Dropbox: bestanden synchroniseren met online opslagruimte biedt ongekende mogelijkheden!

Zelden ben ik zo enthousiast over de mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid van een programma als Dropbox (download: www.dropbox.com). Dropbox biedt niet alleen (gratis) online opslagruimte maar is tevens een uitstekende synchronisatietool tussen apparaten met Windows, Android of iOS: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). En daarmee ook op alle andere apparaten die met het Dropbox-account synchroniseren! Overigens kunnen in de gratis versie maximaal 3 apparaten tegelijkertijd synchroniseren met Dropbox.


Wat is Dropbox en waar kan je het voor gebruiken?

Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om documenten of een collectie foto's te delen met collega's, familie of vrienden). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven (grote) bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server. Kortom: Dropbox is een interessant alternatief voor de online opslagmogelijkheden OneDrive van Microsoft (www.onedrive.com, standaard in Windows 10 en 8.1 aanwezig).

TIP: Dropbox kan overal ter wereld vanaf elke pc, tablet of smartphone worden benaderd, mits deze over een internetverbinding beschikt. Is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé) dan kan Dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd. Sterker nog, je kan zelfs een Dropbox-account openen zónder gebruik te maken van de software!

Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel

De lokaal in de dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. En vice versa: vindt er een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de webinterface) dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken dan vindt synchronisatie plaats zodra de verbinding weer is hersteld.

De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid GB's aan de dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je misschien denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een snelle synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand!

Opslagcapaciteit Dropbox

Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte en zelfs 2,5 GB wanneer je wordt uitgenodigd vanaf een reeds bestaand Dropbox-account (met het introduceren van nieuwe Dropbox-gebruikers kan de hoeveelheid extra gratis opslagruimte oplopen tot maximaal 16 GB en het direct vanaf de camera uploaden van foto's levert nog eens 3 GB extra ruimte op). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan, mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, muziek en video's online te zetten...

Dropbox installeren

De installatie van Dropbox heeft niet zo veel om het lijf. Ga naar www.dropbox.com, maak een account aan (als je deze nog niet hebt) door je naam, e-mailadres en wachtwoord op te geven, accepteer de voorwaarden, klik op de knop Registreren, download de software en start de setup (heb je al een Dropbox-account, klik dan direct op de link Downloaden rechts bovenin het venster). Er kunnen maximaal drie apparaten aan één account worden gekoppeld. Is dat aantal al bereikt, dan moeten eerst apparaten worden ontkoppeld voordat de installatie kan worden voortgezet.

De Dropbox-map (de lokale map die wordt gesynchroniseerd met de online Dropbox) wordt standaard opgeslagen in de map C:\Gebruikers\inlognaam\Dropbox, de voorkeur gaat echter uit naar een locatie op een aparte datapartitie (gescheiden van de systeembestanden van Windows). De standaard map kan bij de afronding van de setup via de link Geavanceerde instellingen worden aangepast, bijvoorbeeld naar de map D:\Dropbox. Wordt aangemeld met een bestaand Dropbox-account (en staat er dus al het een en ander in de online opslag van Dropbox) dan kan via de link Instellingen wijzigen selectieve synchronisatie worden ingesteld: geef aan welke reeds aanwezige mappen met bestanden gedownload en standaard gesynchroniseerd moeten worden. Zowel de opslaglocatie als de selectieve synchronisatie zijn na installatie altijd nog te wijzigen via een rechter muisklik op het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het account-icoontje rechts bovenin, optie Voorkeuren, tabblad Synchroniseren, knop Verplaatsen dan wel knop Selectieve Synchronisatie.

Dropbox installeren

In het volgende scherm wordt de mogelijkheid geboden om bestanden online op te slaan en alleen op verzoek (on demand) te downloaden. Met deze functie, die alleen beschikbaar is met een betaald abonnement, wordt ruimte op de schijf bespaard. In het laatste scherm wordt gevraagd om een back-up van je pc te maken. Dat gaat om persoonlijke bestanden buiten de map Dropbox, om het overzichtelijk te houden kan die stap beter worden overgeslagen (optie Niet nu).

Voorkeursinstellingen wijzigen

Nadat de setup is afgerond, opent de map Dropbox in de Windows Verkenner. Doorloop desgewenst gelijk de voorkeursinstellingen via het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het account-icoontje rechts bovenin, optie Voorkeuren. Wijzig de weergavetaal zo nodig naar Nederlands via tabblad Algemeen. Op tabblad Synchroniseren kan de opslaglocatie van de map Dropbox worden gewijzigd. Worden nieuw in Windows aangemaakte schermafbeeldingen aan Dropbox toegevoegd en vind je dat vervelend, deactiveer dan op tabblad Back-ups de optie Schermafdrukken delen via Dropbox. Is op tabblad Bandbreedte de optie LAN-synchronisatie inschakelen geactiveerd dan wordt een snelle synchronisatie tussen computers in hetzelfde netwerk bevorderd. Op dit tabblad kan eventueel ook de maximale down- en uploadsnelheid worden beperkt zodat er meer bandbreedte overblijft voor andere programma's (en wellicht ook andere computers die gebruik maken van dezelfde internetverbinding). Worden regelmatig meerdere bestanden tegelijk geüpload dan is het afknijpen van de bandbreedte overigens niet aan te bevelen, het opslaan van bestanden wordt hierdoor teveel vertraagd. Dropbox toont pop-ups, onder andere wanneer nieuwe of gewijzigde bestanden met de online opslag gesynchroniseerd zijn. Is dit ongewenst, vink dan op tabblad Meldingen de opties Nieuwe gesynchroniseerde bestanden en Wijzigingen in bestanden uit (of regel het via Instellingen, onderdeel Systeem, sub Meldingen en acties).

Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?

Voor synchronisatie van bestanden met de online Dropbox wordt een beveiligde SSL/TLS-verbinding opgezet, daarnaast worden de bestanden versleuteld met 256-bits AES-versleuteling (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). De bestanden zijn dus goed beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met belangrijke of vertrouwelijke gegevens, de online bestanden zijn namelijk toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens (het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord) weet te bemachtigen...

Om je privacy te waarborgen en de veiligheid te verhogen, is het verstandig om naast het inloggen met een wachtwoord tevens gebruik te maken van tweestapsverificatie per SMS of mobiele app (de keuze is afhankelijk van jouw persoonlijke voorkeur). Laat je de inloggegevens onthouden dan zal er zelden om deze verificatiecode worden gevraagd, het vergt dus nauwelijks extra werk. Activeer de tweestapsverificatie via de webinterface www.dropbox.com, het account-icoontje, Instellingen, tabblad Beveiliging, kopje Tweestapsverificatie. Ter voorkoming van inlogproblemen als gevolg van diefstal of verlies van de telefoon kan als back-up nog een tweede mobiel nummer worden opgegeven. Je ontvangt tevens een lijstje met tien eenmalig te gebruiken back-upcodes, bewaar deze goed want ze dienen als reservesleutel tot je Dropbox!

TIP: Als extra beveiliging kunnen vertrouwelijke bestanden ook eerst nog worden versleuteld met een encryptietool als AES Crypt voordat ze in Dropbox worden geplaatst. Met Boxcryptor (download: www.boxcryptor.com) is het zelfs mogelijk de gehele inhoud van Dropbox automatisch te versleutelen! Deze tools zijn ook voor andere online opslagdiensten (zoals Microsoft OneDrive en Google Drive) toepasbaar en zijn standaard op de achtergrond actief (je hebt er dus geen omkijken naar).

Aan de slag met Dropbox

Na afronding van de setup is Dropbox klaar voor gebruik. Er is gratis ruimte op de server van Dropbox gereserveerd (in beginsel 2 GB) en lokaal is de map Dropbox aangemaakt. De persoonlijke bestanden in deze lokale map worden automatisch met de online opslagruimte op de server gesynchroniseerd.

De map My Dropbox in de Windows Verkenner

Met een muisklik op het programma-icoontje in het systeemvak opent een overzichts-venster met rechtsboven snelkoppelingen naar o.a. de instellingen (het account-icoontje), de lokale Dropbox-map in de Windows Verkenner (het map-icoontje) en de webinterface van het Dropbox-account (het wereldbol-icoontje). Tabblad Recent toont een overzicht van recent gewijzigde bestanden en de synchronisatiestatus: zelf gewijzigd (knop Jij) of door andere gebruikers aangepast (knop Gedeeld dan wel Team).

Dropbox synchroniseren

Synchronisatie van bestanden met DropboxZodra de online Dropbox is gewijzigd (doordat er een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd), wordt de lokale map automatisch gesynchroniseerd (en vice versa). Aan de overlay bij het bestandsicoontje is de status af te lezen: een groen bolletje betekent dat de synchronisatie is voltooid en een blauw bolletje duidt erop dat het synchroniseren aan de gang is. Uitgebreidere informatie over de status van het synchronisatieproces wordt vermeld in het snelmenu (zo blijkt in bovenstaand voorbeeld dat er nog één videobestand gesynchroniseerd moet worden en dat dit met de beschikbare bandbreedte nog 26 minuten zal duren). Vanuit de Windows Verkenner kan de status van het synchronisatieproces zelfs op bestandsniveau worden gevolgd.

Dropbox snel toegankelijk maken

Het is prettig wanneer Dropbox snel kan worden benaderd. De lokale Dropbox-map wordt al met een tegel aan Start toegevoegd maar er zijn nog een aantal mogelijkheden:

De online Dropbox is als volgt te benaderen:

Bestanden in de Dropbox

Mappen en bestanden kunnen het eenvoudigst vanuit de Windows Verkenner (door middel van kopiëren, knippen-plakken, slepen etc.) of direct vanuit een programma aan de lokale Dropbox-map worden toegevoegd. Wordt op een andere computer gewerkt waar de Dropbox-software niet op is geïnstalleerd dan kunnen bestanden worden geüpload door deze vanuit de Windows Verkenner naar de webinterface van Dropbox te slepen. Ook vanuit de webinterface is het mogelijk via de optie Bestanden uploaden, dit is echter beduidend omslachtiger. Verwijderen van mappen of bestanden kan zowel vanuit de Windows Verkenner als vanuit de webinterface. Selecteer de betreffende mappen of bestanden (gebruik de CTRL- of SHIFT-toets om meerdere items tegelijk te selecteren) en verwijder deze met de Delete-knop (Windows Verkenner) of de knop Verwijderen onder de knop met de drie puntjes (webinterface).

Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (bij de gratis versie tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het programmeren omdat je zo in geval van problemen altijd nog kan teruggrijpen naar een stuk code dat eerder nog wel werkte. Daarnaast is het een ideale back-up voor het geval de bestanden per ongeluk of door malware worden verwijderd!

Een verwijderd bestand terughalen

Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen alleen via de webinterface worden teruggehaald. Via Verwijderde bestanden (in het linker menu) wordt een overzicht getoond van recent verwijderde bestanden: selecteer het te herstellen bestand en bevestig met de knop Terugzetten. Het ongedaan maken kan ook vanuit de map zelf, maar dan moeten wel eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt via de optie Verwijderde bestanden weergeven (rechts in het venster). Selecteer een of meerdere terug te halen bestanden en klik op de knop Terugzetten. Soms is het uit privacy-overwegingen wenselijk dat verwijderde bestanden nooit meer kunnen worden hersteld, gebruik in dat geval de optie Definitief verwijderen (onder de knop met de drie puntjes),hiermee wordt een bestand of map definitief uit de dropbox (en dus ook uit de geschiedenis) verwijderd. Nadat de bestanden succesvol zijn hersteld, kunnen de overige verwijderde bestanden weer worden verborgen (optie Verwijderde bestanden verbergen).

LET OP: Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij!

Een oude versie van een bestand herstellen

Het terughalen van een oudere versie van een bestand kan zowel via de lokale map als via de webinterface. Lokaal gaat dat door vanuit de Windows Verkenner met rechts op het betreffende bestand te klikken en te kiezen voor Versiegeschiedenis waarna deze automatisch in de webinterface wordt geopend. Vanuit de webinterface kan de geschiedenis eenvoudig worden geopend via de knop met de drie puntjes uiterst rechts op de regel van het bestand, optie Versiegeschiedenis. Zet de gewenste versie terug met de knop Terugzetten. Vanwege de automatische synchronisatie is het bestand daarmee op alle locaties direct weer hersteld.

Oude versies van bestanden herstellen met Dropbox

Bestanden delen

Mappen en (grote!) bestanden kunnen eenvoudig met derden worden gedeeld door een downloadlink naar de opslaglocatie in Dropbox te delen (NB: het betreft een download, de bestanden in de dropbox kunnen dus niet door de ontvanger worden gewijzigd!). Klik daarvoor vanuit de Windows Verkenner met rechts op een te delen bestand of map, selecteer Link kopiëren om een downloadlink van deze locatie naar het klembord te kopiëren en plak de link met de toetscombinatie CTRL-V in een nieuw e-mailbericht, website of ander document. Bedenk dat dergelijke links zo via internet met andere gebruikers kunnen worden gedeeld, deze werkwijze is dus niet geschikt voor het delen van vertrouwelijke informatie!

Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers

Het gebruik van gedeelde mappen is ideaal om gezamenlijk in dezelfde bestanden te kunnen werken. Medegebruikers kunnen als volgt worden toegevoegd: klik (met rechts) op een map in Dropbox en kies Delen, vul de e-mailadressen van de genodigden in (gescheiden met een komma, spatie o.i.d.), wijzig eventueel de rechten (Kan bewerken of Kan weergeven) en voeg desgewenst een persoonlijk bericht toe. Geef in geval van een reeds gedeelde map via het tandwiel aan of de genodigde andere gebruikers mag toevoegen (optie Teamleden met bewerkingsmachtigingen) of dat deze rechten voorbehouden zijn aan de eigenaar (Alleen jij).

Zodra de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en vervolgens via de webinterface het delen te activeren), wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd en is hij gerechtigd bestanden in deze map te openen, te wijzigen, toe te voegen of zelfs te verwijderen! Aan het gewijzigde icoontje (twee poppetjes) is te zien dat een map wordt gedeeld. De naam van de map kan (zowel via de Windows Verkenner als via de webinterface) later altijd nog worden aangepast. Een naamswijziging vindt eenzijdig plaats, de andere gebruikers merken daar dus niets van!

Via het venster dat opent met een rechter muisklik op een gedeelde map, optie Delen is te zien met welke gebruikers de map reeds is gedeeld. Moet een medegebruiker de toegang tot een gedeelde map worden ontzegd dan kan deze worden losgekoppeld via het keuzemenu achter de betreffende gebruiker, optie Verwijderen. Via de optie Eigenaar maken (eveneens in het keuzemenu) kan de eigenaar van de map worden gewijzigd. Via het tandwiel is in te stellen wie andere gebruikers voor de gedeelde map mag uitnodigen: Iedereen of Alleen ik. Via de knop Delen van map opheffen kunnen alle medegebruikers in één keer weer worden verwijderd, al dan niet met behoud van lokaal opgeslagen bestanden.

LET OP: Wees voorzichtig met delen! Zorg zelf regelmatig voor back-ups en vraag je bij elk onvervangbaar bestand af of het wel zinvol is het in een gedeelde map te plaatsen.

Een team maken om bestanden te delen

Wordt binnen een organisatie met een grote groep mensen aan dezelfde bestanden gewerkt dan is het ook een optie om via Paper een map aan te maken voor het delen van bestanden binnen een team. De toegevoegde waarde is beperkt omdat het in de praktijk op hetzelfde neerkomt als een gedeelde map met bestanden waar uitgenodigde gebruikers toegang toe hebben...

Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand!

Gedeelde mappen zijn bijzonder geschikt voor het gezamenlijk werken in documenten. Voorzichtigheid is echter wel op zijn plaats, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies tot gevolg! Uiteindelijk worden alleen de wijzigingen bewaard van degene die het bestand als laatste opslaat, de wijzigingen van de andere gebruikers worden daarbij overschreven. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen nog worden achterhaald door een ouder revisiebestand terug te zetten (klik in de Windows Verkenner met rechts op het bestand en kies Versiegeschiedenis, selecteer de juiste versie en klik op de knop Terugzetten). Sla het laatst bewaarde bestand dan wel eerst op onder een andere naam!

ALTERNATIEVEN VOOR DROPBOX

Er zijn voldoende (eveneens gratis) alternatieven die online opslagruimte bieden én kunnen synchroniseren met de lokaal opgeslagen bestanden, zoals Microsoft OneDrive (www.onedrive.com) en Google Drive (https://drive.google.com)

TIP: MultCloud (download: www.multcloud.com) kan eventueel worden ingezet om diverse synchronisatietools samen te voegen tot één tool voor online opslag. En met de tool RaiDrive (download: www.raidrive.com) zijn verschillende opslagdiensten eenvoudig met een eigen schijfletter toe te voegen. Dit zorgt voor meer overzicht en maakt de mappen eenvoudig toegankelijk. Bijkomend voordeel is dat zo meerdere accounts van dezelfde provider kunnen worden beheerd.


© 2001-2021 - - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring