde cijfers, het derde cijfer (kolom D) weegt tweemaal mee voor het eindcijfer (kolom E).

(dit voorbeeldbestand is te downloaden vanaf de SchoonePC-website: voorbeeld.xls)

Het eindcijfer van Jantje (cel E3) wordt in dit voorbeeld berekend met de formule "=(B3+C3+2*D3)/4". Dergelijke formules zijn met behulp van de wiskundige symbolen eenvoudig samen te stellen. De wiskundige regels voor formules zijn ůůk van toepassing op formules in Excel, let dus op de volgorde bij het gebruik van de wiskundige symbolen: eerst machten (^, voorbeeld: 4^3=4*4*4=64), daarna vermenigvuldigen (*), delen (/), optellen (+) en als laatste aftrekken (-). Staat een berekening echter tussen haakjes, dan gaat deze voor (ongeacht de plek in de volgorde).

TIP: Ook worteltrekken kan met een macht worden uitgeschreven. Zo kan √64 worden geschreven als 64^(1/2).

Zorg ervoor dat de formule begint met een =-teken, anders zal Excel de invoer niet als formule zien maar als tekst of getallen! Door een gedeelte van de berekening tussen haakjes "(" en ")" te plaatsen, wordt aangegeven dat dat gedeelte eerst moet worden berekend. In het voorbeeld moet eerst de gewogen som van de drie behaalde cijfers worden bepaald voordat deze door 4 wordt gedeeld, vandaar dat de som tussen haakjes is gezet. Het derde cijfer telt tweemaal maar omdat vermenigvuldigen volgens de wiskundige regels vůůr optellen gaat, is het niet nodig ook deze berekening tussen haakjes te plaatsen.

Nadat cel E3 is geselecteerd, kan de formule handmatig worden ingevoerd. Dit kan direct in de cel of vanuit de formulebalk. Met een druk op de ENTER-toets wordt de bewerking afgerond en toont de cel het resultaat van de formule (in het voorbeeld het door Jantje behaalde eindcijfer 7,4). Een reeds ingevoerde formule kan ůf in de formulebalk ůf na een dubbelklik op de cel worden bewerkt (deze laatste methode werkt niet altijd even prettig).

Het resultaat van een formule wordt automatisch aangepast zodra een van de variabelen wijzigt. Dankzij deze eigenschap zijn de mogelijkheden van Excel ongekend. De kracht van formules zit dan ook in het gebruik van verwijzingen naar cellen!

Voorgedefinieerde functies

Om het werken met formules makkelijker te maken, is Excel voorzien van voorgedefinieerde functies. Een functie bestaat uit een functienaam en de benodigde variabelen (deze worden tussen haakjes achter de functienaam benoemd). In rij 6 van dit voorbeeld is gebruik gemaakt van zo'n voorgedefinieerde functie voor de berekening van het gemiddelde van een bereik (GEMIDDELDE(getal1;[getal2];[getal3];...); de haakjes geven aan dat die waarden optioneel zijn). Zo wordt in cel C6 met de formule "=GEMIDDELDE(E3:E5)" het gemiddelde van alle eindcijfers berekend (zie het vorige plaatje). De toepassingsmogelijkheden van deze voorgedefinieerde functies worden verderop nader belicht.

TIP: Wordt de formule in de formulebalk aangeklikt, dan krijgen alle in de formule benoemde celverwijzingen een eigen kleur die correspondeert met de op hetzelfde moment aan de verschillende cellen toegewezen kleur. Zo is in ťťn oogopslag te overzien welke celverwijzingen bij welke cellen behoren.

Verwijzen naar andere werkbladen

Formules kunnen ook naar cellen in een ander werkblad verwijzen. Moet de formule =GEMIDDELDE(E3:E5) (cel E6 van het voorbeeld Berekening eindcijfer) bijvoorbeeld verwijzen naar de cellen E3 t/m E5 op werkblad Cijfers 2007, dan zal een verwijzing naar dat tabblad aan de formule moeten worden toegevoegd. In dit geval zou de formule moeten worden gewijzigd in "=GEMIDDELDE('Cijfers 2007'!E3:E5)" (let op het gebruik van de aanhalingstekens (alleen noodzakelijk wanneer de naam van het werkblad een spatie bevat) en het uitroepteken). Wordt de naam van het werkblad gewijzigd, dan zal Excel de verwijzingen in de formules automatisch aanpassen.

