Praktische tips voor het beheren van e-mail

Op deze pagina komen de volgende onderwerpen aan bod:

E-mail webbased of met een e-mailprogramma beheren

E-mailberichten worden (al dan niet tijdelijk) op een daarvoor door de e-mailprovider beschikbaar gestelde mailserver opgeslagen. Voor het verzenden en ontvangen van e-mail vereist de mailserver een specifiek communicatieprotocol. Dit protocol bepaalt op welke manier met de server moet worden gecommuniceerd. In de wijze van communiceren is vastgelegd op welke manier een account kan worden beheerd: webbased (met een webbrowser via het internet) of lokaal vanuit een e-mailprogramma. De meest gangbare communicatieprotocollen zijn HTTPS (voor webbased e-mailbeheer), POP3/SMTP (voor beheer vanuit een e-mailprogramma waarbij de berichten lokaal worden opgeslagen) en IMAP (voor beheer vanuit een e-mailprogramma waarbij de berichten online op de mailserver blijven staan). Ondersteunt een e-mailprovider meerdere protocollen, dan kan het e-mailaccount dus ook op verschillende manieren worden beheerd!

Het e-mailaccount vanuit een e-mailprogramma beheren

De meest gebruikte e-mailprogramma’s onder Windows zijn Outlook Express, Windows Mail, Windows Live Mail, de app Mail en Outlook. Voordat een e-mailaccount vanuit een e-mailprogramma kan worden beheerd, moet het e-mailaccount eerst aan het e-mailprogramma worden toegevoegd en afgesteld. Voor het toevoegen van een Microsoft-account is slechts het e-mailadres en het wachtwoord benodigd, voor alle andere e-mailadressen zijn tevens de gebruikersnaam en de gegevens over de mailservers voor inkomende en uitgaande e-mail (en eventuele beveiligingsinstellingen zoals afwijkende poortnummers) benodigd.

Voor het communiceren met de mailserver wordt meestal gebruik gemaakt van het relatief eenvoudige POP3-/SMTP-protocol (POP3 voor het ontvangen en SMTP voor het verzenden van e-mail). Bij gebruik van dit protocol worden ontvangen e-mailberichten na downloaden lokaal opgeslagen waarna ze (volgens de standaard instellingen) van de POP3-server worden verwijderd. Ook van de (via de SMTP-server) verzonden berichten blijft standaard een kopie achter in het e-mailprogramma. De berichten zijn hierdoor altijd lokaal toegankelijk, ook wanneer de computer geen verbinding met het internet heeft.

Bij gebruik van het IMAP-protocol worden alleen de headers (afzender, onderwerp, verzenddatum, etc.) van de e-mailberichten gedownload, het e-mailbericht blijft na openen standaard op de mailserver staan. Omdat de e-mail op de mailserver blijft staan, maakt het dus ook niet uit op welke locatie het account wordt beheerd! Vanwege dit praktische aspect én omdat het protocol zeer efficiënt met de bandbreedte omgaat, is IMAP met name interessant voor gebruikers van mobiele apparaten.

Het e-mailaccount webbased beheren

Bij het webbased (via de webbrowser als Internet Explorer) beheren van het e-mailaccount wordt gebruik gemaakt van het HTTPS-protocol. Dit protocol zorgt ervoor dat de over en weer verzonden informatie wordt versleuteld waardoor het voor derden vrijwel onmogelijk is om toegang tot de vertrouwelijke informatie te krijgen. Omdat alle handelingen (lezen, schrijven, verzenden, ontvangen, etc.) webbased worden uitgevoerd, is het account vanaf elke willekeurige internetverbinding te beheren.

De webbased mailbox is toegankelijk via de website van de e-mailprovider. Naast de bekende ‘webmail’-accounts (accounts die van origine webbased worden beheerd) zoals Microsoft (Outlook/Hotmail/Live/MSN; www.outlook.com), Gmail (www.gmail.com) en Yahoo! (http://mail.yahoo.com) kunnen ook vrijwel alle door internetproviders verstrekte e-mailadressen (die normaalgesproken gebruik maken van het POP3-/SMTP-protocol) webbased worden beheerd. Een overzicht van inlogpagina’s van de meest populaire Nederlandse en Belgische webmailproviders:

POP-ACCOUNTS BEHEREN VIA WWW.OUTLOOK.COM

Wat velen niet weten, is dat via de webmailservice www.outlook.com niet alleen e-mailadressen van Microsoft (zoals Outlook, Hotmail of Live) maar tegelijkertijd ook POP-accounts (bijvoorbeeld het e-mailadres van uw internetprovider) kunnen worden beheerd. Een POP-account kan worden toegevoegd via het tandwieltje (rechts bovenin de website), Opties, link Je e-mailaccounts, knop Toevoegen aan account voor verzenden en ontvangen, link Geavanceerde opties. Vul hier de account- en servergegevens in en doorloop tot slot nog de verificatieprocedure (per e-mail wordt gecontroleerd of u wel de eigenaar bent). Nadeel is wel dat de e-mail vertraagd binnenkomt en dat bij verzonden e-mail naast het gebruikte e-mailadres tevens het e-mailadres van Microsoft wordt vermeld.


 


‘Webmail’-accounts vanuit een e-mailprogramma beheren

Hoewel het webbased beheren van e-mail voordelen biedt (met name wanneer het account op verschillende locaties moet kunnen worden ingezien), werkt het minder prettig dan het gebruik van een e-mailprogramma. Om deze reden bieden veel 'webmail'-providers de mogelijkheid de e-mail tevens vanuit een e-mailprogramma te beheren via POP3/SMTP en/of IMAP. Zo verlenen Gmail- en Microsoft-accounts beide ondersteuning voor het POP3-protocol.

POP-instellingen voor Gmail

Voordat Gmail als POP-account vanuit een e-mailprogramma kan worden beheerd, moet eerst vanuit de webmail de optie POP worden ingeschakeld (via het tandwiel, Instellingen, tabblad Doorsturen en POP/SMTP; zie ook http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=13273). Geef bij het afstellen van het POP-account het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord als inloggegevens op. De benodigde mailservers zijn pop.gmail.com (voor inkomende e-mail) en smtp.gmail.com (voor uitgaande e-mail). Voor toegang tot de server voor uitgaande e-mail van Gmail is verificatie vereist, deze optie kan in het e-mailprogramma via de aanvullende instellingen/eigenschappen van het account worden geactiveerd. De verbindingen met de POP3- en SMTP-server moeten worden beveiligd met SSL (voor een versleutelde verbinding). Gebruik voor POP3 poort 995 en voor SMTP poort 465 of 587 (ook deze instellingen kunnen via de aanvullende instellingen/eigenschappen van het account worden gewijzigd).

POP-instellingen Gmail in Outlook

(voorbeeld POP-instellingen Gmail in Outlook)

LET OP: Wilt u uw Google-account beter beveiligen? Lees dan de informatie over Google authenticatie in twee stappen.

POP-instellingen voor Microsoft-accounts

Ook de Microsoft-accounts (e-mailadressen van Outlook, Hotmail, Live en MSN kunnen als POP-account vanuit een e-mailprogramma worden beheerd. Hiervoor moet wel eerst POP worden ingeschakeld via de webmailservice www.outlook.com, tandwieltje, Opties, optie Verbinding maken met apparaten en apps via POP. Geef bij het afstellen van het POP-account het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord op. De benodigde mailservers zijn pop3.live.com (voor inkomende e-mail) en smtp.live.com (voor uitgaande e-mail). Voor toegang tot de server voor uitgaande e-mail van een Microsoft-account  is verificatie vereist, deze optie kan in het e-mailprogramma via de aanvullende instellingen/eigenschappen van het account worden geactiveerd. De verbindingen met de POP3- en SMTP-server moeten worden versleuteld met SSL. Gebruik voor POP3 poort 995 en voor SMTP poort 25 (ook deze instellingen kunnen via de aanvullende instellingen/eigenschappen van het account worden gewijzigd). Ontstaan problemen bij het verzenden via poort 25, probeer dan poort 587.

POP-instellingen Hotmail in Windows Live Mail

(voorbeeld POP-instellingen Hotmail in Windows Live Mail)

POP3-ONDERSTEUNING OUTLOOK/LIVE/HOTMAIL/MSN

In Windows Live Mail is het niet mogelijk een Microsoft-account (Outlook, Live, Hotmail- of MSN) op de reguliere wijze als POP-account toe te voegen. Dit probleem is eenvoudig te verhelpen door bij het aanmaken van het nieuwe account de optie Serverinstellingen handmatig configureren te activeren. In Windows Mail en Outlook Express is deze optie niet beschikbaar, maar ook hier is het probleem eenvoudig op te lossen door eerst een niet bestaand e-mailadres op te geven (bijvoorbeeld xxx@xxx.nl). Nadat het nieuwe account is toegevoegd, kan het e-mailadres worden gecorrigeerd (via Extra, Accounts (selecteer het account), Eigenschappen, tabblad Algemeen).


E-mailaccount vanaf verschillende locaties beheren

Soms is het handig wanneer een account vanaf verschillende computers en/of locaties kan worden beheerd, bijvoorbeeld voor het inzien van privémail op het werk of tijdens vakantie.

Berichten op de mailserver laten staan

Wordt de e-mail vanaf verschillende locaties beheerd dan kan het interessant zijn om de e-mailberichten op de mailserver te laten staan (in ieder geval lang genoeg om ze op de verschillende locaties te kunnen downloaden). Bij HTTPS- en IMAP-protocollen blijft de complete mailbox standaard online en hoeft er dus geen extra actie ondernomen te worden. Het wordt iets lastiger wanneer het POP3-protocol wordt toegepast, volgens de standaard instellingen van POP worden de berichten namelijk direct van de mailserver verwijderd nadat ze met het e-mailprogramma zijn gedownload (ze zijn dan dus niet meer op een andere locatie met webmail of het IMAP-protocol te benaderen). Vanuit het mailprogramma is echter in te stellen dat kopieën van de opgehaalde berichten al dan niet voor bepaalde tijd op de mailserver moeten blijven staan (zie kader). De verzonden berichten zijn bij het toepassen van POP sowieso alleen toegankelijk vanuit het gebruikte e-mailprogramma.

VOLLE MAILBOX: BERICHTEN VAN DE SERVER VERWIJDEREN

Houd er rekening mee dat providers een limiet stellen aan de ruimte die e-mail-accounts op hun server mogen innemen (de maximaal toegestane opslagcapaciteit van de mailbox verschilt per provider). Is de mailbox vol dan worden alle nieuwe berichten onbestelbaar retour gezonden (hetgeen je pas door hebt als iemand je daarop attendeert...) Er zal dan eerst ruimte moeten worden vrijgemaakt voordat weer nieuwe e-mail kan worden ontvangen. Wordt de e-mail webbased of met IMAP beheerd dan zal de mailbox handmatig moeten worden opgeschoond. De mailbox van een via het POP3-protocol beheerd account zal doorgaans niet zo snel vollopen omdat de berichten direct na downloaden van de server worden verwijderd. Is vanuit het e-mailprogramma een optie geactiveerd om kopieën op de mailserver achter te laten, geef dan wel aan dat de berichten na een bepaald aantal dagen automatisch van de server moeten worden verwijderd anders loopt de gereserveerde serverruimte alsnog vol (de berichten worden overigens pas verwijderd nadat ze daadwerkelijk zijn gedownload, er zal dus geen e-mail verloren raken). Bij Outlook Express, Windows Mail en Windows Live Mail staat deze optie onder tabblad Accounts, knop Eigenschappen, tabblad Geavanceerd. Bij Outlook 2010 en 2013 kan dit worden ingesteld via tabblad Bestand, knop Accountinstellingen en bij eerdere versies van Outlook via Extra, E-mailaccounts, knop Volgende. Selecteer hier het betreffende account, knop Wijzigen, knop Meer instellingen, tabblad Geavanceerd.

Berichten automatisch van de server verwijderen.
 


E-mail met SMTP versturen via een andere internetverbinding

Om bij misbruik te kunnen ingrijpen, moet een provider de verzender van een via hun mailserver verzonden e-mail altijd kunnen identificeren. Bij geconstateerd misbruik kan het betreffende account de toegang tot de SMTP-server worden geblokkeerd of zelfs van internet worden afgesloten. Dit is vrij eenvoudig omdat bij het verzenden van e-mail standaard het (door diezelfde internetprovider uitgegeven) IP-adres wordt meegezonden waardoor achteraf altijd nog kan worden achterhaald via welke internetaansluiting de e-mail is verzonden. Omdat de verzender dus reeds aan het IP-adres kan worden geïdentificeerd, is het niet meer noodzakelijk ook nog eens de inloggegevens mee te sturen bij het verzenden van e-mail via de SMTP-server (de inloggegevens worden dan alleen gebruikt voor het ophalen van e-mail via de POP3-server).

Identificatie via het IP-adres is echter alleen mogelijk wanneer de internetverbinding en de SMTP-server door dezelfde provider worden beheerd. Wordt van internetprovider gewisseld, de computer op een andere internetverbinding aangesloten (bijvoorbeeld op het werk of tijdens vakantie) en/of de e-mail vanaf een andere computer beheerd dan zijn de gebruikte internetverbinding en de ingestelde SMTP-server zeer waarschijnlijk niet meer van dezelfde provider afkomstig. Omdat de verzender zo niet meer kan worden geïdentificeerd, wordt het verzenden van e-mail standaard geblokkeerd. In dergelijke gevallen biedt een van de volgende oplossingen wellicht uitkomst:

Veilig omgaan met inloggegevens

Het lijkt wellicht vanzelfsprekend dat de inloggegevens geheim moeten blijven om te voorkomen dat onbevoegden toegang tot de mailbox kunnen krijgen, maar toch gebeurt het nog maar al te vaak dat onbevoegden het wachtwoord weten te achterhalen... Een aantal tips om de inloggegevens veilig te houden:

Maak (zo mogelijk) gebruik van een beveiligde SSL-verbinding

Menig computergebruiker heeft het e-mailprogramma de gehele dag open staan en laat elke 5 of 10 minuten controleren of er nieuwe e-mail is, veelal meerdere accounts tegelijk. Velen zijn er echter niet van bewust dat het e-mailwachtwoord bij een standaard POP-account gewoon open en bloot wordt meegestuurd wanneer wordt gecommuniceerd met de mailserver. En dat dus vaak tientallen malen per dag! Vooral bij het downloaden van e-mail via een andere dan de eigen internetprovider is het zaak op te passen. Het e-mailverkeer gaat dan over meerdere (mogelijk malafide) servers.

Soms is het de oplossing gebruik te maken van een met SSL beveiligde verbinding zoals dat ook bij het IMAP-protocol wordt toegepast. De optie voor het beveiligen van de verbinding met SSL kan bij de geavanceerde e-mailinstellingen worden geactiveerd, maar wordt niet door alle e-mailproviders ondersteund. U kunt erachter komen hoe dat bij uw account is geregeld door de website van de provider erop na te slaan of door het gewoonweg uit te proberen.

Tips bij het versturen van e-mail

De volgende tips kunnen interessant zijn bij het versturen van e-mail:

De volgende tips hebben betrekking op het versturen van bijlagen per e-mail:

Afbeeldingen verkleinen bij het verzenden per e-mail

Veelvoorkomende problemen

Een specifieke e-mail wordt steeds opnieuw gedownload

Wordt een e-mail steeds opnieuw door het mailprogramma gedownload, verwijder het betreffende bericht dan eens via de webmail-omgeving van het betreffende account. Meestal is het probleem daarmee opgelost.

Slechte leesbaarheid door te kleine tekengrootte

Is het beeldscherm aan de kleine kant of is de resolutie hoog dan kan dat ten koste gaan van de leesbaarheid. Met de CTRL-toets in combinatie met het scroll-wieltje van de muis is de tekengrootte van e-mailberichten echter eenvoudig te vergroten (en zo nodig natuurlijk ook te verkleinen...).

Hyperlinks in e-mail werken niet meer

Is het niet meer mogelijk een in een e-mailbericht aangeklikte hyperlink automatisch in Internet Explorer te openen of is er sprake van andere aanverwante onregelmatigheden? Een fout in de registratie van de DLL-bestanden is meestal de veroorzaker. Dit probleem is op te lossen door Internet Explorer te resetten. Werkt deze oplossing niet, probeer het dan eens door de registerwaarde URL Protocol als tekenreekswaarde (zonder waarde) toe te voegen aan de registersleutel HKLM\SOFTWARE\Classes\mailto.

Openen van ontoegankelijke bijlagen

Sommige typen bijlagen worden volgens de standaard instellingen automatisch door het e-mailprogramma geblokkeerd. Zo worden alle uitvoerbare bestandstypen waarvan bekend is dat ze schadelijk voor het systeem kunnen zijn (bijvoorbeeld EXE, COM, JS, VBS, etc.) uit veiligheidsoverwegingen ontoegankelijk gemaakt (dat wordt dan kenbaar gemaakt door middel van een informatiebalk bovenin het e-mailbericht). Gelukkig kan deze beveiliging eenvoudig worden omzeild, maar bedenk wel dat deze veiligheidsmaatregel er niet voor niets is! Gebruik deze handelswijze dan ook alleen wanneer u de afzender en/of bijlage vertrouwt.

Vanuit Outlook Express (Windows XP), Windows Mail (Windows Vista) en Windows Live Mail kan deze beveiliging eenvoudig worden omzeild door als ontvanger van het e-mailbericht te klikken op Doorsturen waarna de bijlage opeens wél toegankelijk wordt. Bij Outlook gaat deze vlieger niet op, hier kan de bijlage alleen met een registeringreep toegankelijk worden gemaakt. Omdat een dergelijke ingreep niet praktisch is, kan beter gebruik worden gemaakt van OutlookTools (download: www.howto-outlook.com/products/outlooktools.htm) of .

Na installatie krijgt Outlook bij het onderdeel Extra, Opties een extra tabblad met de naam Attachment Security & Options. Op dit tabblad kunnen extensies aan de veilige lijst worden toegevoegd waarna bijlagen met de betreffende extensie probleemloos kunnen worden geopend. Een geblokkeerd bestand kan het snelst worden geopend door op de knop Move All te klikken (Outlook moet vervolgens wel eerst opnieuw worden opgestart voordat de bijlage kan worden geopend). Het is verstandig daarna de oude instellingen weer te herstellen (via hetzelfde tabblad, de knop Remove All). De computer blijft zodoende goed beveiligd tegen eventuele schadelijke bijlagen.

Openen van per e-mail ontvangen bijlagen lukt niet meer

Een sporadisch voorkomend probleem is het niet meer kunnen openen van een per e-mail ontvangen bijlage (terwijl de bijbehorende software wel degelijk is geïnstalleerd). De bestanden laten zich dan alleen openen door ze op de interne schijf op te slaan en vervolgens vanaf die locatie met het bijbehorende programma te openen. Per geval gaat het steeds om slechts één specifiek bestandstype, bijvoorbeeld .DOCX (Word-documenten), .XLSX (Excel-bestanden), .PDF (PDF-bestanden), etc. Dit probleem wordt veroorzaakt door het niet naar behoren functioneren van een specifieke bestandsassociatie (de link die Windows legt tussen een bestand en het bijbehorende programma). Deze associaties worden per bestandstype opgeslagen in de registersleutel HKEY_CLASSES_ROOT.

De onjuiste bestandsassociatie kan met een registerwijziging weer worden hersteld. Dit kan het gemakkelijkst door gebruik te maken van de registerinstellingen van een andere computer (eentje die geen problemen heeft met het openen van de betreffende bijlage). Dat gaat als volgt: open de registereditor en exporteer de bij de betreffende extensie behorende registerinstellingen via Bestand, Exporteren naar een registerbestand (voor bestandsbijlagen met de extensie .DOCX gaat het bijvoorbeeld om de registersleutel HKCR\.DOCX). Neem het aangemaakte registerbestand mee naar de probleemcomputer (bijvoorbeeld met behulp van een USB-stick) en importeer deze door op het registerbestand te dubbelklikken of door deze met de registereditor in het register te importeren (Bestand, Importeren). Voor deze procedure is het wel noodzakelijk dat het bij het bestandstype behorende programma op beide computers is geïnstalleerd.

TIP: Voor sommige bestandstypen kunnen de bestandsassociaties eventueel ook vanaf de DougKnox-website worden gedownload (deze zijn geschikt voor zowel Windows XP als Windows Vista).

Zie tevens de pagina over ongewenste e-mail (SPAM) en het instellen van een spamfilter en de pagina over het automatisch versturen van e-mail met een factuur in PDF-formaat.

 
 
 
 

© 2001-2015 - - SchoonePC - Rotterdam - The Netherlands