Dropbox: bestanden synchroniseren met online opslagruimte biedt ongekende mogelijkheden!

Zelden ben ik zo enthousiast over de mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid van een programma als Dropbox (download: www.dropbox.com). Dropbox biedt niet alleen (gratis) online opslagruimte maar is tevens een uitstekende synchronisatietool tussen apparaten met Windows, Android of iOS: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). En daarmee ook op alle andere apparaten die met het Dropbox-account synchroniseren!


Wat is Dropbox en waar kan je het voor gebruiken?

Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om documenten of een collectie foto's te delen met collega's, familie of vrienden). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven (grote) bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server. Kortom: Dropbox is een interessant alternatief voor de online opslagmogelijkheden OneDrive van Microsoft (www.onedrive.com, standaard in Windows 10 en 8.1 aanwezig).

TIP: De dropbox kan overal ter wereld vanaf elke willekeurige pc, tablet of smartphone worden benaderd, mits deze over een internetverbinding beschikt. Is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé) dan kan Dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd. Sterker nog, je kan zelfs een Dropbox-account openen zónder gebruik te maken van de software!

Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel

De lokaal in de dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. En vice versa: vindt er een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de webinterface) dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken dan vindt synchronisatie plaats zodra de verbinding weer is hersteld.

De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid MB's voor de eerste keer aan de dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je wellicht denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een snelle synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand!

SYNCHRONISEREN VAN FAVORIETEN, E-MAIL, BUREAUBLAD…

Met een Microsoft-account is het mogelijk de instellingen van het gebruikersaccount online te synchroniseren zodat je altijd over je eigen gegevens beschikt, ongeacht op welke computer je aan het werk bent. Maak je (nog) geen gebruik van een Microsoft-account? Het synchroniseren van de webbrowserfavorieten, het e-mailarchief, de contactpersonen en/of de items op het bureaublad kan ook met Dropbox worden uitgevoerd. Hiervoor moeten wel eerst bij elke computer de opslaglocaties van deze persoonlijke gegevens worden gewijzigd naar dezelfde submappen van Dropbox (let op: het is belangrijk dat bij elk account naar dezelfde map wordt verwezen! Op de website is uitgebreid te lezen hoe het wijzigen van de opslaglocatie van persoonlijke bestanden in zijn werk gaat). Zodra de opslaglocaties zijn gewijzigd, worden de gegevens continu tussen de verschillende computers gesynchroniseerd. En dankzij de geavanceerde synchronisatietechniek gaat deze synchronisatie zelfs bij grote bestanden (zoals het omvangrijke archiefbestand OUTLOOK.PST van Outlook) opmerkelijk snel!


Opslagcapaciteit Dropbox

Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte en zelfs 2,5 GB wanneer je wordt uitgenodigd vanaf een reeds bestaand Dropbox-account (met het introduceren van nieuwe Dropbox-gebruikers kan de hoeveelheid extra gratis opslagruimte oplopen tot maximaal 16 GB en het direct vanaf de camera uploaden van foto's levert nog eens 3 GB extra ruimte op). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan, mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, muziek en video's online te zetten...

Dropbox installeren

De installatie van Dropbox heeft niet zo veel om het lijf. Ga naar de website www.dropbox.com, geef je naam, e-mailadres en wachtwoord op, accepteer de voorwaarden, meld je aan en download de software. De Dropbox-map (de lokale map die wordt gesynchroniseerd met de online Dropbox) wordt standaard opgeslagen in de map C:\Gebruikers\inlognaam\Dropbox, de voorkeur gaat echter uit naar een locatie op een aparte datapartitie (gescheiden van de systeembestanden van Windows). Klik daarom bij de afronding van de setup op de link Geavanceerde instellingen om de standaard opslaglocatie aan te passen, bijvoorbeeld naar de map D:\Dropbox. Wordt aangemeld met een bestaand Dropbox-account dan kan via selectieve synchronisatie worden aangegeven welke submappen bij het synchroniseren meegenomen moeten worden (knop Instellingen wijzigen). Beide instellingen zijn overigens ook na installatie nog te wijzigen via een rechter muisklik op het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het tandwieltje, optie Voorkeuren, tabblad Synchroniseren, knoppen Verplaatsen dan wel knop Selectieve Synchronisatie.

Dropbox installeren    Dropbox opslaglocatie aanpassen

Voorkeursinstellingen wijzigen

Nadat de setup is afgerond, kunnen de voorkeursinstellingen van Dropbox worden gewijzigd via het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het tandwieltje rechts bovenin, optie Voorkeuren. Wijzig de weergavetaal zo nodig naar Nederlands via tabblad Algemeen (de weergavetaal van de online omgeving www.dropbox.com is eenvoudig te wijzigen via het account-icoontje rechts bovenin het online dashboard, optie Settings, kopje Preferences, link Edit). Op tabblad Synchroniseren kan de opslaglocatie van de map Dropbox worden gewijzigd. Vind je het irritant dat nieuw in Windows aangemaakte schermafbeeldingen standaard aan de Dropbox worden toegevoegd, deactiveer dan op tabblad Importeren de optie Schermafdrukken delen via Dropbox. Is op tabblad Bandbreedte de optie LAN-synchronisatie inschakelen geactiveerd dan wordt een snelle synchronisatie tussen computers in hetzelfde netwerk bevorderd. Op dit tabblad kan eventueel ook de maximale down- en uploadsnelheid worden beperkt zodat er meer bandbreedte overblijft voor andere programma's (en wellicht ook andere computers die gebruik maken van dezelfde internetverbinding). Worden regelmatig meerdere bestanden tegelijk geüpload dan is het afknijpen van de bandbreedte overigens niet aan te bevelen, het opslaan van bestanden wordt hierdoor teveel vertraagd. Dropbox toont pop-ups, onder andere wanneer nieuwe of gewijzigde bestanden met de online opslag gesynchroniseerd zijn. Is dit ongewenst, vink dan op tabblad Meldingen de opties Nieuwe bestanden gesynchroniseerd en Wijzigingen in bestanden uit.

TIP: Via de website www.speedtest.nl kan de down- en uploadsnelheid van de internetverbinding worden gemeten. Deze informatie is handig om te bepalen hoeveel bandbreedte Dropbox maximaal kan en mag gebruiken.

Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?

Voor synchronisatie van bestanden met de online Dropbox wordt een beveiligde SSL-verbinding opgezet, daarnaast worden de bestanden versleuteld met 256-bits AES-versleuteling (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). Je mag er dus vanuit gaan dat het synchroniseren goed is beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met het online zetten van belangrijke of vertrouwelijke gegevens. De online bestanden zijn namelijk direct toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens (het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord) weet te bemachtigen...

Om je privacy te waarborgen en de veiligheid te verhogen, is het verstandig om naast het inloggen met een wachtwoord tevens gebruik te maken van tweestapsverificatie per SMS of mobiele app (de keuze is afhankelijk van jouw persoonlijke voorkeur). Laat je de inloggegevens onthouden dan zal er zelden om deze verificatiecode worden gevraagd, het vergt dus nauwelijks extra werk. Activeer de tweestapsverificatie via het accounticoontje in de webinterface, Instellingen, tabblad Beveiliging, kopje Tweestapsverificatie. Ter voorkoming van inlogproblemen als gevolg van diefstal of verlies van de telefoon kan als back-up nog een tweede mobiel nummer worden opgegeven. Je ontvangt tevens een lijstje met tien eenmalig te gebruiken back-upcodes, bewaar deze goed want ze dienen als reservesleutel tot je Dropbox!

TIP: Als extra beveiliging kunnen vertrouwelijke bestanden ook eerst nog worden versleuteld met een encryptietool als AxCrypt voordat ze in Dropbox worden geplaatst. Met BoxCryptor (download: www.boxcryptor.com) is het zelfs mogelijk de gehele inhoud van Dropbox automatisch te versleutelen! Deze tools zijn ook voor andere online opslagdiensten (zoals Microsoft OneDrive en Google Drive) toepasbaar en zijn standaard op de achtergrond actief (je hebt er dus geen omkijken naar).

Aan de slag met Dropbox

Na afronding van de setup is Dropbox klaar voor gebruik. Er is gratis ruimte op de server van Dropbox gereserveerd (in beginsel 2 GB) en lokaal is de map Dropbox aangemaakt. De persoonlijke bestanden in deze lokale map worden automatisch met de online opslagruimte op de server gesynchroniseerd.

De map My Dropbox in de Windows Verkenner

Met een muisklik op het programma-icoontje in het systeemvak opent een overzicht van recent gewijzigde bestanden en de synchronisatiestatus. Rechts bovenin staan snelkoppelingen naar de instellingen (het tandwieltje), de webinterface van het Dropbox-account (het wereldbol-icoontje) en de lokale Dropbox-map in de Windows Verkenner (het map-icoontje).

Dropbox synchroniseren

Zodra de online Dropbox is gewijzigd (doordat er een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd), wordt de lokale map automatisch gesynchroniseerd (en vice versa). Aan het Dropbox-icoontje in het systeemvak is de algemene status van het synchronisatieproces af te lezen. Een groen bolletje betekent dat de synchronisatie is voltooid, een blauw bolletje duidt erop dat het synchroniseren aan de gang is en een rood bolletje geeft aan dat er op dat moment niet kan worden gesynchroniseerd (bijvoorbeeld omdat er geen netwerkverbinding is, of omdat de servers van Dropbox tijdelijk onbereikbaar zijn). Uitgebreidere informatie over de status van het synchronisatieproces wordt vermeld in het snelmenu (zie bovenstaande afbeelding). Zo blijkt in dit voorbeeld dat er nog één bestand gesynchroniseerd moet worden en dat dit met de beschikbare bandbreedte nog 41 seconden zal duren. Vanuit de Windows Verkenner kan de status van het synchronisatieproces zelfs op bestandsniveau worden gevolgd.

Synchronisatie van bestanden met Dropbox

Dropbox snel toegankelijk maken

Het is prettig wanneer Dropbox snel kan worden benaderd. De lokale Dropbox-map wordt al met een tegel aan Start toegevoegd maar er zijn nog een aantal mogelijkheden:

De online Dropbox is als volgt te benaderen:

Bestanden in de Dropbox

Mappen en bestanden kunnen het eenvoudigst vanuit de Windows Verkenner (door middel van kopiëren, knippen-plakken, slepen etc.) of direct vanuit een programma aan de lokale Dropbox-map worden toegevoegd. Wordt op een andere computer gewerkt waar de Dropbox-software niet op is geïnstalleerd dan kunnen bestanden worden geüpload door deze vanuit de Windows Verkenner naar de webinterface van Dropbox te slepen. Ook vanuit de webinterface is het mogelijk via de knop Bestanden uploaden, dit is echter beduidend omslachtiger. Verwijderen van mappen of bestanden kan zowel vanuit de Windows Verkenner als vanuit de webinterface. Selecteer de betreffende mappen of bestanden (gebruik de CTRL- of SHIFT-toets om meerdere items tegelijk te selecteren) en verwijder deze met de Delete-knop (Windows Verkenner) of de knop Verwijderen (webinterface).

Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het programmeren omdat je zo in geval van problemen altijd nog kan teruggrijpen naar een stuk code dat eerder nog wel werkte. Daarnaast is het een ideale back-up voor het geval de bestanden per ongeluk of door malware worden verwijderd!

Een verwijderd bestand terughalen

Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen alleen via de webinterface worden teruggehaald. Via Bestanden (in het linker menu), link Verwijderde bestanden wordt een overzicht getoond van recent verwijderde bestanden: selecteer het te herstellen bestand en bevestig met de knop Terugzetten. Het ongedaan maken kan ook vanuit de map zelf, maar dan moeten wel eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt via de link Verwijderde bestanden weergeven (rechts in het venster). Selecteer een of meerdere terug te halen bestanden en klik op de knop Terugzetten. Soms is het uit privacy-overwegingen wenselijk dat verwijderde bestanden nooit meer kunnen worden hersteld, gebruik in dat geval de optie Definitief verwijderen, hiermee wordt een bestand of map definitief uit de dropbox (en dus ook uit de geschiedenis) verwijderd. Nadat de bestanden succesvol zijn hersteld, kunnen de overige verwijderde bestanden weer worden verborgen (link Verwijderde bestanden verbergen).

LET OP: Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus geen invloed op de beschikbare schijfruimte.

Een oude versie van een bestand herstellen

Het terughalen van een oudere versie van een bestand kan zowel via de lokale map als via de webinterface. Lokaal gaat dat door vanuit de Windows Verkenner met rechts op het betreffende bestand te klikken en te kiezen voor Versiegeschiedenis waarna deze automatisch in de webinterface wordt geopend. Vanuit de webinterface kan de geschiedenis eenvoudig worden geopend via de knop met de drie puntjes uiterst rechts op de regel van het bestand, optie Versiegeschiedenis. Zet de gewenste versie terug met de knop Terugzetten. Vanwege de automatische synchronisatie is het bestand daarmee op alle locaties direct weer hersteld.

Oude versies van bestanden herstellen met Dropbox

Bestanden delen

Mappen en (grote!) bestanden kunnen eenvoudig met derden worden gedeeld door een downloadlink naar de opslaglocatie in Dropbox te delen (nb: het betreft een download, de bestanden in de dropbox kunnen dus niet door de ontvanger worden gewijzigd!). Klik daarvoor vanuit de Windows Verkenner met rechts op een te delen bestand of map, selecteer Link kopiëren om een downloadlink van deze locatie naar het klembord te kopiëren en plak de link met de toetscombinatie CTRL-V in een nieuw e-mailbericht, website of ander document. Bedenk dat dergelijke links zo via internet met andere gebruikers kunnen worden gedeeld, deze werkwijze is dus niet geschikt voor het delen van vertrouwelijke informatie!

Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers

Het gebruik van gedeelde mappen is ideaal om gezamenlijk in dezelfde bestanden te kunnen werken. Medegebruikers kunnen als volgt worden toegevoegd: klik (met rechts) op een map en kies Delen, vul de e-mailadressen van de genodigden in (gescheiden met een komma, spatie o.i.d.), wijzig eventueel de rechten (Kan bewerken of Kan weergeven) en voeg desgewenst een persoonlijk bericht toe. Geef in geval van een map via de link Instellingen voor map aan of de genodigde andere gebruikers mag toevoegen (optie Mensen met bewerkingsmachtigingen) of dat deze rechten voorbehouden zijn aan de eigenaar.

Zodra de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en vervolgens via de webinterface het delen te activeren), wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd en is hij gerechtigd bestanden in deze map te openen, te wijzigen, toe te voegen of zelfs te verwijderen! Aan het gewijzigde icoontje (twee poppetjes) is te zien dat een map wordt gedeeld. De naam van de map kan (zowel via de Windows Verkenner als via de webinterface) later altijd nog worden aangepast. Een naamswijziging vindt eenzijdig plaats, de andere gebruikers merken daar dus niets van!

Via het venster dat opent met een rechter muisklik op een gedeelde map, optie Delen is te zien met welke gebruikers de map reeds is gedeeld. Moet een medegebruiker de toegang tot een gedeelde map worden ontzegd dan kan deze worden losgekoppeld via het keuzemenu achter de betreffende gebruiker, optie Verwijderen. Via de optie Eigenaar maken (eveneens in het keuzemenu) kan de eigenaar van de map worden gewijzigd. Via de link Mapinstellingen is in te stellen wie andere gebruikers voor de gedeelde map mag uitnodigen: Iedereen of Alleen ik. Via de link Delen van map opheffen kunnen alle medegebruikers in één keer weer worden verwijderd, al dan niet met behoud van lokaal opgeslagen bestanden.

LET OP: Wees voorzichtig met delen! Zorg zelf regelmatig voor back-ups en vraag je bij elk onvervangbaar bestand af of het wel zinvol is het in een gedeelde map te plaatsen.

Een team maken om bestanden te delen

Wordt binnen een organisatie met een grote groep mensen aan dezelfde bestanden gewerkt dan is het ook een optie om via Paper een map aan te maken voor het delen van bestanden binnen een team. De toegevoegde waarde is beperkt omdat het in de praktijk op hetzelfde neerkomt als een gedeelde map met bestanden waar uitgenodigde gebruikers toegang toe hebben...

Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand!

Gedeelde mappen zijn bijzonder geschikt voor het gezamenlijk werken in documenten. Voorzichtigheid is echter wel op zijn plaats, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies tot gevolg! Uiteindelijk worden alleen de wijzigingen bewaard van degene die het bestand als laatste opslaat, de wijzigingen van de andere gebruikers worden daarbij overschreven. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen nog worden achterhaald door een ouder revisiebestand terug te zetten (klik in de Windows Verkenner met rechts op het bestand en kies Versiegeschiedenis, selecteer de juiste versie en klik op de knop Terugzetten). Sla het laatst bewaarde bestand dan wel eerst op onder een andere naam!

ALTERNATIEVEN VOOR DROPBOX

Er zijn voldoende (eveneens gratis) alternatieven die online opslagruimte bieden én kunnen synchroniseren met de lokaal opgeslagen bestanden.

TIP: MultCloud (download: www.multcloud.com) kan eventueel worden ingezet om meerdere synchronisatietools samen te voegen tot één tool voor online opslag.


© 2001-2018 - - SchoonePC - Rotterdam - The Netherlands