Het programma Dropbox (download: www.dropbox.com) is een cloudopslagdienst, vergelijkbaar met OneDrive van Windows. Dropbox synchroniseert de lokaal opgeslagen bestanden automatisch met de (gratis) online opslagruimte. De online opslag van Dropbox kan vanaf elk ander apparaat (Windows, Android, Linux en iOS) benaderd worden, mits aangemeld wordt met het Dropbox-account. Dropbox kan dus overal ter wereld vanaf elk apparaat (pc, tablet of smartphone) worden benaderd, mits deze over een internetverbinding beschikt. Is het niet gewenst of niet mogelijk om de software te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé) dan kan Dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd. Sterker nog, je kan zelfs een Dropbox-account openen zónder gebruik te maken van de software!
KLIK SNEL DOOR... |
De lokaal in Dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online Dropbox ‘gekopieerd’ (en vice versa) zodat de bestanden op alle apparaten synchroon blijven lopen. Omdat daarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand geüp- of download worden, verloopt het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand! Is de internetverbinding tijdelijk verbroken dan vindt synchronisatie direct plaats zodra de verbinding weer is hersteld.
Dropbox heeft echter nog meer te bieden! Zo kunnen bestanden middels een downloadlink voor derden toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze een Dropbox-account hebben (erg handig om even snel wat documenten of foto’s te delen). Ook kunnen andere Dropbox-gebruikers worden gemachtigd om toegang tot specifieke mappen te krijgen zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Het is dus niet meer nodig om (grote) bestanden omslachtig uit te wisselen via een USB-stick, per e-mail of een FTP-server.
Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte, of 2,5 GB wanneer je wordt uitgenodigd vanaf een reeds bestaand Dropbox-account. En met het introduceren van nieuwe Dropbox-gebruikers kan de hoeveelheid extra gratis opslagruimte zelfs oplopen tot maximaal 16 GB! Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan, mits Dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, video’s en muziek online te zetten...
De installatie van Dropbox heeft niet zo veel om het lijf. Heb je nog geen account, ga dan naar www.dropbox.com/register, maak een account aan met je e-mailadres en download de software. Heb je al een Dropbox-account, download de software dan via www.dropbox.com/desktop, start de setup en meld je aan met je account. Een gratis account kan aan maximaal drie apparaten worden gekoppeld. Is dat aantal bereikt dan moet een van deze apparaten eerst worden ontkoppeld (via de setup) voordat de installatie kan worden voortgezet. Gebruik de link Basic-abonnement behouden om de betaalde variant (met 2 TB online opslag) te negeren. In het volgende scherm kan de opslaglocatie van de lokale Dropbox-map worden aangepast, dit gaat via de enigszins verstopte link Geavanceerde instellingen. Standaard wordt de Dropbox-map opgeslagen in de map C:\Gebruikers\<inlognaam>\Dropbox gebruikt, de voorkeur gaat echter uit naar een locatie op een aparte datapartitie (gescheiden van de systeembestanden van Windows), bijvoorbeeld de map D:\Dropbox.
Wordt aangemeld met een al langer bestaand Dropbox-account (en staat er dus al het een en ander in de online opslag van Dropbox) dan is het eventueel mogelijk om bepaalde mappen met bestanden uit te sluiten voor synchronisatie met de lokale opslag (knop Mappen selecteren). Vink de optie Bestanden als alleen-online opslaan uit wanneer je wilt voorkomen dat de bestanden lokaal worden verwijderd nadat ze in de cloud zijn opgeslagen (is er genoeg schijfruimte dan is het sowieso verstandiger om de bestanden op minimaal één pc in de lokale opslag te laten staan). De geavanceerde instellingen zijn na afronding van de installatie altijd nog te wijzigen op het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het account-icoontje links onderin, optie Voorkeuren, onderdeel Synchroniseren.
Nadat de setup is afgerond, opent de map Dropbox in de Windows Verkenner (was het Dropbox-account al eerder in gebruik dan wordt de inhoud van deze Dropbox automatisch op de achtergrond gedownload). Doorloop gelijk even de voorkeursinstellingen via het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het account-icoontje links onderin, optie Voorkeuren:
Bij synchronisatie van bestanden met de online Dropbox wordt een beveiligde SSL/TLS-verbinding opgezet, worden de bestanden versleuteld met 256-bits AES-versleuteling (de encryptietechniek die ook bij internetbankieren wordt gebruikt) en wordt tweestapsverificatie toegepast. De bestanden zijn dus goed beveiligd (wat uiteraard niet wil zeggen dat vertrouwelijke bestanden zomaar aan een online opslag moeten worden toevertrouwd!). De tweestapsverificatie is te wijzigen via www.dropbox.com, het account-icoontje, Instellingen, tabblad Beveiliging. Het is ten sterkste aan te raden om extra aanmeldopties in te stellen, ter voorkoming van aanmeldproblemen bij diefstal of verlies van de telefoon. Dat kan een extra mobiel nummer zijn, een lijstje met herstelcodes of een fysieke herstelsleutel (via USB).
