Tips en trucs voor het instellen van Outlook

Er zijn twee manieren om e-mailberichten te versturen: webbased (met een webbrowser als Internet Explorer) of via een e-mailprogramma. De meeste webbased oplossingen zijn niet al te moeilijk in gebruik en zijn overal ter wereld beschikbaar (de mail blijft namelijk op de server van de e-mailprovider staan). Met een e-mailprogramma kunnen e-mailberichten vanaf de PC worden verzonden en ontvangen, waarbij de e-mailberichten op de betreffende computer worden opgeslagen. In het MS Office-pakket is hiervoor het (met name onder zakelijke gebruikers populaire) programma Outlook beschikbaar (vanaf versie 2007 is deze niet meer in de versie voor thuisgebruik opgenomen). Outlook Express (onderdeel van Windows XP), Windows Mail (onderdeel van Windows Vista) en Windows Live Mail worden elders op deze website behandeld.

E-mailaccount instellen

Zoals de meeste e-mailprogramma's maakt ook Outlook gebruik van een wizard voor het instellen van een nieuw e-mailaccount. Bij Outlook XP/2002/2003 is deze te vinden via de optie Extra in de menubalk, optie E-mailaccounts, optie Een nieuwe e-mailaccount toevoegen, bij Outlook 2007 via de optie Extra in de menubalk, optie Accountinstellingen, knop Nieuw en bij Outlook 2010 via tabblad Bestand, knop Account toevoegen. Bij Outlook 2007/2010 is het verstandig de optie Serverinstellingen of extra servertype handmatig configureren te activeren (de automatische configuratie is namelijk vaak onvolledig).


Hoewel in enkele gevallen ook HTTPS- of IMAP-accounts worden gebruikt, is POP3 het meest toegepaste protocol. De voor een POP3-account benodigde gegevens (e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord, POP3- en SMTP-server) worden door de e-mailprovider verstrekt. Geef bij de servers voor inkomende en uitgaande e-mail de door de e-mailprovider verstrekte POP3- en SMTP-server op (om e-mail te kunnen verzenden moet vrijwel altijd de SMTP-server van de internetprovider worden ingevuld waarmee op dat moment verbinding wordt gemaakt, ook al wordt een e-mailaccount van een andere internetprovider gebruikt!). Vul tevens uw naam (welke wordt getoond aan de ontvangers van uw e-mailberichten) en het e-mailadres in (geef het e-mailadres wel correct op, anders komen replies op uw berichten niet bij u aan!). Als laatste moeten de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven, de gebruikersnaam komt meestal overeen met (het eerste gedeelte van) het e-mailadres.

TIP: De meeste providers ondersteunen een beveiligde verbinding (SSL of TLS) voor het ontvangen en verzenden van e-mail. Wordt dit aangeboden dan is het verstandig daar ook gebruik van te maken!

De eigenschappen van het e-mailaccount kunnen eventueel via de knop Meer instellingen worden gewijzigd. Op het eerste tabblad kan bijvoorbeeld de naam van het account worden aangepast (zodat deze in accountbeheer gemakkelijk kan worden herkend) en, indien de e-mailprovider daar opdracht toe geeft, op tabblad Geavanceerd de poortnummers. Onderaan dit tabblad kan tevens worden ingesteld dat Outlook de binnenkomende berichten (eventueel voor een bepaalde tijd) op de mailserver moet laten staan. Deze optie is handig wanneer de e-mail op twee verschillende computers moet kunnen worden gedownload. Door de bewaartijd op de server tot een à twee weken te beperken, wordt voorkomen dat de mailbox volloopt en er geen e-mail meer kan worden ontvangen.

LET OP: Bij gebruik van Outlook XP/2002 (en ouder) in combinatie met Windows Vista of Windows 7 kan het wachtwoord niet worden opgeslagen. Voor het oplossen van dit probleem is minimaal een upgrade naar Outlook 2003 noodzakelijk.

De standaard Outlook-instellingen wijzigen

De standaard instellingen van Outlook zijn op een aantal onderdelen voor verbetering vatbaar. Het is wellicht zinvol de volgende instellingen te wijzigen:

OUTLOOK MINIMALISEREN TOT ICOONTJE

Outlook heeft de mogelijkheid zich te minimaliseren tot een icoontje rechts onderin het systeemvak (in plaats van op de taakbalk). Vanaf Outlook 2003 is dit mogelijk door met rechts op het in het systeemvak getoonde icoontje te klikken en te kiezen voor Verbergen indien geminimaliseerd (dit heeft in Windows 7 alleen zin wanneer Outlook niet aan de taakbalk is vastgepind!). Bij de oudere versies van Outlook kan dit echter alleen via het register worden ingesteld, maak daarvoor de DWORD-waarde MinToTray met de waarde 1 aan in de volgende registersleutel:
HKCU\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences

'ONVEILIGE' BIJLAGEN TOCH OPENEN

Voor Outlook is er geen workaround voor het openen van beveiligde attachments, zoals in Outlook Express/Windows Mail. Voor het (gedeeltelijk) uitzetten van de attachmentbeveiliging in Outlook zult u wijzigingen in het register moeten aanbrengen. Voeg daar de tekenreekswaarde Level1Remove met de toegestane extensies toe, gescheiden met een ;-teken (bijvoorbeeld exe;com) in de volgende registersleutel (maak de registersleutel indien nodig zelf aan):
HKCU\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Security
(10.0 voor Outlook 2002/XP, 11,0 voor Outlook 2003, 12,0 voor Outlook 2007; 14,0 voor Outlook 2010)

Let wel: deze wijziging zorgt er alleen voor dat de bestanden nu wél toegankelijk zijn, ze worden er dus niet veiliger van! Om de computer zo veilig mogelijk te houden, is het verstandig de toegevoegde extensies na afloop weer te verwijderen. Deze lastige registerwijziging kan gelukkig ook met een tool worden uitgevoerd. Ik adviseerde altijd gebruik te maken van Outlook Attachment Options (download: www.slovaktech.com), na de installatie is deze bereikbaar via Extra, Opties, tabblad Attachment Security & Options. Deze tool is echter (nog) niet geschikt voor Outlook 2010, als alternatief kan ook gebruik worden gemaakt van een van de volgende twee programma's:

Outlook Attachment Enabler
 Direct na installatie van Outlook Attachment Enabler (download: www.veign.com/application.php?appid=109) wordt een overzicht van geblokkeerde bestandsextensies getoond (optie Display Blocked Extensions). Selecteer de gewenste extensie en voeg deze met de knop Mark as safe toe aan de veilige lijst. Nadat het bestand is geopend, kan de betreffende extensie eventueel weer worden geblokkeerd (optie Display Safe Extensions, knop Mark as blocked).

Outlook Tools
Ook met OutlookTools (download: www.howto-outlook.com/products/outlooktools.htm) kunnen extensies eenvoudig als bijlage worden toegestaan en indien nodig weer worden geblokkeerd.

DE AUTOCOMPLETE LIST

Zodra de eerste letters van een e-mailadres in het Aan-veld van een e-mailbericht worden getikt, toont Outlook eerder gebruikte e-mailadressen in het dropdown-menu. Niet iedereen is blij met deze AutoComplete-functie, omdat het programma óók de foutief gespelde en inmiddels achterhaalde e-mailadressen voorstelt. Wat velen echter niet weten, is dat het met de DEL-toets kinderlijk eenvoudig is de ongewenste vermeldingen uit de lijst te verwijderen op het moment dat ze worden getoond! Het is bij Outlook XP, 2003 en 2007 overigens ook mogelijk de AutoComplete List veilig te stellen zodat deze naar een andere PC of gebruikersaccount kan worden overgezet (bij Outlook 2010 wordt de lijst voor automatisch aanvullen vanzelf opnieuw gegenereerd). Sluit Outlook af en kopieer het bestand Outlook.NK2 met de Windows Verkenner naar de nieuwe locatie. Bij Windows XP staat het bestand in de map C:\Documents and Settings\loginnaam\Application Data\Microsoft\Outlook, bij Windows Vista/7 in de map C:\Gebruikers\loginnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Liever helemaal geen gebruik maken van de AutoComplete List? Schakel deze dan uit via Extra, Opties, knop E-mailopties, knop Geavanceerde e-mailopties, deactiveer de optie Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC (Outlook 2003 en 2007). Bij Outlook 2010 gaat dat via tabblad Bestand, taak E-mail, onderdeel Berichten verzenden, deactiveer de optie Lijst voor automatisch aanvullen gebruiken voor suggesties van namen wanneer u namen in de vakken Aan, CC en BCC typt.

Databaselocatie Outlook wijzigen

Wordt gebruik gemaakt van een aparte opslaglocatie (bijvoorbeeld een aparte datapartitie) zodat de persoonlijke bestanden van de systeembestanden gescheiden kunnen worden, verplaats dan ook de database van Outlook naar deze locatie. De databasebestanden zijn standaard verborgen en zullen dus eerst zichtbaar moeten worden gemaakt. Voor meer informatie, zie de pagina over het verplaatsen van de persoonlijke bestanden naar een datapartitie en de problemen die zich daarbij kunnen voordoen.

Om de database van Microsoft Outlook te verplaatsen, moet het bestand OUTLOOK.PST worden verplaatst. Dit bestand is onder Windows XP opgeslagen in de standaard verborgen map C:\Documents and Settings\inlognaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ en onder Windows Vista/7 in de standaard verborgen map C:\Gebruikers\inlognaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\; Outlook 2010 slaat het archief overigens op in de submap Outlook-bestanden van de map Mijn documenten (XP/7)/Documenten (Vista) met persoonlijke documenten. Nadat Outlook is gesloten kan het bestand OUTLOOK.PST eenvoudig vanuit de Windows Verkenner met knippen (CTRL-X) en plakken (CTRL-V) naar de persoonlijke map op de datapartitie worden verplaatst (bijvoorbeeld D:\inlognaam\Outlook). Nu het bestand van de oorspronkelijke locatie is verwijderd, zal Outlook bij het opstarten een foutmelding tonen omdat het de database niet meer kan vinden. Navigeer naar de nieuwe locatie van het OUTLOOK.PST-bestand (accepteer daarbij de foutmeldingen) en herstart Outlook. Is het automatisch archiveren actief dan moet ook het bestand ARCHIVE.PST worden meegenomen. Dit bestand is in dezelfde map als het OUTLOOK.PST opgeslagen, en kan op vergelijkbare wijze worden verplaatst.

LET OP: Normaal zijn deze PST-bestanden verborgen en dus niet zichtbaar in de Windows Verkenner! Via ALT-Extra, Mapopties, tabblad Weergave kunnen dergelijke bestanden zichtbaar worden gemaakt. Activeer daarvoor de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven.

TIP: Voor het kosteloos terughalen/herstellen van een in Outlook verwijderde e-mail kan eventueel gebruik worden gemaakt van de gratis met Outlook meegeleverde reparatietool SCANPST.

OPLOSSEN PROBLEMEN MET HET ADRESBOEK

Meestal ontstaan er problemen met het Outlook Adresboek wanneer het bestand OUTLOOK.PST met een archief van een vorige Windows-installatie wordt overschreven. Dit probleem wordt opgelost door met rechts op het icoontje bij Contactpersonen aan de linker kant te klikken (vanaf Outlook 2003 moet eerst de knop Contactpersonen links onderin worden aangeklikt). Kies Eigenschappen, tabblad Adresboek van Outlook en zet de optie Deze map weergeven als een e-mailadresboek aan (de naam van het adresboek kan eventueel worden gewijzigd). Open vervolgens het adresboek (via Extra, Adresboek, bij Outlook 2010 via het lint), selecteer Extra, Opties en selecteer het zojuist toegevoegde adresboek in de combobox(en). Bij Outlook 2007 en ouder kan in het onderste gedeelte van dit venster eventueel nog de verwijzing naar het oude adresboek worden verwijderd.

OUTLOOK ARCHIVERING

De autoarchiveringsoptie in Outlook staat standaard aan waardoor oude e-mailberichten automatisch overgezet worden naar het bestand ARCHIVE.PST. Gearchiveerde e-mailberichten zijn niet meer zichtbaar in Outlook en zijn daarom lastig terug te vinden. Deze optie kan worden uitgezet via Extra, Opties, tabblad Overige, knop AutoArchiveren (XP/2002/2003/2007) of via tabblad Bestand, taak Opties, taak Geavanceerd, knop Instellingen voor AutoArchiveren (2010). Bij dit onderdeel kan ook de standaard opslaglocatie worden omgezet naar een veilige locatie, bijvoorbeeld D:\inlognaam\MAIL. Een al bestaand ARCHIVE.PST-bestand met daarin oude e-mailberichten kan met behulp van de Wizard importeren en exporteren in het huidige OUTLOOK.PST-bestand worden geïmporteerd. Deze wizard wordt bij Outlook XP/2002/2003/2007 gestart via Bestand, Importeren en exporteren en bij Outlook 2010 via tabblad Bestand, taak Geavanceerd, knop Exporteren. Kies vervolgens voor Gegevens uit een ander programma of bestand importeren, Bestand met persoonlijke mappen (.pst)/Outlook-gegevensbestand (.pst).

VERSLEUTELEN VAN EEN TE VERSTUREN BIJLAGE

Wanneer u bestanden met vertrouwelijke informatie als bijlage van een e-mail wilt versturen, dan kunt u deze beter eerst door middel van encryptie beveiligen. Het risico bestaat namelijk dat het e-mailbericht onderweg wordt onderschept. AxCrypt (download: www.axantum.com/AxCrypt) is hiervoor een zeer goed bruikbaar en gratis programma. Met een paar klikken heeft u een versleuteld bestand dat veilig per e-mail verzonden kan worden. De ontvangende partij hoeft de software niet te installeren, alleen de sleutel is voldoende om het bestand weer uit te pakken. Deze tool is natuurlijk ook geschikt wanneer u een groot bestand met vertrouwelijke informatie met een dienst als http://free.mailbigfile.com of www.wetransfer.com wilt versturen.

Dubbele items verwijderen

Bij het doorvoeren van een systeemwijziging of bij synchronisatieproblemen komt het wel eens voor dat Outlook-items (zoals e-mailberichten, contactpersonen, agenda-afspraken, taken en notities) dubbel in de Outlook-database terecht komen. Dubbele items in het Outlook-archief kunnen met de gratis tools Outlook Duplicate Items Remover (download: www.vaita.com/odir.asp) en Outlook Duplicates Remover (download: www.slipstick.com/addins/mail_duplicates.asp, onderaan) eenvoudig worden opgespoord en verwijderd. Voor beide tools geldt dat het verstandig is een back-up van het bestand OUTLOOK.PST te maken voordat items permanent worden verwijderd. Je weet maar nooit!

Outlook Duplicate Items Remover
ODIR is bereikbaar via de menubalk van Outlook. Elke map moet afzonderlijk worden doorzocht, hetgeen vervelend is wanneer veel submapjes zijn aangemaakt. Treft ODIR een item op twee verschillende locaties aan, dan wordt één exemplaar naar de map ODIR_duplicate items verplaatst. De items in deze map moeten vervolgens handmatig worden verwijderd. Bevat de te doorzoeken map een grote hoeveelheid e-mail, dan kan het opsporen van de dubbele items wel even duren...

Outlook Duplicates Remover
ODR is na installatie bereikbaar via het startmenu, Alle programma's, Holy Spirit, Southsea. Voordat er uitgebreid op dubbele items wordt gescand, kunnen de selectiecriteria eventueel wat fijner worden afgesteld. Van de verwijderde dubbele items wordt geen reserve back-up gemaakt, ODR gaat dus wat rigoureuzer te werk! Outlook Duplicates Remover wordt overigens niet meer doorontwikkeld ('prayerware' volgens de ontwikkelaar, hoe verzin je het...).

Invoegtoepassingen voor Outlook

Xobni brengt orde in de chaos...
Worden de berichten in Postvak In en Verzonden items niet consequent gearchiveerd, dan kan het soms best lastig zijn eerdere correspondentie terug te vinden. Herkent u dit probleem, probeer dan eens de gratis plug-in Xobni (download: www.xobni.com, geschikt vanaf Outlook 2003). Na installatie van de plug-in worden eerst alle verzonden en ontvangen e-mail (in eerste instantie die de afgelopen 6 maanden) geïndexeerd. Xobni koppelt elk nieuw bericht direct aan eerdere correspondentie met die contactpersoon. Daarnaast wordt (op basis van de in het AAN- en CC-veld vermelde contacten) feilloos weergegeven met wie deze e-mailcontacten zelf weer in contact staan. Xobni kan op basis van het e-mailverkeer uitgebreide statistieken over het e-mailgedrag van contactpersonen samenstellen zodat bijvoorbeeld inzichtelijk kan worden gemaakt op welke tijdstippen een contact zijn e-mail beantwoordt. Xobni plaatst (waar mogelijk) telefoonnummers bij de contactpersonen maar omdat deze informatie uit de tekst van ontvangen e-mail wordt gedestilleerd, is het nummer niet altijd correct. Gelukkig wordt de bron ook weergegeven, zodat makkelijk te achterhalen is of het nummer wel klopt.

Het door Xobni aangemaakte archief wordt onder Windows XP standaard opgeslagen in de map C:\Documents and Settings\inlognaam\Local Settings\Application Data\Xobni\Outlook, onder Windows Vista/7 standaard in de map C:\Gebruikers\inlognaam\AppData\Local\Xobni\Outlook.

Agenda van Outlook online synchroniseren
Lastig dat de agenda van Outlook alleen op uw eigen pc is in te zien? Wanneer de agenda-items van Outlook worden gesynchroniseerd met Google Calendar wordt het mogelijk op elke op internet aangesloten computer de agenda online in te zien en eventueel wijzigen aan te brengen. Het synchroniseren kan worden uitgevoerd met de gratis tool Google Calendar Sync (download: www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=89955) worden ingezet. Deze synchronisatie kan eenzijdig worden toegepast (zodat slechts één van de agenda’s wordt aangepast) of tweezijdig (zodat wijzigingen in één van de agenda’s ook in de andere agenda wordt doorgevoerd).

Microsoft Office Outlook Connector
Wilt u een Windows Live e-mailadres in Outlook beheren terwijl de e-mailberichten, agenda-items en contactpersonen op de server blijven staan? Maak dan gebruik van Microsoft Office Outlook Connector (download: http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/HA102218231043.aspx; alleen voor Outlook 2003 en 2007).

Wachtwoord wordt niet opgeslagen

In sommige gevallen doet Outlook moeilijk met het opslaan van wachtwoorden, ook al wordt de optie wachtwoord opslaan aangevinkt (doet dit probleem zich voor bij Windows Vista/7 in combinatie met Outlook XP/2002 en ouder, dan is hier helaas niets aan te doen). Dit is een veelvoorkomend probleem met de Protected Storage. Start de registereditor en navigeer naar de registersleutel:
HKCU\Software\Microsoft\Protected Storage System Provider

Daar staat een registersleutel staan met een lange naam die begint met S-1-5-21. Verwijder deze (het is verstandig om daar via Bestand, Exporteren eerst een back-up van te maken). In de meeste gevallen is nu het probleem opgelost en wordt het wachtwoord wel onthouden. Let op: alle opgeslagen wachtwoorden worden hiermee verwijderd. Op de pagina over het maken van een back-up van de persoonlijke gegevens staat beschreven hoe deze eerst kunnen worden veiliggesteld.

Is het probleem hiermee niet opgelost (of is het niet mogelijk de registersleutel te verwijderen), dan is er wellicht een probleem met de machtigingen van de gebruikersaccount. Selecteer de registersleutel Protected Storage System Provider en kies Bewerken, Machtigingen, knop Geavanceerd. Achter de gebruikersnaam moet in de kolom Machtiging de waarde Volledig beheer staan en in de kolom Toepassen op de waarde Deze sleutel en subsleutels. Activeer de optie Machtigingen voor alle onderliggende objecten opnieuw instellen en doorgeven van overneembare machtigingen inschakelen, klik op OK en verwijder nogmaals de registersleutel. Meer informatie is te vinden in de KB-files van Microsoft (http://support.microsoft.com/kb/290684/nl).

Openen van links werkt niet meer en andere problemen

Is het niet meer mogelijk om met een link in een e-mailbericht een website te openen of is er sprake van andere aanverwante onregelmatigheden? Een fout in de registratie van de DLL-bestanden is meestal de veroorzaker. Dit probleem is op te lossen door onderstaande commando's stuk voor stuk uit te voeren via Start, Uitvoeren:

regsvr32 urlmon.dll
regsvr32 shdocvw.dll
regsvr32 actxprxy.dll
regsvr32 oleaut32.dll
regsvr32 mshtml.dll
regsvr32 browseui.dll
regsvr32 shell32.dll

Dit gaat het gemakkelijkst door ze stuk voor stuk te selecteren, te kopiëren (CTRL-C) en in het uitvoerveld van het startmenu te plakken (CTRL-V). Start vervolgens Internet Explorer en kies Extra, Internetopties, tabblad Geavanceerd en kies de knop Opnieuw instellen. Doorgaans is het probleem dan opgelost.

Zie elders op deze website voor meer handige tips met betrekking tot het versturen van e-mail.


SchoonePC






Home   Windows XP   Windows Vista   Windows 7   Beveiliging   Software   Netwerk/internet   Herinstallatie   Systeembeheer   WWW