Dropbox: bestanden synchroniseren met online opslagruimte biedt ongekende mogelijkheden!

Zelden ben ik zo enthousiast over de mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid van een programma als het op deze pagina besproken Dropbox (download: www.dropbox.com). Dropbox biedt niet alleen (gratis) online opslagruimte maar is tevens een uitstekende synchronisatietool: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). De online opgeslagen bestanden lopen daarom altijd synchroon met de lokale bestanden!

Wat is Dropbox en waar kan je het voor gebruiken?

Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om bijvoorbeeld een collectie foto's te delen met familie of vrienden). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben alle gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven (grote) bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server. Deze extra's maken Dropbox beduidend interessanter dan de door Microsoft aangedragen oplossing voor online opslag OneDrive van Microsoft (www.onedrive.com, standaard in Windows 10 en 8.1 aanwezig).

KOMT UW BEVEILIGINGSSOFTWARE MET EEN VIRUSMELDING?

Sommige beveiligingssoftware komt met een virusmelding wanneer Dropbox-software wordt gedownload. Deze melding betreft echter een false positive (een onterechte melding), Dropbox is gewoon veilig te installeren en gebruiken!


Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel

De lokaal in de dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. En vice versa: vindt er een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de webinterface) dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken dan vindt synchronisatie plaats zodra de verbinding weer is hersteld.

De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid MB's voor de eerste keer aan de dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je wellicht denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een snelle synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand!

De bestanden zijn vanaf elke willekeurige computer te benaderen

De gebruiker kan de dropbox overal ter wereld vanaf elke willekeurige PC benaderen, mits deze over een internetverbinding beschikt. Sterker nog: door hetzelfde dropbox-account vanaf verschillende computers te beheren, kunnen de lokaal opgeslagen bestanden probleemloos en snel onderling worden gesynchroniseerd! Je kunt een eenmaal opgeslagen (en gesynchroniseerd) bestand dus probleemloos op een andere computer verder bewerken. De verschillende computers hoeven zelfs niet te beschikken over hetzelfde type besturingssysteem, Dropbox kan namelijk ook op Mac- en Linux-computers worden geïnstalleerd. En is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé) dan kan de dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd!

SYNCHRONISEREN VAN FAVORIETEN, E-MAIL, BUREAUBLAD…

Met een Microsoft-account is het mogelijk de instellingen van het gebruikersaccount te synchroniseren zodat je altijd over je eigen gegevens beschikt, ongeacht op welke computer je aan het werk bent. Maak je (nog) geen gebruik van een Microsoft-account? Het synchroniseren van de webbrowserfavorieten, het e-mailarchief, de contactpersonen en/of de items op het bureaublad kan ook met Dropbox worden uitgevoerd. Hiervoor moeten wel eerst bij elke computer de opslaglocaties van deze persoonlijke gegevens worden gewijzigd naar de lokale map Dropbox (let op: het is belangrijk dat bij elk account naar dezelfde map wordt verwezen! Op de website is uitgebreid te lezen hoe het wijzigen van de opslaglocatie van persoonlijke bestanden in zijn werk gaat). Zodra de opslaglocaties zijn gewijzigd, worden de gegevens continu tussen de verschillende computers gesynchroniseerd. En dankzij de geavanceerde synchronisatietechniek gaat deze synchronisatie zelfs bij grote bestanden (zoals het omvangrijke archiefbestand OUTLOOK.PST van Outlook) opmerkelijk snel!


Opslagcapaciteit Dropbox

Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte en zelfs 2,5 GB wanneer je wordt uitgenodigd vanaf een reeds bestaand Dropbox-account (met het introduceren van nieuwe Dropbox-gebruikers kan de hoeveelheid extra gratis opslagruimte oplopen tot maximaal 16 GB en het direct vanaf de camera uploaden van foto's levert nog eens 3 GB extra ruimte op). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan, mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, muziek en video's online te zetten...

Dropbox installeren

De installatie van Dropbox (download: www.dropbox.com) heeft niet zo veel om het lijf. In het eerste venster wordt gevraagd of er met een bestaand account wordt ingelogd (bijvoorbeeld om op een ander apparaat ook toegang tot de persoonlijke dropbox te krijgen) of dat  een nieuwe dropbox moet worden aangemaakt (via de link Registreren). Wordt Dropbox voor het eerst gebruikt dan moet eerst een account worden aangemaakt, hiervoor is alleen een e-mailadres en wachtwoord benodigd.

Dropbox account aanmaken: inloggegegevens invoeren    Dropbox account aanmaken: inloggegegevens invoeren

Kies in het volgende scherm voor de geavanceerde installatie (link Geavanceerde instellingen) zodat de standaard opslaglocatie van Dropbox kan worden aangepast (dit is de map die straks wordt gesynchroniseerd met de persoonlijke dropbox op de server). Volgens de standaard instellingen is dat de map C:\Gebruikers\inlognaam\Dropbox, mijn voorkeur gaat echter uit naar een locatie op een aparte datapartitie (gescheiden van de systeembestanden van Windows), bijvoorbeeld de map D:\Dropbox. In geval van een reeds bestaand Dropbox-account kan het nog interessant zijn aan te geven welke submappen bij het synchroniseren meegenomen moeten worden (knop Instellingen wijzigen). Beide instellingen zijn overigens ook na installatie nog te wijzigen via een rechter muisklik op het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het tandwieltje, optie Voorkeuren, tabblad Account, knoppen Verplaatsen en Selectieve Synchronisatie.

Voorkeursinstellingen wijzigen

Nadat de setup is afgerond, kunnen de voorkeursinstellingen van Dropbox worden gewijzigd. Klik hiervoor met rechts op het Dropbox-icoontje (rechts onderin het systeemvak op de taakbalk), klik op het tandwieltje rechts bovenin en kies de optie Voorkeuren. Is de weergavetaal nog niet ingesteld op Nederlands, wijzig deze dan op tabblad Algemeen.

TIP: De weergavetaal van de webinterface www.dropbox.com is ook eenvoudig te wijzigen in het Nederlands: ga hiervoor naar het dropdown-menu (door op de accountnaam te klikken), optie Settings en wijzig onder het kopje Preferences met de knop Change de taal in Nederlands.

Stoort u zich aan de pop-ups van Dropbox die aangeven dat bestanden zijn gesynchroniseerd? Vink dan op tabblad Algemeen de optie Meldingen op desktop weergeven uit. Op tabblad Account kan de opslaglocatie van de map Dropbox worden gewijzigd. Vindt u het irritant dat nieuw in Windows aangemaakte schermafbeeldingen standaard aan de Dropbox worden toegevoegd, deactiveer dan de optie Schermafdrukken via Dropbox delen. Is op tabblad Bandbreedte de optie LAN-synchronisatie inschakelen geactiveerd dan wordt een snelle synchronisatie tussen computers in hetzelfde netwerk bevorderd. Op dit tabblad kan eventueel ook de maximale down- en uploadsnelheid worden beperkt zodat er meer bandbreedte overblijft voor andere programma's (en wellicht ook andere computers die gebruik maken van dezelfde internetverbinding). Worden overigens regelmatig meerdere bestanden tegelijk geüpload dan is het niet aan te bevelen deze instelling te wijzigen omdat het opslaan van bestanden hierdoor teveel vertraagt.

TIP: Via de website www.speedtest.nl kan de down- en uploadsnelheid van de internetverbinding worden gemeten. Deze informatie is handig om te bepalen hoeveel bandbreedte Dropbox maximaal kan en mag gebruiken.

Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?

Voor synchronisatie wordt een beveiligde SSL-verbinding opgezet, daarnaast worden de te synchroniseren bestanden vooraf versleuteld met AES-256 (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). Je mag er dus wel vanuit gaan dat het synchroniseren redelijk goed is beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met het online zetten van belangrijke of vertrouwelijke gegevens. De online bestanden zijn namelijk direct toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens (het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord) weet te bemachtigen...

Om uw privacy te waarborgen en de veiligheid te verhogen, is het verstandig om naast het inloggen met een wachtwoord tevens gebruik te maken van verificatie per SMS. Na het activeren van deze twee-staps-verificatie moet in het vervolg bij elke handmatige inlogprocedure naast het wachtwoord tevens de per SMS toegezonden code worden opgegeven. Laat u de inloggegevens onthouden dan zal er zelden om deze verificatiecode worden gevraagd, het vergt dus nauwelijks extra werk. Deze twee-staps-verificatie kan via de webinterface, Instellingen (rechtsboven in het uitklapmenu dat verschijnt door op de gebruikersnaam te klikken), tabblad Beveiliging, link Inschakelen worden geactiveerd. Ter voorkoming van inlogproblemen als gevolg van diefstal of verlies van de telefoon kan als back-up een tweede mobiel nummer worden opgegeven. U ontvangt tevens een herstelcode (Recovery code). Bewaar deze goed want het is de reservesleutel tot uw Dropbox wanneer u geen SMS meer kunt ontvangen!

TIP: Als extra beveiliging kan bovenop de twee-staps-verificatie ook nog worden overwogen vertrouwelijke bestanden te versleutelen met een encryptietool als AxCrypt voordat ze in Dropbox worden geplaatst. Met tools als BoxCryptor (download: www.boxcryptor.com) en Cloudfogger (download: www.cloudfogger.com) is het zelfs mogelijk de gehele inhoud van Dropbox automatisch te versleutelen! Deze tools zijn ook voor andere online opslagdiensten (zoals Microsoft OneDrive en Google Drive) toepasbaar en zijn standaard op de achtergrond actief (je hebt er dus geen omkijken naar).

Aan de slag met Dropbox

Nu de setup is afgerond, is Dropbox klaar voor gebruik. Het zojuist geïnstalleerde programma heeft niet zo veel om het lijf: aan het systeemvak is een icoontje toegevoegd dat met een rechter muisklik een summier menuutje opent. Verder is er lokaal een map Dropbox aangemaakt en is voor het account een ruimte op de server van Dropbox gereserveerd. De persoonlijke bestanden die in de lokale map zijn opgeslagen, worden automatisch met de online opslagruimte op de server gesynchroniseerd.

De map My Dropbox in de Windows Verkenner

Dropbox snel toegankelijk maken

Het is prettig wanneer Dropbox snel kan worden benaderd. De lokale Dropbox-map wordt al met een snelkoppeling aan het Startscherm toegevoegd maar er zijn nog een aantal mogelijkheden:

De online Dropbox is als volgt te benaderen:

Mappen en bestanden toevoegen of verwijderen

Mappen en bestanden kunnen het eenvoudigst vanuit de Windows Verkenner (door middel van kopiëren-plakken, slepen etc.) of direct vanuit een programma aan Dropbox worden toegevoegd of verwijderd. Moet dit vanuit de webinterface van Dropbox gebeuren (bijvoorbeeld omdat Dropbox niet op de betreffende computer is geïnstalleerd), dan kost dat beduidend meer moeite: navigeer binnen de website-interface naar de submap waaraan het bestand moet worden toegevoegd en selecteer vervolgens met de knop Uploaden (de meest linkse 'knop' naast het zoekveld) het gewenste bestand. Geselecteerde mappen en/of bestanden kunnen (via een rechter muisklik op de selectie) met de optie Verwijderen worden verwijderd. Gebruik de CTRL- of SHIFT-toets om meerdere mappen/bestanden tegelijk te selecteren.

Bestanden synchroniseren

Zodra een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, wordt de lokale map automatisch gesynchroniseerd met de online opslag. Aan het Dropbox-icoontje in het systeemvak is de algemene status van het synchronisatieproces af te lezen. Een groen bolletje betekent dat de synchronisatie is voltooid, een blauw bolletje duidt erop dat het synchroniseren aan de gang is en een rood bolletje geeft aan dat er op dat moment om wat voor reden ook niet kan worden gesynchroniseerd. Met een muisklik op het Dropbox-icoontje in het systeemvak is uitgebreide informatie zichtbaar. Zo blijkt uit dit voorbeeld dat nog één bestand gesynchroniseerd moeten worden en dat dit met de beschikbare bandbreedte nog ongeveer 1 uur zal duren.

Dropbox icoontje in het systeemvak

Vanuit de Windows Verkenner kan de status van het synchronisatieproces op bestandsniveau worden gevolgd.

Synchronisatie van bestanden met Dropbox

Gewijzigde en verwijderde bestanden herstellen

Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het programmeren zodat je bij problemen altijd nog kan teruggrijpen naar een stuk code dat nog wel werkte!

Een oude versie herstellen

Het terughalen van een oude versie kan zowel via de lokale als via de webinterface. Lokaal gaat dat door vanuit de Windows Verkenner met rechts op het betreffende bestand te klikken en te kiezen voor Vorige versies weergeven waarna de geschiedenis van het betreffende bestand automatisch in de webinterface wordt geopend. Vanuit de webinterface kan de geschiedenis eenvoudig met de optie Vorige versies (via het contextmenu van de geselecteerde regel) worden geopend. Selecteer de gewenste versie en klik op de knop Herstellen. Vanwege de automatische synchronisatie is het bestand daarmee op alle locaties direct weer hersteld.

Oude versies van bestanden herstellen met Dropbox

Een verwijderd bestand terughalen

Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen via de webinterface worden teruggehaald. Hiervoor moeten eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt (vanuit de webinterface via Verwijderde bestanden weergeven (het vuilnisbakje); verwijderde bestanden en mappen worden lichtgrijs weergegeven). Selecteer de terug te halen bestanden en kies de optie Herstellen om deze bestanden te herstellen. De resterende verwijderde bestanden kunnen met de knop Verwijderde bestanden verbergen weer worden verborgen. Soms is het uit privacyoverwegingen niet wenselijk dat verwijderde bestanden weer kunnen worden hersteld. Gebruik in dat geval de optie Definitief verwijderen, hiermee wordt een bestand of map definitief uit de dropbox (en dus ook uit de geschiedenis) verwijderd.

Verwijderde bestanden terughalen met Dropbox

LET OP: Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus (vooralsnog...) geen invloed op de beschikbare schijfruimte.

Bestanden delen

Door een downloadlocatie naar een specifiek in Dropbox opgeslagen bestand of map te delen, kunnen (grote!) bestanden eenvoudig voor derden toegankelijk worden gemaakt. Klik daarvoor vanuit de Windows Verkenner met rechts op een te delen bestand of map, selecteer Dropbox-link delen om een downloadlink van deze locatie naar het klembord te kopiëren en plak de link met de toetscombinatie CTRL-V in een nieuw e-mailbericht, website of ander document. Bedenk dat dergelijke links zo via internet met andere gebruikers kunnen worden gedeeld, deze werkwijze is dus niet geschikt voor het delen van vertrouwelijke informatie!

Afbeeldingen delen

Speciaal voor het beheren, downloaden en delen van de in de Dropbox opgeslagen afbeeldingen kan de invoegtoepassing Carousel worden geactiveerd. In tegenstelling tot de fotobeheertool Picasa is Carousel alleen vanuit de webinterface te openen. Carousel opent in eerste instantie via de link Foto’s (links in het menu), deze naam wijzigt echter in Carousel zodra deze als standaard app voor afbeeldingen wordt geactiveerd. Na activatie van Carousel worden alle afbeeldingen binnen het Dropbox-account geïndexeerd, het blijft dus niet beperkt tot de foto’s in de map Photos.

Selecteer afzonderlijke afbeeldingen met behulp van de rondjes rechts bovenin de thumbnails of met de knop Selecteren die verschijnt zodra de muis over een van de thumbnails wordt bewogen (de knop kan ook worden gebruikt om een serie van dezelfde datum te selecteren). Klik vervolgens op de knop x foto’s delen (rechts bovenin) om foto’s per e-mail of social media te delen of gebruik de naastliggende knop (met drie puntjes) om de selectie aan een Carousel-album toe te voegen, te downloaden of te verwijderen. Beheer je de online opgeslagen foto’s liever met de oude functie van Dropbox, kies dan via de ronde knop (rechts bovenin het venster) de optie Teruggaan naar foto’s.

Bestanden delen met de map Public

Een overblijfsel uit het verleden is de submap Public. Deze map wordt bij nieuwe accounts niet meer automatisch aangemaakt maar is in een handomdraai alsnog toe te voegen: maak simpelweg een nieuwe map aan in Dropbox en wijzig de naam in Public. Voor bestanden die in deze map staan, kan heel eenvoudig een downloadlink worden aangemaakt (via het contextmenu, Openbare link kopiëren) die zonder tussenkomst van de website in een e-mail kan worden geplakt (met de toetscombinatie CTRL-V). Erg handig wanneer regelmatig downloadlinks moeten worden verstuurd!

Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers

Wil je het risico niet lopen dat de bestanden toegankelijk zijn voor onbevoegden dan kan je ze beter in een met specifieke Dropbox-gebruikers gedeelde map plaatsen. Gebruikers uitnodigen om medegebruiker van de gedeelde map te worden, is eenvoudig: klik vanuit de Windows Verkenner met rechts op een map en kies Deze map delen (vanuit de webinterface via de knop Delen, optie Mensen uitnodigen om samen te werken). Vul vervolgens de e-mailadressen van de genodigden in (gescheiden met een komma, spatie o.i.d.) en voeg desgewenst een persoonlijke boodschap toe. Deactiveer eventueel de optie Redacteurs toestaan het lidmaatschap van deze map te beheren om te voorkomen dat de genodigden weer uitnodigen naar derden versturen. Klik tot slot op de knop Map delen om de uitnodiging te versturen.

Bestanden met andere gebruikers delen met Dropbox

Zodra de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en vervolgens via de webinterface het delen te activeren), wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd en is hij gerechtigd bestanden in deze map te openen, te wijzigen, toe te voegen of zelfs te verwijderen! Aan het gewijzigde icoontje (twee poppetjes) is te zien dat een map wordt gedeeld. De naam van de map kan (zowel via de Windows Verkenner als via de webinterface) later altijd nog worden aangepast. Een naamswijziging vindt eenzijdig plaats, de andere gebruikers merken daar dus niets van! De instellingen van een gedeelde map kunnen via de webinterface worden gewijzigd: zo kunnen via de knop Delen extra Dropbox-gebruikers worden uitgenodigd of juist verwijderd.

LET OP: Wees voorzichtig met delen! Zorg zelf regelmatig voor back-ups en vraag je bij elk onvervangbaar bestand af of het wel zinvol is het in een gedeelde map te plaatsen.

Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand!

Gedeelde mappen zijn bijzonder geschikt voor het gezamenlijk werken in documenten. Voorzichtigheid is echter wel op zijn plaats, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies tot gevolg! Uiteindelijk worden alleen de wijzigingen bewaard van degene die het bestand als laatste opslaat, de wijzigingen van de andere gebruikers worden daarbij overschreven. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen nog worden achterhaald door een ouder revisiebestand terug te zetten (klik in de Windows Verkenner met rechts op het bestand en kies Vorige versies weergeven, selecteer de juiste versie en klik op de knop Herstellen). Sla het laatst bewaarde bestand dan wel eerst op onder een andere naam!

TIP: Het mag duidelijk zijn dat er risico's verbonden zijn aan het gebruik van gedeelde mappen. Maak dus vooraf goede afspraken om te voorkomen dat op hetzelfde moment in een document wordt gewerkt waardoor mogelijk belangrijke data en/of kostbare tijd verloren gaat!

MEER INFORMATIE OVER DROPBOX

Korte uitleg Dropbox:
www.dropbox.com/tour

Vragen en antwoorden met betrekking tot Dropbox:
www.dropbox.com/help

Dropbox forum (beschikbaar nadat is ingelogd):
www.dropboxforum.com

Alternatieven

Er zijn voldoende (eveneens gratis) alternatieven die online opslagruimte bieden én kunnen synchroniseren met de lokaal opgeslagen bestanden.

Ook al bieden sommige van deze tools meer opslagruimte, geen enkele is zo gebruiksvriendelijk als Dropbox: MultCloud (download: www.multcloud.com) kan eventueel worden ingezet om meerdere van deze synchronisatietools samen te voegen tot één tool voor online opslag.


 
 
 
 

© 2001-2015 - - SchoonePC - Rotterdam - The Netherlands