Na het installeren en afstellen van Dropbox is de tool klaar voor gebruik. Er is gratis ruimte op de server van Dropbox gereserveerd (in beginsel 2 GB), en op de schijf is de map Dropbox aangemaakt. De persoonlijke bestanden in deze lokale map worden automatisch met de online opslagruimte op de server gesynchroniseerd. De app opent met een muisklik op het programma-icoontje in het systeemvak (al dan niet verborgen achter het opwaartse pijltje in het systeemvak). Links in dit venster staan snelkoppelingen naar het algemene overzicht met recent bewerkte of toegevoegde bestanden (knop Beginpagina), de lokale Dropbox-map in de Windows Verkenner (knop Mappen) en de algemene meldingen van Dropbox (knop Activiteit). Links onderin staan snelkoppelingen naar de webinterface van het Dropbox-account (knop Online openen) en de instellingen (knop Account). Verder staat bovenin een zoekfunctie, en direct daaronder de tabbladen Jij en Gedeeld (zodat snel te zien is welke bestanden door jou en andere gebruikers zijn aangepast). Indien van toepassing wordt onderin het venster ook de synchronisatiestatus getoond (zoals bij het ISO-bestand in de afbeelding).
Zodra er bestanden in de online Dropbox zijn toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, wordt de lokale map in de Windows Verkenner automatisch gesynchroniseerd (en vice versa). Kolom Status toont de synchronisatiestatus: draaiende blauwe pijltjes laten zien dat de synchronisatie nog aan de gang is, een groene cirkel betekent dat de synchronisatie is voltooid.
 |
Het bestand wordt gesynchroniseerd. |
 |
Het bestand is zowel online als offline beschikbaar. |
 |
Het bestand is zowel online als offline beschikbaar, bij weinig schijfruimte mag dit bestand lokaal worden verwijderd. |
 |
Het bestand is alleen online beschikbaar. |
 |
Het bestand kan niet worden bijgewerkt of gesynchroniseerd. |
 |
Het bestand wordt genegeerd en niet gesynchroniseerd. |
Er zijn een aantal mogelijkheden om de lokale Dropbox-map snel te openen:
De online Dropbox is als volgt te benaderen:
Mappen en bestanden kunnen het eenvoudigst vanuit de Windows Verkenner (door middel van kopiëren, knippen-plakken, slepen etc.) of direct vanuit een programma aan de lokale Dropbox-map worden toegevoegd. Is de Dropbox-software niet op de pc geïnstalleerd dan kunnen bestanden ook vanuit de webomgeving aan Dropbox worden toegevoegd (via de knop Uploaden, of door ze vanuit de Windows Verkenner naar de webinterface te slepen). Ook het verwijderen van mappen of bestanden kan zowel vanuit de Windows Verkenner als via de webinterface. Via de webinterface gaat dat als volgt: selecteer de betreffende mappen of bestanden (via het selectievakje dat verschijnt met een muisbeweging over de betreffende items; gebruik de Shift-toets om meerdere items tegelijk te selecteren) en verwijder deze met de knop Verwijderen (of de Del-toets).
Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (bij de gratis versie tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Dit is handig wanneer in teamverband aan documenten wordt gewerkt, maar bijvoorbeeld ook bij het programmeren (zo kan je altijd nog teruggrijpen naar een stuk code dat eerder nog wel werkte). Daarnaast is het een ideale back-up voor het geval de bestanden per ongeluk of door malware worden gewijzigd of verwijderd!
Verwijderde bestanden kunnen alleen via de webinterface worden teruggehaald. Via onderdeel Start (links in het venster), optie Verwijderde bestanden wordt een overzicht getoond van recent verwijderde bestanden: selecteer het te herstellen bestand (via het selectievakje dat verschijnt met een muisbeweging over het betreffende bestand) en bevestig met de knop Terugzetten. Het ongedaan maken kan ook vanuit de map zelf, maar dan moeten wel eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt via de knop Meer opties (het wat lastig te vinden tandwieltje), optie Mapinstellingen, optie Verwijderde bestanden weergeven. Selecteer een of meerdere terug te halen bestanden en klik op de knop Terugzetten. Met de optie Deze map terugdraaien (eveneens via de knop met het tandwieltje, optie Mapinstellingen) is het zelfs mogelijk om de gehele map terug in de tijd te zetten, hetgeen handig is wanneer het aantal onbedoeld gewijzigde bestanden niet meer is te overzien.
Soms is het uit privacyoverwegingen wenselijk dat verwijderde bestanden niet meer kunnen worden hersteld. Ga in dat geval naar onderdeel Start, optie Verwijderde bestanden en verwijder de bestanden en/of mappen definitief uit Dropbox (en dus ook uit de geschiedenis) met de knop Definitief verwijderen.
Het terughalen van een oudere versie van een bestand kan zowel via de lokale map als via de webinterface. Lokaal gaat dat door vanuit de Windows Verkenner met rechts op het betreffende bestand te klikken en te kiezen voor Dropbox, Versiegeschiedenis waarna deze automatisch in de webinterface wordt geopend. Vanuit de webinterface zelf gaat dat eenvoudig via de knop Meer (de knop met de drie puntjes, uiterst rechts op de regel van het bestand), optie Meer, optie Versiegeschiedenis. Zet de gewenste versie terug met de knop Terugzetten. Vanwege de automatische synchronisatie is het bestand daarmee op alle locaties direct weer hersteld.
Mappen en (grote!) bestanden kunnen eenvoudig met derden worden gedeeld door een downloadlink naar de opslaglocatie in Dropbox te delen (NB: het betreft een download, de bestanden in de dropbox kunnen dus niet door de ontvanger worden gewijzigd!). Klik daarvoor vanuit de Windows Verkenner met rechts op een te delen bestand of map, selecteer Dropbox, Link kopiëren om een downloadlink van deze locatie naar het klembord te kopiëren en plak de link met de toetscombinatie Ctrl-V in een nieuw e-mailbericht, website of ander document. Bedenk dat dergelijke links zo via internet met andere gebruikers kunnen worden gedeeld, deze werkwijze is dus niet geschikt voor het delen van vertrouwelijke informatie!
Het gebruik van gedeelde mappen is ideaal om gezamenlijk in dezelfde bestanden te kunnen werken. Medegebruikers kunnen als volgt worden toegevoegd: klik met rechts op een Dropbox-map in de Windows Verkenner, selecteer Dropbox, Delen, knop Personen toevoegen, vul de e-mailadressen van de genodigden in (gescheiden met een komma, spatie o.i.d.), pas eventueel de gebruikersrechten aan via de link onderin het venster (wijzig kan bewerken in kan dit bestand weergeven zodat de ontvanger de bestanden in de map wel kan lezen, maar niet kan bewerken) en voeg desgewenst een persoonlijk bericht toe. Zodra de ontvanger de per e-mail toegezonden uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en vervolgens via de webinterface het delen te activeren), wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd en is hij gerechtigd bestanden in deze map te openen, te wijzigen, toe te voegen of zelfs te verwijderen! Aan het gewijzigde icoontje (drie poppetjes) is te zien dat een map wordt gedeeld. De naam van de map kan via de Windows Verkenner óf via de webinterface worden aangepast. Een naamswijziging vindt eenzijdig plaats, de andere gebruikers merken daar dus niets van!
Via het venster dat opent met een rechter muisklik op een gedeelde map, optie Dropbox, optie Maptoegang beheren is te zien met welke gebruikers de map reeds wordt gedeeld. Moet een medegebruiker de toegang tot een gedeelde map worden ontzegd dan kan deze worden losgekoppeld via het keuzemenu achter de betreffende gebruiker, optie Verwijderen. Met de optie Eigenaar maken kan de eigenaar van de map worden gewijzigd. Via het tandwiel is in te stellen wie andere gebruikers voor de gedeelde map mag uitnodigen: Leden van map of Alleen de eigenaar. Via de link Delen van map opheffen (links onderin het venster) kunnen alle medegebruikers in één keer weer worden verwijderd, al dan niet met behoud van lokaal opgeslagen bestanden.
LET OP: Wees voorzichtig met delen! Zorg zelf regelmatig voor back-ups en vraag je bij elk onvervangbaar bestand af of het wel zinvol is het in een gedeelde map te plaatsen.
Wordt binnen een organisatie met een grote groep mensen aan dezelfde bestanden gewerkt dan is het ook een optie om via Paper een map aan te maken voor het delen van bestanden binnen een team. De toegevoegde waarde is beperkt omdat het in de praktijk op hetzelfde neerkomt als een gedeelde map met bestanden waar uitgenodigde gebruikers toegang toe hebben...
Gedeelde mappen zijn bijzonder geschikt voor het gezamenlijk werken in documenten. Voorzichtigheid is echter wel op zijn plaats, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Dit zorgt gegarandeerd voor synchronisatieconflicten, en mogelijk ook nog eens voor dataverlies! Uiteindelijk worden alleen de wijzigingen van de laatst opgeslagen versie bewaard, de wijzigingen van de andere gebruikers worden daarbij overschreven. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen nog worden achterhaald door een oudere versie terug te zetten (klik in de Windows Verkenner met rechts op het bestand, optie Dropbox, optie Versiegeschiedenis, selecteer de juiste versie en klik op de knop Terugzetten). Sla het laatst bewaarde bestand dan wel eerst op onder een andere naam!
© 2001-2026 - Menno Schoone - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring