OneDrive online opslag

Met de online opslagdienst OneDrive (www.onedrive.com) worden lokaal opgeslagen persoonlijke bestanden automatisch met de online opslag van het Microsoft-account gesynchroniseerd. Denk bijvoorbeeld aan de met Microsoft 365 (voorheen Office 365) aangemaakte bestanden (die standaard al in OneDrive worden opgeslagen) en de vele foto’s en video’s die automatisch als back-up naar OneDrive weggeschreven kunnen worden. Doordat OneDrive aan het Microsoft-account is gekoppeld, kunnen de persoonlijke bestanden op elk Windows-apparaat (PC, tablet, telefoon) vanuit dezelfde, gepersonaliseerde gebruikersomgeving worden geopend en bewerkt. Dankzij OneDrive ben je dus niet meer aan een vaste werkplek gebonden, zolang de computer maar op internet kan worden aangesloten.

In Windows 10 en Windows 8 is OneDrive standaard geďntegreerd, bij elk ander besturingssysteem (Android, iOS/MacOS en Xbox) moet OneDrive eerst nog worden geďnstalleerd (download: www.microsoft.com) voordat met het Microsoft-account kan worden ingelogd. Als de software van OneDrive niet op een specifiek apparaat geďnstalleerd kan worden dan kan altijd nog de webinterface van OneDrive (www.onedrive.com) worden gebruikt. De online opgeslagen bestanden zijn dus vanaf vrijwel elk apparaat toegankelijk!

TIP: Wordt verificatie in twee stappen toegepast dan is het voor onbevoegden extra moeilijk om in jouw OneDrive rond te snuffelen!


OneDrive aanmelden

OneDrive wordt automatisch gekoppeld aan het Microsoft-account dat ook voor het gebruikersaccount wordt gebruikt. Wordt met een lokaal gebruikersaccount gewerkt dan zal de koppeling tot stand moeten worden gebracht via de wizard die opent met een dubbelklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak.

OneDrive koppelen

Nadat is aangemeld, kan de opslaglocatie van de OneDrive-map worden ingesteld (via de link Locatie wijzigen). Is de schijfruimte op de voorgestelde locatie beperkt en beschikt de pc over nog een andere partitie met een overvloed aan ruimte, wijzig hier dan de opslaglocatie.

Inleiding tot de OneDrive-map

Zijn de mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad nog niet naar de map OneDrive verplaatst (zodat er een online back-up van kan worden gemaakt), dan wordt dat in het volgende venster aangeboden. Wil je niet dat deze mappen naar OneDrive worden verplaatst (hetgeen ook niet mijn voorkeur is), deactiveer ze dan voordat je verder gaat.

Is Microsoft 365 Personal (voorheen Office 365 Personal, zie kader) nog niet geďnstalleerd, dan wordt in het volgende scherm de gratis proefversie aangeboden. Maak je hier gebruik van dan wordt het OneDrive-account van je Microsoft-account gedurende de testperiode met 1 TB uitgebreid.

Nadat de overige schermen over de mogelijkheden van OneDrive en het koppelen aan een mobiele telefoon zijn doorlopen, verandert de kleur van het wolkje van het systeemvak-pictogram en is de OneDrive-map direct beschikbaar.

TIP: Aan een gebruikersaccount kan aan slechts één OneDrive-account worden gekoppeld, de online opslag van andere Microsoft-accounts is echter wel toegankelijk via de webinterface www.onedrive.com. Gebruik eventueel een alternatieve browser (zoals Chrome of Firefox) zodat de inloggegevens voor het extra OneDrive-account onthouden blijven en de webinterface van OneDrive direct opent zonder elke keer opnieuw in te hoeven loggen.

EXTRA OPSLAGRUIMTE NODIG?

De gratis versie van OneDrive heeft een opslagruimte van 5 GB. De maximale capaciteit kan gratis worden verhoogd door andere gebruikers uit te nodigen en/of door de met een mobiele telefoon gemaakte foto’s (als back-up) te laten uploaden naar OneDrive. Is de beschikbare opslagruimte onvoldoende dan kan extra ruimte worden bijgekocht: voor 2 euro per maand wordt de OneDrive vergroot naar 100 GB (zie https://onedrive.live.com/about/nl-NL/plans/). Heb je meer ruimte nodig dan is het voordeliger over te stappen op een Microsoft 365-abonnement. Dit abonnement bevat de meest recente versies (op dit moment versie 2019) van Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, OneNote en Access. Bijkomend voordeel is dat de opslagcapaciteit van OneDrive wordt verhoogd naar maar liefst 1 TB per Microsoft-account. Licenties worden aan het Microsoft-account gekoppeld. De software kan je dus op al je apparaten installeren, mits met het Microsoft-account is aangemeld. Voor thuisgebruik is er de keuze uit het Microsoft 365 Personal-abonnement (voor één gebruiker; 69 euro/jaar) of het Microsoft 365 Family-abonnement (voor maximaal zes gebruikers; 99 euro/jaar).


De instellingen van OneDrive

De instellingen van OneDrive zijn toegankelijk met een rechter muisklik op het systeemvakicoontje, optie Instellingen (tevens toegankelijk via de knop Meer). Het is verstandig deze instellingen te doorlopen voordat OneDrive daadwerkelijk in gebruik wordt genomen.

OneDrive systeemvakpictogram: Instellingen

De optie OneDrive automatisch starten wanneer ik me aanmeld bij Windows (op tabblad Instellingen) zorgt ervoor dat OneDrive opstart zodra het gebruikersaccount wordt geladen. De optie Synchroniseren automatisch onderbreken wanneer dit apparaat in de batterijbesparingsmodus is zorgt ervoor dat het synchroniseren bij een lage accuduur wordt opgeschort. Als dat niet wenselijk is dan kan je deze optie beter uitschakelen. De optie Synchroniseren automatisch onderbreken wanneer dit apparaat zich in een netwerk naar gebruik bevindt voorkomt een hoge rekening wanneer voor het daadwerkelijke gebruik van de internetverbinding betaald moet worden, laat deze bij voorkeur aan staan. Het is op zich interessant om via OneDrive lokaal (en/of op een netwerkschijf) opgeslagen bestanden ook voor andere apparaten online toegankelijk te maken, maar het brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee. En gaan de meldingen irriteren dan kunnen de opties naar wens worden uitgeschakeld.

OneDrive tabblad Instellingen (automatisch starten)

Via tabblad Account, link Deze pc ontkoppelen wordt OneDrive losgekoppeld van het Microsoft-account (hierna worden de lokaal opgeslagen bestanden dus niet meer gesynchroniseerd met de online opgeslagen bestanden). Na het ontkoppelen blijft OneDrive wel als icoontje aanwezig in het systeemvak, maar dan met grijze in plaats van witte wolken. De koppeling met de online opslag wordt hersteld door OneDrive te openen en de aanmeldprocedure opnieuw te doorlopen.

TIP: Is de internetverbinding tijdelijk voor andere zaken nodig, dan kan het synchroniseren van OneDrive via een rechter muisklik op het systeemvakicoontje, optie Synchroniseren onderbreken voor 2, 8 of 24 uur worden onderbroken.

DE MAP ONEDRIVE VERPLAATSEN

Is OneDrive eenmaal geconfigureerd dan kan de opslaglocatie alleen nog worden gewijzigd door OneDrive tijdelijk los te koppelen van het Microsoft-account (link Deze pc ontkoppelen). Verplaats vervolgens de map OneDrive (inclusief de reeds gesynchroniseerde bestanden) met behulp van de Windows Verkenner. Na het verplaatsen kan de koppeling tussen OneDrive en het Microsoft-account weer worden hersteld.


OneDrive gebruiken

Met een dubbelklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak wordt de map OneDrive direct in de Windows Verkenner geopend (de online OneDrive-opslag wordt geopend met een rechter muisklik op de map OneDrive of het systeemvakicoontje, optie Online weergeven). De icoontjes bij de bestanden tonen de synchronisatiestatus:

Bestanden on-demand synchroniseren

Om schijfruimte én bandbreedte te besparen (door onnodige synchronisatie), worden online opgeslagen bestanden alleen nog op aanvraag gedownload en dus niet (meer) standaard gesynchroniseerd met de lokale opslag. Deze functionaliteit heet Bestanden on-demand. Online opgeslagen bestanden worden dus pas gedownload zodra ze worden geopend (het icoontje wijzigt dan van een wolkje, via de twee pijltjes naar een witte cirkel met een groen vinkje). Eenmaal gedownload blijven bestanden lokaal beschikbaar, ongeacht of de internetverbinding wordt verbroken (en er dus offline wordt gewerkt). Een lokaal opgeslagen bestand is desgewenst weer te verwijderen met een rechter muisklik, optie Ruimte vrijmaken (het icoontje wordt dan weer gewijzigd in een wolkje).

