Chatten en vergaderen met Microsoft Teams (Windows 11)

Microsoft Teams, de app van Microsoft om te chatten, (video)bellen en vergaderen, wordt gratis met Windows 11 meegeleverd. Het betreft een light-versie van de commerciële versie voor zakelijk- en schoolgebruik. Velen maken dus al gebruik van Teams en nu deze ook standaard in Windows 11 zit, wordt het nog makkelijker om je collega’s, familie of vrienden via Teams te bereiken.

TIP: Wordt Microsoft Teams met Windows opgestart en heb je daar geen behoefte aan? Haal de app dan uit het opstartproces van Windows via Taakbeheer (te openen via een rechter muisklik op Start), sub Opstart-apps of via Instellingen > Apps > Opstarten.

Aanmelden bij Microsoft Teams

Via de knop Chat (het paarse spraakwolkje met camera in de taakbalk) opent het snelmenu van Microsoft Teams. Bij de eerste keer opstarten wordt gevraagd aan te melden met het Microsoft-account. Is het gebruikersaccount gekoppeld aan een Microsoft-account dan hoeft deze alleen nog bevestigd te worden met de knop Aan de slag (ter controle worden de aan het Microsoft-account gekoppelde naam, e-mailadres en eventueel het telefoonnummer weergegeven). Werk je met een lokaal gebruikersaccount, koppel de app dan handmatig aan een Microsoft-account via de knop Aanmelden: geef in het welkomstscherm de voor- en achternaam op en vink de optie voor het synchroniseren van contactpersonen met Outlook.com en Skype uit als je het adresboek niet wilt synchroniseren met de online opslag.

Nadat het Microsoft-account is aangemeld, opent het snelmenu met de knoppen Nu vergaderen, Gesprek starten en Chat. Is de app enige tijd in gebruik dan vult dit venster al snel met recente chats en contactpersonen. Met de knop Teams openen (rechts bovenin het snelmenu) opent het uitgebreide venster van Microsoft Teams. Dit venster is tevens toegankelijk via het Teams-icoontje in het overloopmenu van het systeemvak.

TIP: Gebruik je liever direct het Microsoft Teams-venster, maak deze dan vast aan de taakbalk: open de app, klik met rechts op het icoontje in de taakbalk, optie Aan taakbalk vastmaken. De knop Chat (voor het snelmenu van Teams) kan dan net zo goed van de taakbalk worden verwijderd (via Instellingen > Persoonlijke instellingen > Taakbalk).

Een chat starten

Het opstarten van een chat gaat vanuit het snelmenu met de knop Chat, of vanuit het Microsoft Teams-venster via sub Chatten, knop Nieuwe chat (knop met vierkantje en pen). Vul bij het Aan-veld de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer in van de persoon waar je mee wilt chatten. Is nog niet eerder met deze persoon gechat dan wordt eerst een uitnodiging verstuurd met het verzoek om deel te nemen (dat kan ook wanneer deze persoon nog geen gebruik maakt van Teams!). Nadat de chat is opgestart, kan deze eventueel worden omgezet naar een audio- of videogesprek (met de knoppen rechts bovenin het venster). Met de knop Deelnemers weergeven en toevoegen (rechtsboven), optie Personen toevoegen zijn extra deelnemers aan het gesprek toe te voegen.

Een Teams-vergadering inplannen

De reden waarom veel mensen Microsoft Teams gebruiken, is de mogelijkheid om met meerdere personen tegelijk online te vergaderen. Zo’n vergadering is in te plannen via het Teams-venster, sub Agenda (links in het venster), knop Nieuwe vergadering. Geef de vergadering een titel, datum, tijdstip en eventueel aanvullende gegevens. Sla de vergadering op (knop Opslaan) en kopieer vervolgens de uitnodigingslink naar het klembord (knop Koppeling kopiëren) zodat deze via e-mail, chat e.d. met andere deelnemers gedeeld kan worden. Deze link is achteraf altijd nog terug te vinden via de afspraak in de Teams-agenda (de link begint met https://teams.live/meet/...).

TIP: Wil je actief deel kunnen nemen aan een vergadering dan moet de pc voorzien zijn van een werkende microfoon en camera. Teams gebruikt de in Windows als standaard ingestelde microfoon en camera, deze zijn eventueel te wijzigen via naar Instellingen > Systeem > Geluid (voor de microfoon) en Instellingen > Bluetooth en apparaten > Camera's (voor de camera). Is de ingestelde microfoon of camera ontoegankelijk, controleer dan bij de app-machtigingen of de app Microsoft Teams toegangsrechten heeft (via Instellingen > Privacy en beveiliging > Microfoon en/of Camera).

Deelnemen aan een Teams-vergadering

De organisator start de vergadering via de ingeplande afspraak in de Teams-agenda, knop Deelnemen. Ben je uitgenodigd voor een Teams-vergadering, klik dan op de ontvangen link, optie Open Microsoft Teams, schakel de microfoon en/of camera met de schuifknopjes in (of uit!) en vervolg met de knop Nu deelnemen om deel te nemen aan de vergadering. Je komt dan in de lobby (een virtuele wachtruimte) terecht  totdat de organisator je toelaat tot de vergadering. De microfoon en de camera kunnen tijdens de vergadering naar wens worden in- en uitgeschakeld via de bijbehorende knoppen bovenin het venster (de microfoon is ook met de knop Microfoon in het systeemvak te dempen en weer in te schakelen). Heb je beeld- of geluidproblemen, kijk dan of dit is op te lossen via de knop Meer acties (knop met 3 puntjes), optie Apparaatinstellingen.

Een handige functie van Teams is het delen van het scherm (knop Inhoud delen, het vierkantje met de opwaarts gerichte pijl): hiermee kan de organisator tijdens de vergadering een PowerPoint of ander document presenteren (het gedeelde venster is voor de organisator te herkennen aan de rode rand). Met de optie Scherm wordt het volledige scherm gedeeld, met de optie Venster een reeds openstaand venster. Het delen wordt beëindigd via de knop Delen stoppen (knop met kruisje). Via de knop Meer acties, optie Vergaderopties kan eventueel worden ingesteld dat iedereen zijn scherm mag presenteren.

TIP: Wil je meer weten over Microsoft Teams, neem dan een kijkje bij de praktische handleidingen van Timon op de website www.timetoguide.nl/teams/.