Op vergelijkbare wijze kan worden verwezen naar werkbladen in een ander Excel-bestand. Zo verwijst de formule =GEMIDDELDE('[voorbeeld.xls]Berekening eindcijfer'!E3:E5) naar de cellen E3 t/m E5 van het werkblad Berekening eindcijfer in het Excel-bestand VOORBEELD.XLS.

TIP: Het handmatig invoeren van dergelijke formules kost vrij veel tijd en tikfouten zijn snel gemaakt. Het is daarom verstandiger de formule met behulp van de muis samen te stellen. Door met de muis naar cellen op een ander werkblad (eventueel van een ander openstaand Excel-bestand) te navigeren, worden de celverwijzingen automatisch aan de formule toegevoegd.

Foutmeldingen

Wordt een cel volledig gevuld met het #-teken, dan is de celwaarde langer dan de beschikbare ruimte (dit kan doorgaans worden opgelost door de kolombreedte te vergroten). Toont een cel de melding #DEEL/0!, dan wordt er ergens in de formule door het getal 0 gedeeld waardoor de berekening niet kan worden uitgevoerd. De melding #WAARDE! duidt op een fout in de formule (bijvoorbeeld wanneer wordt verwezen naar een niet bestaande cel).

Getal, formule of tekst als celwaarde?

Herkent Excel de invoer niet als getal of formule (bijvoorbeeld omdat het =-teken voor de formule ontbreekt), dan zal de invoer automatisch als tekst worden weergegeven. Is het juist de bedoeling dat een getal als tekst wordt geÔnterpreteerd (bijvoorbeeld bij telefoonnummers), laat de invoer dan vooraf gaan door een apostrof (het '-teken; dit teken wordt alleen in de formulebalk getoond). Het gebruik van de apostrof is een snel alternatief voor het wijzigen van de celopmaak in Tekst.

Formules kopiŽren in Excel

Een van de voordelen van het gebruik van formules is de mogelijkheid een reeds opgestelde formule in een handomdraai ook op andere cellen toe te passen, hiervoor hoeft namelijk alleen de formule naar een andere cel (of cellen) gekopieerd te worden. Zo kan de formule in cel E3 van het voorbeeld ook worden gebruikt om de eindcijfers van Pietje en Klaasje (cellen E4 en E5) te berekenen (hetzelfde geldt overigens voor de formule in cel E6 (voor het berekenen van het gemiddelde eindcijfer): deze kan naar de cellen B6, C6 en D6 worden gekopieerd om het gemiddelde van de drie afzonderlijke proefwerken te berekenen).

Het kopiŽren van formules (maar ook waarden) naar andere cellen is vrij eenvoudig: klik met rechts op een cel (in dit voorbeeld E3) en kies KopiŽren (of gebruik de toetscombinatie CTRL-C). Het stippellijntje om de cel (of cellen) geeft aan dat de inhoud op het klembord is geplaatst. Selecteer vervolgens de doelcel(len) (in dit voorbeeld cellen E4 en E5) en plak de inhoud (klik met rechts op de gemaakte selectie en kies voor Plakken of gebruik de toetscombinatie CTRL-V). Met deze handeling worden alle gegevens van de cel -inclusief de opmaak- overgezet. Is het niet gewenst de opmaak mee te kopiŽren, ga dan als volgt te werk: klik met rechts op de gemaakte selectie en kies voor Plakken speciaal, kies voor Formules en klik op OK. Op deze wijze wordt alleen de formule gekopieerd terwijl alle overige opties (waaronder de opmaak) worden genegeerd.

AUTOMATISCH DOORVOEREN ('SLEPEN')

Een waarde of formule in een cel kan (al dan niet met celopmaak) ook met behulp van de optie Automatisch doorvoeren naar naastgelegen cellen worden gekopieerd. Dit kan door de rechter onderhoek van de geselecteerde cel met de muis naar beneden, boven, rechts of links te 'slepen' (zodra de cursor in een zwart kruisje verandert).

Dit 'slepen' kan overigens ook worden ingezet om een reeks automatisch voort te zetten zodat deze niet meer handmatig ingevoerd hoeft te worden (een reeks wordt gevormd door een logisch opeenvolgende rij getallen of woorden; bijvoorbeeld de reeks 2,4,6, etc.). Zo wordt in kolom A van onderstaand voorbeeld de reeks voortgezet door de eerste twee cellen (die respectievelijk de getallen '2' en '4' bevatten) te selecteren en deze vervolgens met de muis naar beneden te slepen.


 


Formules relatief kopiŽren

Formules worden standaard relatief gekopieerd. Tijdens het relatief kopiŽren veranderen de celverwijzingen in de gekopieerde formule evenveel cellen naar onder/boven/links/rechts als de gekopieerde cel zelf ten opzichte van de doelcel wordt verplaatst (de celverwijzingen liggen bij relatief kopiŽren dus niet 'vast'). Wordt een formule bevattende cel bijvoorbeeld X rijen naar beneden gekopieerd, dan gaan de celverwijzingen in die formule eveneens X rijen naar beneden (op vergelijkbare wijze kan een cel naar links of naar rechts worden gekopieerd).

In het voorbeeld Berekening eindcijfer is de formule in cel E3 (het eindcijfer van Jantje) relatief gekopieerd naar de cellen E4 en E5. De verwijzingen naar de cellen B3 t/m D3 in de formule van cel E3 ("=(B3+C3+2*D3)/4") worden hierdoor automatisch gewijzigd in respectievelijk B4 t/m D4 voor cel E4 ("=(B4+C4+2*D4)/4", het eindcijfer van Pietje) en B5 t/m D5 voor cel E5 ("=(B5+C5+2*D5)/4", het eindcijfer van Klaasje).

Hetzelfde geldt voor het kopiŽren van de formule in cel E6 (het gemiddelde van alle eindcijfers) naar de cellen B6, C6 en D6 (het gemiddelde cijfer per afzonderlijke test). Nadat de formule in cel E6 relatief is gekopieerd naar cel B6, zijn de verwijzingen naar de cellen E3 t/m E5 ("=GEMIDDELDE(E3:E5)") eveneens automatisch gewijzigd in B3 t/m B5 ("=GEMIDDELDE(B3:B5)") voor de formule in cel B6. Omdat de celverwijzingen automatisch worden aangepast, bespaart het relatief kopiŽren van formules dus veel werk!

Formules absoluut kopiŽren

Soms is het juist nŪet de bedoeling dat de celverwijzingen in de formule bij het kopiŽren worden aangepast (denk bijvoorbeeld aan een verwijzing naar een rentepercentage of het BTW-tarief; omdat een dergelijke waarde voor elke berekening hetzelfde blijft, kan de celverwijzing absoluut blijven). Het is natuurlijk altijd mogelijk de celverwijzingen in de gekopieerde formules achteraf handmatig aan te passen, maar er is een snellere en betrouwbaardere methode. Door een $-teken voor de verwijzing naar een rij en/of kolom te zetten, wordt de desbetreffende rij en/of kolom namelijk 'gefixeerd'. Zo kan de verwijzing naar de selectie A1:C5 in een formule worden aangepast naar $A$1:$C$5 waardoor de in de formule opgegeven selectie bij het kopiŽren van de cel ongewijzigd blijft (de selectie is als geheel gefixeerd doordat rij- ťn kolomverwijzingen van zowel de begincel A1 als de eindcel C5 zijn voorzien van het $-teken).

Experimenteer eens met het absoluut kopiŽren om de verschillende mogelijkheden ervan te doorgronden. Probeer ook eens de onderstaande selecties waarin slechts een gedeelte van de verwijzing absoluut wordt gekopieerd:

Voorgedefinieerde functies in Excel

Excel bevat een groot aantal voorgedefinieerde functies voor het uitvoeren van standaard berekeningen (denk bijvoorbeeld aan financiŽle, wiskundige, statistische, logische, database, tekstuele, datum en tijd berekeningen). Omdat het dankzij deze functies niet meer nodig is berekeningen volledig uit te schrijven, kunnen formules aanzienlijk sneller en overzichtelijker worden samengesteld. Zo kan de volledig uitgeschreven formule met de som van de getallen in de cellen A1 t/m C10 ("=A1+...+A10+B1...+B10 +C1+...+C10") veel sneller met de functie SOM worden geschreven: "=SOM(A1:C10)".

Het resultaat van een specifieke functie is afhankelijk van de opgegeven variabelen. Voor deze variabelen kunnen werkelijke waarden (voorbeeld: "=SOM(1;2;3;4;5)") Úf celverwijzingen (voorbeeld: "=SOM(A1:C10)")worden gebruikt. De functies kunnen op zichzelf ("=SOM(getal;getal)") of binnen een formule ("=2+4+SOM(getal;getal)") worden toegepast.

De wizard Functie invoegen (Invoegen, Functie; vanaf Excel 2007: Formules, Functie invoegen) bevat alle voorgeprogrammeerde functies van Excel. Na het selecteren van een functie wordt onderin het venster uitleg over die functie gegeven. Ervaren gebruikers zullen een groot aantal van deze functies uit het hoofd kennen waardoor de enigszins tijdrovende wizard kan worden vermeden. Vooral bij het samenstellen van complexe formules kan het werken buiten de wizard om veel tijd besparen.

De hoeveelheid voorgedefinieerde functies is nogal overweldigend, neem dus gerust even de tijd om het aanbod te bestuderen! Om een tipje van de sluier op te lichten, worden hierna enkele veelgebruikte functies besproken.

Afronden van numerieke waarden

Een numerieke waarde (getal) kan op verschillende manieren worden afgerond, er zijn dus ook verschillende functies:

Enkele voorbeelden van deze functies met bijbehorende resultaten:
AFRONDEN(1,678;1) = 1,7
AFRONDEN.NAAR.BENEDEN(1,678;1) = 1,6
AFRONDEN.NAAR.BOVEN(1,678;1) = 1,7
GEHEEL(1,678;1) = 1,6
INTEGER(1,678) = 1
ABS(-1,678) = 1,678

De variabelen in een functie kunnen waarden of celverwijzingen bevatten. Zo wordt in de formule =AFRONDEN(A1;2) de numerieke waarde van cel A1 afgerond op 2 decimalen, en wordt in de formule =AFRONDEN(1,678;A2) het getal 1,678 afgerond op het aantal decimalen dat in cel A2 staat vermeld. Met de formule =AFRONDEN(A1;A2) wordt het getal in cel A1 afgerond op het aantal decimalen dat in cel A2 staat vermeld.

Wiskundige en statistische berekeningen

Enkele voorbeelden van wiskundige en statistische berekeningen (voor een compleet overzicht wordt verwezen naar de wizard):

Logische berekeningen

Excel bevat ook voorgedefinieerde logische functies waarmee logische berekeningen kunnen worden uitgevoerd. Het resultaat van een logische berekening is afhankelijk van de opgestelde logische test. Neem bijvoorbeeld de functie ALS(logische-test;waarde-als-waar;waarde-als-onwaar): het resultaat van de formule "=ALS(A1>0;A1;0)" is afhankelijk van de logische test A1>0. Is de logische test waar, dan is het resultaat van de formule gelijk aan de eerste variabele (waarde-als-waar; in dit voorbeeld de waarde van cel A1). Is de logische test niet waar, dan is de tweede variabele (waarde-als-onwaar; in dit voorbeeld 0) het resultaat. Andere voorbeelden van logische functies die allen de uitkomst WAAR of ONWAAR hebben:

Om het nog wat ingewikkelder te maken: het resultaat van dergelijke logische functies kan weer handig worden genest in de bovengenoemde ALS-functie. Neem bijvoorbeeld de formule =ALS(EN(A1>0;B1>0;C1>0);1;0). Het resultaat van deze formule is 1 (waarde-als-waar) wanneer de waarden van de drie variabelen A1, B1 en C1 allen groter dan 0 zijn, anders is het resultaat 0 (waarde-als-onwaar). Het is natuurlijk ook weer mogelijk om de waarde-als-(on)waar te laten verwijzen naar een cel.

TIP: Een variant op de functie ALS is de functie AANTAL.ALS(bereik;criterium): deze functie telt het aantal waarden in het bereik die voldoen aan het criterium. Zo geeft de formule AANTAL.ALS(A1:C10;">10") (let op het gebruik van de aanhalingstekens) het totaal aantal waarden binnen het bereik A1:C10 dat groter is dan 10.

Datum- en tijdberekeningen

Een aantal voorgedefinieerde functies zijn gerelateerd aan een datum- en/of tijdwaarde. Excel houdt er echter een eigenzinnige jaartelling op na. Deze begint namelijk op 1-1-1900 en er wordt vervolgens in (delen van) dagen geteld vanaf dit tijdstip. Zo komt de waarde 39656,5 bijvoorbeeld neer op zondag 27 juli 2008, 12 uur 's middags (dus halverwege de dag, vandaar de decimale waarde ,5). De celopmaak bepaalt vervolgens hoe de datum en/of tijd wordt weergegeven. Het is natuurlijk ook mogelijk de eenvoudige datum- & tijdnotatie (27-7-2008 12:00:00) toe te passen, Excel rekent deze waarde echter standaard weer terug naar een decimaal getal. Onderstaand overzicht bevat een aantal datum- en tijdgerelateerde functies in Excel:

LET OP: In plaats van de decimale datumwaarde (in deze voorbeelden 39656,503587962962963) kan natuurlijk ook weer een celverwijzing worden gebruikt!

Tekstuele bewerkingen

Excel bevat naast numerieke functies ook functies voor tekstuele bewerkingen. Hieronder enkele voorbeelden (let op: de teksten moeten tussen aanhalingstekens staan!):

LET OP: In plaats van de tekst (in deze voorbeelden "SchoonePC") kan natuurlijk ook weer een celverwijzing worden gebruikt!

Het nesten van functies

Een formule kan uit ťťn of meerdere op zichzelf staande functies zijn opgebouwd (bijvoorbeeld: =SOM(A1:C10)+GEMIDDELDE(D1:D10)). De verschillende functies kunnen naast elkaar, maar ook genest worden gebruikt. Een geneste functie wordt binnen een andere functie toegepast zodat de output van de geneste functie als input voor de andere functie wordt gebruikt. Zo berekent de formule GEMIDDELDE(SOM(A1:A5);SOM(B1:B5);SOM(C1:C5)) het gemiddelde van de optelsom van de eerste 5 waarden in de kolommen A t/m C. Probeer complexe formules echter zoveel mogelijk te voorkomen! De formule kan bijvoorbeeld worden vereenvoudigd tot SOM(A1:C5)/3.

Tips en trucs voor Excel...

Nog een kleine selectie tips en trucs uit de enorme lijst met nuttige, veel voorkomende bewerkingen...

Rijen en/of kolommen bewerken

Een kolom of rij kan in zijn geheel worden geselecteerd door eenmalig met de muis op de betreffende kolom- of rijtitel te klikken. Het selecteren van meerdere kolommen of rijen kan met behulp van de SHIFT-toets (selecteer de eerste rij/kolom, druk de SHIFT-toets in en selecteer met muis of pijltjestoetsen de laatste rij/kolom) of door middel van slepen. Zodra de selectie is bepaald, kunnen de rijen/kolommen via het menu onder de rechter muisknop worden bewerkt: Verwijderen, Knippen, Invoegen, KopiŽren, Verbergen, e.d.

Ook de optie Gekopieerde cellen invoegen (beschikbaar in het menu onder de rechter muisknop nadat een selectie cellen naar het klembord is gekopieerd) is interessant omdat daarmee onderliggende rijen of naastgelegen kolommen worden verschoven in plaats van overschreven.

LET OP: Doorkruist een ingevoegde of verwijderde rij/kolom een in een formule gebruikt cellenbereik, dan wordt die formule daar automatisch op aangepast (behalve wanneer een rij/kolom aan het begin of einde van een reeks wordt ingevoegd of verwijderd). Zo kan in het voorbeeld eenvoudig een regel voor een nieuwe leerling worden toegevoegd zonder dat de formules in rij 6 handmatig aangepast hoeven te worden.

Kolombreedte en rijhoogte aanpassen

De breedte van een kolom kan worden aangepast door het 'streepje' tussen de kolomletters met de muis te verslepen (deze bewerking kan ook op een selectie kolommen (of het gehele werkblad) worden uitgevoerd: alle geselecteerde kolommen krijgen dan dezelfde breedte). Met een dubbelklik op het 'streepje' wordt de kolom automatisch zo breed gemaakt als nodig is om de gehele inhoud van de cellen in die kolom te tonen (ook deze bewerking kan op een selectie kolommen (of het gehele werkblad) worden uitgevoerd). Op vergelijkbare wijze kan de hoogte van rijen worden aangepast.

Handige sneltoetsen

Veel bewerkingen zijn op verschillende manieren uitvoerbaar. Ervaren gebruikers geven de voorkeur aan het gebruik van sneltoetsen omdat daarmee een bewerking veel sneller kan worden uitgevoerd dan met de muis. Onderstaand overzicht bevat enkele veelgebruikte sneltoetsen:

Titels blokkeren

De eerste rij of rijen van een database worden meestal gebruikt om de kolommen van titels te voorzien (zo bevat rij 1 van het voorbeeld de titels Naam, Cijfer 1, Cijfer 2, Cijfer 3 en Eindcijfer). Wordt de database erg groot (zouden bijvoorbeeld de resultaten van 100 extra studenten aan de lijst worden toegevoegd), dan verdwijnen de titels bij het naar beneden scrollen uit beeld. Door de eerste rij(en) te fixeren, blijven de titels echter permanent zichtbaar. Blokkeren gaat als volgt: selecteer de eerste cel van de eerstvolgende rij nŠ de titelrij(en) en kies Venster, Titels blokkeren (vanaf Excel 2007: tab Beeld, optie Deelvensters blokkeren in het onderdeel Venter op het lint, optie Titels blokkeren). Op vergelijkbare wijze kunnen kolommen of een combinatie van zowel rijen als kolommen worden geblokkeerd (zie voorbeeldbestand: vanuit cel B3 zijn de titels van zowel de eerste twee rijen als de eerste kolom geblokkeerd).

Scherm splitsen

Als alternatief op het blokkeren van titels kan het scherm ook via Venster, Splitsen (vanaf Excel 2007: tab Beeld, optie Splitsen in het onderdeel Venter op het lint) worden gesplitst zodat in afzonderlijke schermdelen kan worden gewerkt. Het werken in een gesplitst werkblad zorgt echter vaak wel voor verwarring, aangezien de verschillende schermdelen dezelfde cellen kunnen tonen.

Data sorteren

Soms is het handig de gegevens in een database (of een gedeelte daarvan) te sorteren. Selecteer daarvoor de betreffende regels of kolommen (zorg ervoor dat alle gegevens van de geselecteerde records zijn geselecteerd, anders wordt de database onbedoeld door elkaar gehusseld) en kies Data, Sorteren (vanaf Excel 2007: Gegevens, knop AZ). Vervolgens kan zowel oplopend als aflopend (eventueel op basis van meerdere kolommen) worden gesorteerd. Toegepast op het voorbeeldbestand: selecteer het cellenbereik A3:E5 en sorteer aflopend op het eindcijfer (kolom E). De leerling met het hoogste eindcijfer komt nu bovenaan in de lijst te staan. Let op: wordt slechts een deel van de gegevens geselecteerd (bijvoorbeeld alleen kolom E), dan is de samenhang tussen de namen, de proefwerkcijfers en de eindcijfers na het sorteren verdwenen waardoor de database niet meer bruikbaar is!

Voorwaardelijke celopmaak

De celopmaak (zoals de tekenstijl, tekstkleur, celkleur, onderstreping, omlijning, e.d.) kan afhankelijk worden gemaakt van aan de celwaarde gestelde voorwaarde (via Opmaak, Voorwaardelijke opmaak. Vanaf Excel 2007: tabblad Start, optie Voorwaardelijke opmaak bij het onderdeel Stijlen op het lint, optie Regels beheren). Zo krijgen de cijfers in het voorbeeldbestand onder de 5,5 een rode tekstkleur en boven de 7,5 een groene tekstkleur. Wijzigt vervolgens de celwaarde, dan wordt op basis van de gestelde voorwaarde(n) de opmaak automatisch aangepast.

Valideren van celinvoer

De validatie-optie is nuttig wanneer het de bedoeling is de invoermogelijkheden in een bepaalde cel te beperken (bijvoorbeeld bij een lijst met meerkeuzevragen). Op tabblad Instellingen van het scherm Gegevensvalidatie (Data, Valideren. Vanaf Excel 2007: tabblad Gegevens, optie Gegevensvalidatie bij het onderdeel Hulpmiddelen voor gegevens op het lint) kunnen de validatiecriteria worden vastgelegd (de celinvoer moet bijvoorbeeld een geheel getal zijn, een specifieke datumnotatie volgen of een maximum aantal leestekens bevatten). Via het tabblad Invoerbericht kunnen aanwijzingen voor het invoeren worden meegegeven en via het tabblad Foutmelding kan worden aangegeven welke melding moet verschijnen wanneer een invoer niet aan de criteria voldoet. De gebruiker kan dus met behulp van validatie worden gestuurd bij het invullen van de celwaarden.

Enkele praktische toepassingsmogelijkheden van Excel...

Tot zover de basisprincipes van Excel. Om deze theorie wat meer te laten leven, volgen nu nog wat praktische toepassingsmogelijkheden.

Wizard Grafieken maken

Excel is een ideale tool voor het maken van grafieken, deze gebruikstoepassing wordt dan ook vaak toegepast. De data kan met behulp van de wizard Grafieken maken (via Invoegen, Grafiek. Vanaf Excel 2007 zijn de grafieken beschikbaar op het lint via het tabblad Invoegen) worden omgetoverd tot de fraaiste grafieken en diagrammen. Er is een aanzienlijke lijst met allerlei verschillende typen die naar de persoonlijke smaak kan worden opgemaakt. Nadat een grafiek is gemaakt, is er nog alle ruimte om wijzigingen (in zowel de data als de opmaak) aan te brengen. Ook bij het maken van grafieken zijn er legio mogelijkheden, het is weer een kwestie van uitproberen om er bekend mee te raken. Deze grafieken kunnen vervolgens met het grootste gemak naar andere documenten (bijvoorbeeld rapporten of Powerpoint-presentaties) worden gekopieerd!

Wizard Tekst importeren

Externe gegevens kunnen op zich eenvoudig met kopiŽren en plakken vanuit een ander document naar een Excel-werkblad worden overgezet. Moet echter een omvangrijk bestand met 'platte tekst' (voorzien van een consistente lay-out) worden overgezet, dan kan de importeerfunctie veel werk uit handen nemen. Open daarvoor het betreffende tekstbestand vanuit Excel (wijzig het bestandstype naar Alle bestanden (*.*) en blader naar de betreffende locatie) en doorloop de Wizard Tekst importeren.

Macro's in VBA opnemen en afspelen

…ťn van de meest praktische functionaliteiten van Excel is het opnemen van macro's. Deze macro's worden opgesteld met behulp van de ingebouwde programmeertaal VBA (Visual Basic for Applications). Via Extra, Macro, Nieuwe macro opnemen (vanaf Excel 2007 beschikbaar via tabblad Beeld, optie Macro's op het lint, optie Macro opnemen) kunnen handelingen worden opgenomen zodat ze op een later tijdstip op exact dezelfde wijze (maar dan zonder tussenkomst van de gebruiker) weer kunnen worden afgespeeld. Op zich biedt deze opnamefunctie al vele extra mogelijkheden. Ga je echter een stap verder en bewerk je de opgenomen macro's ook nog eens in de Visual Basic Editor, dan zijn er legio nieuwe mogelijkheden! Het mag duidelijk zijn dat deze materie wel voor vergevorderden is...

Extra functionaliteit in Excel

Tot slot nog een tip voor Excel: met de aloude add-on ASAP Utility (download: www.asap-utilities.com/download-asap-utilities.php; de Home and student edition is gratis voor thuisgebruikers en studenten) kunnen interessante extra functies aan Excel worden toegevoegd. Ben je een fanatieke gebruiker van Excel dan zitten er vast functies bij waarmee veel tijd kan worden bespaard! Zo zijn er geautomatiseerde bewerkingen op het gebied van celopmaak, tekstopmaak, berekeningen, formules, e.d. ASAP Utility bevat zo veel mogelijkheden dat u de add-on beter gewoon even kunt installeren om rustig te bekijken welke opties van nut kunnen zijn.

LET OP: De waarschuwing van het SmartScreen-filter van Internet Explorer dat deze tool mogelijk schadelijk is, kan worden genegeerd (kies achtereenvolgens Acties, Meer opties, Toch uitvoeren).

Ter afsluiting...

Excel is zo veelzijdig dat het onmogelijk is alle ins en outs op deze pagina te behandelen. Voor uitgebreidere informatie over alle functies en mogelijkheden van Excel wordt dan ook verwezen naar de Microsoft Excel Help-teksten, het internet en/of een van de vele boekwerken. Hoewel de basishandelingen in korte tijd wel onder de knie te krijgen zijn, leer je pas goed met Excel werken door er gewoon mee aan de slag te gaan. Al doende zult u zelf ervaren dat de mogelijkheden van Excel ongekend zijn!

 
 
 
 

© 2001-2017 - - SchoonePC - Rotterdam - The Netherlands