OneDrive in de Windows Verkenner

Het op aanvraag downloaden heeft drie nadelen: het kost tijd om online opgeslagen bestanden op aanvraag te downloaden, online opgeslagen bestanden zijn offline niet toegankelijk en er is een risico op verlies van online opgeslagen bestanden wanneer er geen toegang meer is tot het Microsoft-account. Wegen deze nadelen zwaarder dan de voordelen dan is de functionaliteit Bestanden on-demand uit te zetten via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, tabblad Instellingen, deactiveer de optie Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt: voortaan worden de online opslag en de lokale opslag continu met elkaar gesynchroniseerd. Als tussenoplossing is het ook mogelijk om alleen geselecteerde bestanden of mappen continu te synchroniseren: klik met rechts op een bestand of map, activeer optie Altijd behouden op dit apparaat.

TIP: Staan er grijze kruizen bij de bestanden, of zijn er andere vage problemen? Dit is vaak op te lossen door OneDrive te resetten met het commando %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset in een uitvoervenster (te open met de toetscombinatie Win-R).

 

PERSOONLIJKE KLUIS

OneDrive is voorzien van een persoonlijke kluis, een speciale map waarin je bestanden extra beveiligd kunt opslaan. De persoonlijke kluis is, net als de overige bestanden in OneDrive, op elk ander apparaat toegankelijk. Verschil is dat er verificatie in twee stappen benodigd is om toegang tot de bestanden in de kluis te krijgen (bijvoorbeeld via een per SMS toegezonden code of via de Microsoft Authenticator-app op de telefoon). Na 20 minuten inactiviteit wordt de kluis automatisch weer vergrendeld (dit tijdslot is via Instellingen, tabblad Account te wijzigen in 1, 2 of 4 uur). Met een Microsoft 365-abonnement is de kluis onbeperkt te gebruiken, in de gratis versie is het aantal toegestane bestanden beperkt tot drie.

OneDrive Persoonlijke kluis
 


Online opgeslagen mappen al dan niet met de computer synchroniseren

Worden specifieke mappen in de online opslag ongewenst gesynchroniseerd met de lokale opslag op de pc dan zijn deze eenvoudig weer los te koppelen: klik met rechts op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, tabblad Account, knop Mappen kiezen, vink de mappen uit die niet meer automatisch moeten synchroniseren. Worden de persoonlijke mappen (Documenten, Afbeeldingen, Bureaublad), de schermopnamen en/of de op de aangesloten telefoons opgeslagen foto’s en video’s (nog) niet met OneDrive gesynchroniseerd, dan kunnen ze via tabblad Automatisch opslaan alsnog aan het automatische synchronisatieproces worden toegevoegd.

De synchronisatie van de persoonlijke mappen beëindigen

Zijn de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad als submappen in de map C:\Gebruikers\inlognaam\OneDrive opgeslagen dan worden ze continu gesynchroniseerd met de online opslag van OneDrive. Hoewel OneDrive als een waardevolle online back-up mag worden beschouwd, kan ik mij ook voorstellen dat niet iedereen het een fijn idee vindt wanneer de privacygevoelige bestanden vanaf elke computer zijn op te vragen. Sla je de persoonlijke bestanden in de mappen Documenten, Afbeeldingen en/of Bureaublad liever alleen lokaal op, schakel dan via tabblad Back-up, knop Back-up beheren, link Back-ups stoppen de synchronisatie uit (dit moet per map afzonderlijk herhaald worden). De opslaglocatie wordt hiermee automatisch gewijzigd van de map OneDrive naar de persoonlijke map C:\Gebruikers\inlognaam\. Let op want hoewel de opslaglocatie wijzigt, blijven de ‘oude’ mappen met persoonlijke bestanden nog in de OneDrive staan! De inhoud van deze mappen kan desgewenst door middel van knippen en plakken worden overgezet. Gaat de voorkeur uit naar de opslag op een speciale datapartitie? Elders op deze website wordt uitgelegd hoe je de mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad kunt verplaatsen.

Terughalen van verwijderde bestanden of oudere bestandsversies

Een groot voordeel van de online opslag is de mogelijkheid om (per ongeluk) verwijderde bestanden eenvoudig en snel weer te herstellen. Ga hiervoor naar de webinterface (via www.onedrive.com), link Prullenbak. Is het bewuste bestand lastig terug te vinden, sorteer de verwijderde bestanden dan eens op datum via de knop Sorteren, optie Datum verwijderd. Ook (inmiddels overschreven) oudere bestandsversies zijn via de webinterface terug te halen: klik met rechts op het betreffende bestand, optie Versiegeschiedenis. Via de Windows-functie Bestandsgeschiedenis (zie het configuratiescherm) is het overigens ook mogelijk om eerdere bestandsversies te herstellen, hiervoor is echter wel een externe schijf nodig.

