Dropbox: bestanden synchroniseren met online opslagruimte biedt ongekende mogelijkheden!

Zelden ben ik zo enthousiast over de mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid van een programma als het op deze pagina besproken Dropbox (download: www.dropbox.com). Dropbox biedt niet alleen (gratis) online opslagruimte maar is tevens een uitstekende synchronisatietool tussen apparaten met Windows, Android of iOS: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). En daarmee ook op alle andere apparaten die met het Dropbox-account synchroniseren!

Wat is Dropbox en waar kan je het voor gebruiken?

Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om documenten of een collectie foto's te delen met collega's, familie of vrienden). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven (grote) bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server. Kortom: Dropbox is een interessant alternatief voor de online opslagmogelijkheden OneDrive van Microsoft (www.onedrive.com, standaard in Windows 10 en 8.1 aanwezig).

TIP: De dropbox kan overal ter wereld vanaf elke willekeurige pc, tablet of smartphone worden benaderd, mits deze over een internetverbinding beschikt. Is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé) dan kan Dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd. Sterker nog, je kan zelfs een Dropbox-account openen zónder gebruik te maken van de software!

KOMT UW BEVEILIGINGSSOFTWARE MET EEN VIRUSMELDING?

Sommige beveiligingssoftware komt met een virusmelding wanneer Dropbox-software wordt gedownload. Deze melding betreft echter een false positive (een onterechte melding), Dropbox is gewoon veilig te installeren en gebruiken!


Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel

De lokaal in de dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. En vice versa: vindt er een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de webinterface) dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken dan vindt synchronisatie plaats zodra de verbinding weer is hersteld.

De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid MB's voor de eerste keer aan de dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je wellicht denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een snelle synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand!

SYNCHRONISEREN VAN FAVORIETEN, E-MAIL, BUREAUBLAD…

Met een Microsoft-account is het mogelijk de instellingen van het gebruikersaccount online te synchroniseren zodat je altijd over je eigen gegevens beschikt, ongeacht op welke computer je aan het werk bent. Maak je (nog) geen gebruik van een Microsoft-account? Het synchroniseren van de webbrowserfavorieten, het e-mailarchief, de contactpersonen en/of de items op het bureaublad kan ook met Dropbox worden uitgevoerd. Hiervoor moeten wel eerst bij elke computer de opslaglocaties van deze persoonlijke gegevens worden gewijzigd naar dezelfde submappen van Dropbox (let op: het is belangrijk dat bij elk account naar dezelfde map wordt verwezen! Op de website is uitgebreid te lezen hoe het wijzigen van de opslaglocatie van persoonlijke bestanden in zijn werk gaat). Zodra de opslaglocaties zijn gewijzigd, worden de gegevens continu tussen de verschillende computers gesynchroniseerd. En dankzij de geavanceerde synchronisatietechniek gaat deze synchronisatie zelfs bij grote bestanden (zoals het omvangrijke archiefbestand OUTLOOK.PST van Outlook) opmerkelijk snel!


Opslagcapaciteit Dropbox

Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte en zelfs 2,5 GB wanneer je wordt uitgenodigd vanaf een reeds bestaand Dropbox-account (met het introduceren van nieuwe Dropbox-gebruikers kan de hoeveelheid extra gratis opslagruimte oplopen tot maximaal 16 GB en het direct vanaf de camera uploaden van foto's levert nog eens 3 GB extra ruimte op). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan, mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, muziek en video's online te zetten...

Dropbox installeren

De installatie van Dropbox heeft niet zo veel om het lijf. Ga naar de website www.dropbox.com, geef uw naam, e-mailadres en wachtwoord op, accepteer de voorwaarden, klik op de knop Gratis registreren, knop Gratis downloaden. Klik in het eerste blauwe venster op de link Geavanceerde instellingen om de standaard opslaglocatie (de lokale map die straks wordt gesynchroniseerd met de online Dropbox) aan te passen. Volgens de standaard instellingen is dat de map C:\Gebruikers\inlognaam\Dropbox, mijn voorkeur gaat echter uit naar een locatie op een aparte datapartitie (gescheiden van de systeembestanden van Windows), bijvoorbeeld de map D:\Dropbox. Wordt aangemeld met een bestaand Dropbox-account dan kan via selectieve synchronisatie worden aangegeven welke submappen bij het synchroniseren meegenomen moeten worden (knop Instellingen wijzigen). Beide instellingen zijn overigens ook na installatie nog te wijzigen via een rechter muisklik op het Dropbox-icoontje in het systeemvak, het tandwieltje, optie Voorkeuren, tabblad Account, knoppen Verplaatsen danwel knop Selectieve Synchronisatie.

Dropbox installeren    Dropbox opslaglocatie aanpassen

Voorkeursinstellingen wijzigen

Nadat de setup is afgerond, kunnen de voorkeursinstellingen van Dropbox worden gewijzigd. Klik hiervoor met rechts op het Dropbox-icoontje (rechts onderin het systeemvak op de taakbalk), klik op het tandwieltje rechts bovenin en kies de optie Voorkeuren. Is de weergavetaal nog niet ingesteld op Nederlands, wijzig deze dan op tabblad Algemeen.

TIP: De weergavetaal van de webinterface www.dropbox.com is ook eenvoudig te wijzigen in het Nederlands: ga hiervoor naar het dropdown-menu (door op de accountnaam te klikken), optie Settings en wijzig onder het kopje Preferences met de knop Change de taal in Nederlands.

Stoort u zich aan de pop-ups van Dropbox die aangeven dat bestanden zijn gesynchroniseerd? Vink dan op tabblad Algemeen de optie Meldingen op desktop weergeven uit. Op tabblad Account kan de opslaglocatie van de map Dropbox worden gewijzigd. Vindt u het irritant dat nieuw in Windows aangemaakte schermafbeeldingen standaard aan de Dropbox worden toegevoegd, deactiveer dan op tabblad Importeren de optie Schermafdrukken via Dropbox delen. Is op tabblad Bandbreedte de optie LAN-synchronisatie inschakelen geactiveerd dan wordt een snelle synchronisatie tussen computers in hetzelfde netwerk bevorderd. Op dit tabblad kan eventueel ook de maximale down- en uploadsnelheid worden beperkt zodat er meer bandbreedte overblijft voor andere programma's (en wellicht ook andere computers die gebruik maken van dezelfde internetverbinding). Worden overigens regelmatig meerdere bestanden tegelijk geüpload dan is het niet aan te bevelen deze instelling te wijzigen omdat het opslaan van bestanden hierdoor teveel vertraagt.

TIP: Via de website www.speedtest.nl kan de down- en uploadsnelheid van de internetverbinding worden gemeten. Deze informatie is handig om te bepalen hoeveel bandbreedte Dropbox maximaal kan en mag gebruiken.

Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?

Voor synchronisatie van bestanden met de online Dropbox wordt een beveiligde SSL-verbinding opgezet, daarnaast worden de bestanden versleuteld met 256-bits AES-versleuteling (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). Je mag er dus wel vanuit gaan dat het synchroniseren redelijk goed is beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met het online zetten van belangrijke of vertrouwelijke gegevens. De online bestanden zijn namelijk direct toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens (het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord) weet te bemachtigen...

Om uw privacy te waarborgen en de veiligheid te verhogen, is het verstandig om naast het inloggen met een wachtwoord tevens gebruik te maken van tweestapsverificatie per SMS of mobiele app (de keuze is afhankelijk van uw persoonlijke voorkeur). Laat u de inloggegevens onthouden dan zal er zelden om deze verificatiecode worden gevraagd, het vergt dus nauwelijks extra werk. Deze tweestapsverificatie kan via de webinterface, Instellingen (rechtsboven in het uitklapmenu dat verschijnt door op de gebruikersnaam te klikken), tabblad Beveiliging, link Inschakelen worden geactiveerd. Ter voorkoming van inlogproblemen als gevolg van diefstal of verlies van de telefoon kan als back-up een tweede mobiel nummer worden opgegeven. U ontvangt tevens een lijstje met tien eenmalige back-upcodes, bewaar deze goed want ze dienen als reservesleutel tot uw Dropbox!

TIP: Als extra beveiliging kan naast de twee-staps-verificatie ook nog worden overwogen vertrouwelijke bestanden te versleutelen met een encryptietool als AxCrypt voordat ze in Dropbox worden geplaatst. Met BoxCryptor (download: www.boxcryptor.com) is het zelfs mogelijk de gehele inhoud van Dropbox automatisch te versleutelen! Deze tools zijn ook voor andere online opslagdiensten (zoals Microsoft OneDrive en Google Drive) toepasbaar en zijn standaard op de achtergrond actief (je hebt er dus geen omkijken naar).

Aan de slag met Dropbox

Na afronding van de setup is Dropbox klaar voor gebruik. Er is gratis ruimte op de server van Dropbox gereserveerd (in beginsel 2 GB) en lokaal is de map Dropbox aangemaakt. De persoonlijke bestanden in deze lokale map worden automatisch met de online opslagruimte op de server gesynchroniseerd.

De map My Dropbox in de Windows Verkenner

Verder is aan het systeemvak een icoontje toegevoegd dat met een muisklik een menu opent met een overzicht van onlangs gewijzigde bestanden, de synchronisatiestatus (zie verderop) en de instellingen. Tevens bevat dit menu onderin snelkoppelingen naar de lokale Dropbox-map in de Windows Verkenner (link Dropbox-map openen, via het grijze icoontje van de map) en naar de webinterface van het Dropbox-account (link Dropbox.com openen, via het grijze icoontje van de wereldbol).

Dropbox snel toegankelijk maken

Het is prettig wanneer Dropbox snel kan worden benaderd. De lokale Dropbox-map wordt al met een snelkoppeling aan het Startscherm toegevoegd maar er zijn nog een aantal mogelijkheden:

De online Dropbox is als volgt te benaderen:

Dropbox synchroniseren

Zodra de online Dropbox is gewijzigd (doordat er een bestand is toegevoegd, gewijzigd of verwijderd), wordt de lokale map automatisch gesynchroniseerd (en vice versa). Aan het Dropbox-icoontje in het systeemvak is de algemene status van het synchronisatieproces af te lezen. Een groen bolletje betekent dat de synchronisatie is voltooid, een blauw bolletje duidt erop dat het synchroniseren aan de gang is en een rood bolletje geeft aan dat er op dat moment niet kan worden gesynchroniseerd (bijvoorbeeld omdat er geen netwerkverbinding is, of omdat de servers van Dropbox tijdelijk onbereikbaar zijn). Met een muisklik op het Dropbox-icoontje in het systeemvak is uitgebreide informatie zichtbaar. Zo blijkt uit dit voorbeeld dat nog één bestand gesynchroniseerd moet worden en dat dit met de beschikbare bandbreedte nog ongeveer 3 minuten zal duren.

Dropbox icoontje in het systeemvak

Vanuit de Windows Verkenner kan de status van het synchronisatieproces op bestandsniveau worden gevolgd.

Synchronisatie van bestanden met Dropbox

Bestanden in de Dropbox

Mappen en bestanden kunnen het eenvoudigst vanuit de Windows Verkenner (door middel van kopiëren, knippen-plakken, slepen etc.) of direct vanuit een programma aan de lokale Dropbox-map worden toegevoegd. Wordt op een andere computer gewerkt waar de Dropbox-software niet op is geďnstalleerd dan kunnen bestanden worden ge-upload door deze vanuit de Windows Verkenner naar de webinterface van Dropbox te slepen. Ook vanuit de webinterface is het mogelijk met de ‘knop’ Uploaden (meest linkse pictogram naast het zoekveld), dit is echter beduidend omslachtiger. Verwijderen van mappen of bestanden kan zowel vanuit de Windows Verkenner als vanuit de webinterface. Selecteer de betreffende mappen of bestanden (gebruik de CTRL- of SHIFT-toets om meerdere items tegelijk te selecteren) en verwijder deze met de Delete-knop (Windows Verkenner) of de optie Verwijderen (webinterface).

Van elk bestand wordt een geschiedenis van de aangebrachte wijzigingen bijgehouden (tot 30 dagen terug) zodat oude versies en reeds verwijderde bestanden weer eenvoudig kunnen worden hersteld. Het herstellen van bestanden is niet alleen erg handig bij het in teamverband werken aan documenten, maar bijvoorbeeld ook bij het programmeren omdat je zo in geval van problemen altijd nog kan teruggrijpen naar een stuk code dat eerder nog wel werkte!

Een verwijderd bestand terughalen

Verwijderde mappen en/of bestanden kunnen alleen via de webinterface worden teruggehaald. Via de link Verwijderde bestanden (in het linker menu) wordt een overzicht getoond van recent verwijderde bestanden. De verwijdering ongedaan maken kan met een muisbeweging over het te herstellen bestand, knop Herstellen. Het ongedaan maken kan ook vanuit de map zelf, maar dan moeten wel eerst de verwijderde items zichtbaar worden gemaakt via de ‘knop’ Verwijderde bestanden weergeven (het vuilnisbakje links naast het zoekvenster; verwijderde bestanden en mappen worden lichtgrijs weergegeven). Selecteer een of meerdere terug te halen bestanden en kies de optie Herstellen. Soms is het uit privacyoverwegingen wenselijk dat verwijderde bestanden nooit meer kunnen worden hersteld, gebruik in dat geval de optie Definitief verwijderen, hiermee wordt een bestand of map definitief uit de dropbox (en dus ook uit de geschiedenis) verwijderd. Nadat de bestanden succesvol zijn hersteld, kunnen de overige verwijderde bestanden weer worden verborgen (‘knop’ Verwijderde bestanden verbergen).

Verwijderde bestanden terughalen met Dropbox

LET OP: Als je de gehele Dropbox volzet met bestanden en deze vervolgens weer allemaal verwijdert, dan zou je verwachten dat ze vanwege de bijgehouden geschiedenis nog steeds schijfruimte in beslag nemen. Dit is echter niet het geval: na het verwijderen van bestanden komt alle ruimte weer vrij! Verwijderde bestanden (maar ook oude versies) hebben dus (vooralsnog...) geen invloed op de beschikbare schijfruimte.

Een oude versie herstellen

Het terughalen van een oudere versie kan zowel via de lokale map als via de webinterface. Lokaal gaat dat door vanuit de Windows Verkenner met rechts op het betreffende bestand te klikken en te kiezen voor Vorige versies weergeven waarna de geschiedenis van het betreffende bestand automatisch in de webinterface wordt geopend. Vanuit de webinterface kan de geschiedenis eenvoudig worden geopend met een rechter muisknop op de regel van het bestand, optie Vorige versies. Zet de gewenste versie terug met een klik op de knop Herstellen. Vanwege de automatische synchronisatie is het bestand daarmee op alle locaties direct weer hersteld.

Oude versies van bestanden herstellen met Dropbox

Bestanden delen

Door een downloadlocatie naar een specifiek in Dropbox opgeslagen bestand of map te delen, kunnen (grote!) bestanden eenvoudig voor derden toegankelijk worden gemaakt. Klik daarvoor vanuit de Windows Verkenner met rechts op een te delen bestand of map, selecteer Link kopiëren om een downloadlink van deze locatie naar het klembord te kopiëren en plak de link met de toetscombinatie CTRL-V in een nieuw e-mailbericht, website of ander document. Bedenk dat dergelijke links zo via internet met andere gebruikers kunnen worden gedeeld, deze werkwijze is dus niet geschikt voor het delen van vertrouwelijke informatie!

Afbeeldingen delen

Via de link Foto’s (links in het menu van de webinterface) opent de tijdlijn met in Dropbox opgeslagen afbeeldingen en video’s. Vanuit de tijdlijn kunnen deze bestanden worden gedownload en gedeeld. Selecteer de gewenste bestanden per stuk (via het rondje rechts bovenin de thumbnail) of per datum (via de knop Selecteren, die verschijnt met een mouse-over over de thumbnail). Met de knoppen rechts bovenin kunnen geselecteerde be¬standen worden gedeeld via mail of social media. Gebruik de knop met de drie puntjes om geselecteerde bestanden aan een album toe te voegen, te downloaden of uit Dropbox te verwijderen.

Bestanden delen met de map Public

Een overblijfsel uit het verleden is de submap Public. Deze map wordt bij nieuwe accounts niet meer automatisch aangemaakt maar is in een handomdraai alsnog toe te voegen: maak simpelweg een nieuwe map aan in Dropbox en wijzig de naam in Public. Voor bestanden die in deze map staan, kan heel eenvoudig een downloadlink worden aangemaakt (via het contextmenu, Openbare link kopiëren) die zonder tussenkomst van de website in een e-mail kan worden geplakt (met de toetscombinatie CTRL-V). Erg handig wanneer regelmatig downloadlinks moeten worden verstuurd!

Mappen delen met andere Dropbox-gebruikers

De map Public is handig voor het snel delen van bestanden maar wil je het risico niet lopen dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden dan kan je ze beter in een met specifieke Dropbox-gebruikers gedeelde map plaatsen. Gebruikers uitnodigen om medegebruiker van de gedeelde map te worden, is eenvoudig: klik vanuit de Windows Verkenner met rechts op een map en kies Delen (vanuit de webinterface via de knop Delen), vul de e-mailadressen van de genodigden in (gescheiden met een komma, spatie o.i.d.) en voeg desgewenst een persoonlijk bericht toe. Geef vervolgens aan of de gebruiker bestanden in deze map mag bewerken of alleen weergeven (via het dropdown-menuutje). Klik tot slot op de knop Uitnodigen (in de webinterface knop Delen) om de uitnodiging te versturen.

Zodra de ontvanger de uitnodiging accepteert (door op de link in de mail te klikken en vervolgens via de webinterface het delen te activeren), wordt de gedeelde map aan zijn persoonlijke dropbox toegevoegd en is hij gerechtigd bestanden in deze map te openen, te wijzigen, toe te voegen of zelfs te verwijderen! Aan het gewijzigde icoontje (twee poppetjes) is te zien dat een map wordt gedeeld. De naam van de map kan (zowel via de Windows Verkenner als via de webinterface) later altijd nog worden aangepast. Een naamswijziging vindt eenzijdig plaats, de andere gebruikers merken daar dus niets van!

Is een map eenmaal gedeeld dan kunnen medegebruikers worden toegevoegd of verwijderd via een rechter muisklik op de gedeelde map, optie Toegang beheren (in de webinterface via de knop Delen). Via het pijltje achter de betreffende gebruiker, optie Verwijderen kan deze worden losgekoppeld van de gedeelde map. Dit is tevens de plek om een andere gebruiker als eigenaar te benoemen (via het pijltje achter de betreffende gebruiker, optie Eigenaar maken). Via de link Mapinstellingen is in te stellen wie de gedeelde map mogen beheren (alleen eigenaren of ook gebruikers met bewerkingsmachtigingen). Via de link Delen van map opheffen kunnen alle medegebruikers in één keer weer worden verwijderd, al dan niet met behoud van lokaal opgeslagen bestanden.

 

Dropbox-gebruikers kunnen aan een reeds gedeelde map worden toegevoegd of verwijderd via een rechter muisklik op de map, optie Toegang beheren (via de webinterface via de knop Delen).

LET OP: Wees voorzichtig met delen! Zorg zelf regelmatig voor back-ups en vraag je bij elk onvervangbaar bestand af of het wel zinvol is het in een gedeelde map te plaatsen.

Werk niet tegelijkertijd in hetzelfde bestand!

Gedeelde mappen zijn bijzonder geschikt voor het gezamenlijk werken in documenten. Voorzichtigheid is echter wel op zijn plaats, Dropbox laat namelijk niet zien of een bestand reeds door een andere gebruiker is geopend! Het risico bestaat dus dat meerdere gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde document aan het werk zijn. Het mag duidelijk zijn dat dit zal resulteren in synchronisatieproblemen, mogelijk met dataverlies tot gevolg! Uiteindelijk worden alleen de wijzigingen bewaard van degene die het bestand als laatste opslaat, de wijzigingen van de andere gebruikers worden daarbij overschreven. De niet gesynchroniseerde wijzigingen kunnen nog worden achterhaald door een ouder revisiebestand terug te zetten (klik in de Windows Verkenner met rechts op het bestand en kies Vorige versies weergeven, selecteer de juiste versie en klik op de knop Herstellen). Sla het laatst bewaarde bestand dan wel eerst op onder een andere naam!

TIP: Het mag duidelijk zijn dat er risico's verbonden zijn aan het gebruik van gedeelde mappen. Maak dus vooraf goede afspraken om te voorkomen dat op hetzelfde moment in een document wordt gewerkt waardoor mogelijk belangrijke data en/of kostbare tijd verloren gaat!

MEER INFORMATIE OVER DROPBOX

Korte uitleg Dropbox:
www.dropbox.com/tour

Vragen en antwoorden met betrekking tot Dropbox:
www.dropbox.com/help

Dropbox-forum (Engelstalig, verplicht inloggen):
www.dropboxforum.com

Opslagcapaciteit

Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 GB gratis online opslagruimte hetgeen aanzienlijk kan toenemen wanneer aan enkele voorwaarden wordt voldaan. Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan, mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto’s, muziek en video’s online te zetten...

Alternatieven

Er zijn voldoende (eveneens gratis) alternatieven die online opslagruimte bieden én kunnen synchroniseren met de lokaal opgeslagen bestanden.

Ook al bieden sommige van deze tools meer opslagruimte, geen enkele is zo gebruiksvriendelijk als Dropbox: MultCloud (download: www.multcloud.com) kan eventueel worden ingezet om meerdere van deze synchronisatietools samen te voegen tot één tool voor online opslag.


 
 
 
 

© 2001-2016 - - SchoonePC - Rotterdam - The Netherlands