De betaalde versie van OneDrive biedt ook de mogelijkheid om het gehele archief in één handeling te herstellen (tot 30 dagen terug), hetgeen handig is in geval van een ransomware-aanval waarbij alle bestanden zijn versleuteld. Zodra Microsoft tekenen van een ransomware-aanval detecteert, ontvang je daar een bericht van (bij de gratis versie is alleen de eerste melding gratis, en de vorige versies kunnen alleen per bestand worden teruggezet).

TIP: Microsoft adviseert om regelmatig een back-up van de in OneDrive opgeslagen bestanden te maken, ook al zijn deze al op minimaal één pc lokaal opgeslagen. Altijd handig wanneer er geen toegang meer tot het Microsoft-account is!

Bestanden delen

Andere gebruikers kunnen middels e-mail worden uitgenodigd om deelnemer te worden van een specifieke map of bestand in OneDrive. Dat gaat vanuit de Windows Verkenner met een rechter muisklik op het betreffende item, selecteer de optie Delen. Hier kan een koppeling naar het bestand of map naar het klembord worden gekopieerd, dan wel een link per e-mail worden gedeeld. Desgewenst kunnen er per persoon bewerkingsmachtigingen worden ingesteld.

Office-bestanden maken en bewerken vanuit OneDrive

De online Office-omgeving www.office.com (bestaande uit uitgeklede versies van o.a. Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint en OneNote) is een uitgeklede, gratis webbased variant van het commerciële Microsoft Office-pakket voor de desktop. Via deze online programma’s kunnen bestanden direct in een webbrowser worden aangemaakt en/of bewerkt, om ze vervolgens op te slaan in de OneDrive. Omdat de bestanden met de gebruikelijke Office-extensie (docx, xlsx, pptx) worden opgeslagen, zijn ze uitwisselbaar met de desktopversie van Office. Bijkomend voordeel is dat meerdere personen tegelijkertijd in de bestanden kunnen werken (middels de knop Delen).

OneDrive: Office online

STANDAARD OPSLAGLOCATIE MICROSOFT OFFICE 365-APPS WIJZIGEN

Is in Microsoft 365 aangemeld met het Microsoft-account dan slaan de office-programma’s (zoals Word, Excel, Powerpoint e.d.; niet te verwarren met de online Office-apps) bestanden standaard op in de map OneDrive zodat ze direct worden gesynchroniseerd met de online opslag. Sla je je persoonlijke bestanden liever lokaal op dan moet je bij het opslaan van bestanden steeds opnieuw weer navigeren naar de map Documenten op Deze computer. Dit is gelukkig eenvoudig op te lossen door de standaard opslaglocatie voor deze programma’s te wijzigen. Dit kan vanuit het programma via Bestand, Opties, onderdeel Opslaan. Activeer de optie Standaard opslaan naar computer en wijzig vervolgens bij Standaardbestandslocatie de map waar de bestanden standaard opgeslagen moeten worden, bijvoorbeeld een submap van de map Documenten.


OneDrive uitschakelen of verwijderen

De in Windows geďntegreerde OneDrive wordt standaard met Windows opgestart. Wil je OneDrive niet (meer) gebruiken, begin dan eerst met het ontkoppelen van het Microsoft-account zodat je zeker weet dat de lokale map niet meer kan synchroniseren met de online opslag. Klik daarvoor met rechts op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, tabblad Account, link Deze pc ontkoppelen. Wil je naast het ontkoppelen van het Microsoft-account ook de app zelf uitschakelen maar deze nog steeds wel handmatig kunnen opstarten, pas dan een van de volgende opties toe:

TIP: Elders op deze website wordt uitgelegd hoe de snelle ingang naar de OneDrive-map uit de navigatiestructuur van de Windows Verkenner is te verwijderen.

Wil je OneDrive op een dieper niveau uitschakelen (zodat deze ook niet meer kan synchroniseren met de online opslag), gebruik dan een van de volgende methodes (de lokaal opgeslagen bestanden blijven hierbij behouden en de online opgeslagen bestanden zijn nog steeds toegankelijk via www.onedrive.com):

© 2001-2021 - - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring