Tips en trucs voor het instellen van Outlook

Er zijn twee manieren om e-mail te beheren: webbased (met online opslag) of via een e-mailprogramma (waarbij alle mail lokaal wordt opgeslagen). Een (met name onder zakelijke gebruikers) populair e-mailprogramma is Outlook (onderdeel van het MS Office-pakket voor zakelijk gebruik, ook los verkrijgbaar). De e-mailprogramma's Outlook Express (onderdeel van Windows XP), Windows Mail (onderdeel van Windows Vista) en Windows Live Mail worden elders op deze website behandeld.

GRATIS ALTERNATIEVEN VOOR OUTLOOK

Omdat er een pittig prijskaartje aan het e-mailprogramma Outlook hangt, is het voor menig particulier geen reële optie. Jammer, want vooralsnog blijft Outlook het ultieme programma voor het beheren van e-mail, contactpersonen, agenda, noties en taken. Toch zijn er ook wel interessante gratis alternatieven als EssentialPIM en eM Client (download: www.emclient.com). eM Client biedt ondersteuning voor onder andere Gmail- en Microsoft-accounts en kan zodoende de agenda en contactpersonen met Gmail synchroniseren, altijd handig in combinatie met een Android-telefoon!


Een nieuw e-mailaccount aanmaken en instellen

Zoals de meeste e-mailprogramma's maakt ook Outlook gebruik van een wizard voor het instellen van een nieuw e-mailaccount. Bij Outlook XP/2002/2003 is deze te vinden via de optie Extra in de menubalk, optie E-mailaccounts, optie Een nieuwe e-mailaccount toevoegen, bij Outlook 2007 via de optie Extra in de menubalk, optie Accountinstellingen, knop Nieuw en bij Outlook 2010/2013 via tabblad Bestand, knop Account toevoegen. Het is verstandig om de optie Serverinstellingen of extra servertype handmatig configureren (Outlook 2007/2010)/Handmatige instelling of extra servertype (Outlook 2013) te activeren (de automatische configuratie is namelijk vaak onvolledig).

Zie de door uw internetprovider verstrekte informatie voor de benodigde instellingen van een POP3-account (het e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord, POP3- en SMTP-server, eventueel aangevuld met poortnummers en het beveiligingsprotocol). De opgegeven naam wordt getoond als afzender van uw e-mailberichten. Zorg ervoor dat het opgegeven e-mailadres correct is, anders komen eventuele reacties op uw berichten niet bij u aan!

Hoewel in enkele gevallen IMAP wordt gebruikt (waarbij e-mail niet lokaal maar online wordt beheerd), is POP3 het meest toegepaste protocol. Geef bij de servers voor inkomende en uitgaande e-mail de door de e-mailprovider verstrekte POP3- en SMTP-server op (om e-mail te kunnen verzenden moet hier vrijwel altijd de SMTP-server worden ingevuld van de internetprovider waarmee de computer met internet is verbonden, ook al wordt een e-mailaccount van een andere internetprovider gebruikt). Als laatste moeten de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven, de gebruikersnaam komt meestal overeen met (het eerste gedeelte van) het e-mailadres.

LET OP: Bij gebruik van Outlook XP/2002 (en ouder) in combinatie met Windows 8, 7 of Vista kan het wachtwoord niet worden opgeslagen. Voor het oplossen van dit probleem is minimaal een upgrade naar Outlook 2003 noodzakelijk.

Alle e-mail in één PST-gegevensbestand opslaan (Outlook 2010/2013)
Bij Outlook 2010/2013 kan vervolgens nog het PST-gegevensbestand worden opgegeven, dat is de locatie waarop de binnenkomende e-mail moet worden bezorgd. Volgens de standaard instellingen wordt voor elk e-mailadres een apart PST-gegevensbestand aangemaakt. Het is wellicht praktischer om met één gegevensbestand te werken en e-mail (eventueel door middel van het instellen van berichtregels) zelf in mapjes in te delen. Activeer daarvoor de optie Bestaand Outlook-gegevensbestand en selecteer via de knop Bladeren het bestand Outlook.pst om te voorkomen dat er voor elk e-mailadres een apart PST-gegevensbestand wordt aangemaakt.

Geavanceerde accountinstellingen
De geavanceerde eigenschappen van het e-mailaccount kunnen eventueel via de knop Meer instellingen worden gewijzigd. Op het eerste tabblad kan bijvoorbeeld de naam van het account worden aangepast (zodat deze in accountbeheer gemakkelijk kan worden herkend) en, indien de e-mailprovider afwijkende poorten hanteert, op tabblad Geavanceerd de poortnummers worden gewijzigd (en aanvullend daarop de verbinding worden versleuteld met SSL). Onderaan dit tabblad kan tevens worden ingesteld dat Outlook de binnenkomende berichten (eventueel voor een bepaalde tijd) op de mailserver moet laten staan. Deze optie is handig wanneer de e-mail op twee verschillende computers gedownload moet kunnen worden. Door de bewaartijd op de server tot een à twee weken te beperken, wordt voorkomen dat de mailbox volloopt en er geen e-mail meer kan worden ontvangen.

TIP: De meeste providers ondersteunen een beveiligde verbinding (SSL of TLS) voor het ontvangen en verzenden van e-mail. Wordt dit aangeboden dan is het verstandig daar ook gebruik van te maken!

De standaard Outlook-instellingen wijzigen

De standaard instellingen van Outlook zijn op een aantal onderdelen voor verbetering vatbaar. Het is wellicht zinvol de volgende instellingen te wijzigen:

OUTLOOK MINIMALISEREN TOT ICOONTJE

Outlook heeft de mogelijkheid zich te minimaliseren tot een icoontje rechts onderin het systeemvak (in plaats van op de taakbalk). Vanaf Outlook 2003 is dit mogelijk door met rechts op het in het systeemvak getoonde icoontje te klikken en te kiezen voor Verbergen indien geminimaliseerd (dit heeft in Windows 7 alleen zin wanneer Outlook niet aan de taakbalk is vastgepind!). Bij de oudere versies van Outlook kan dit echter alleen via het register worden ingesteld, maak daarvoor de DWORD-waarde MinToTray met de waarde 1 aan in de volgende registersleutel:
HKCU\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences


'ONVEILIGE' BIJLAGEN TOCH OPENEN

Voor Outlook is er geen workaround voor het openen van beveiligde attachments, zoals in Outlook Express/Windows Mail. Moet de attachmentbeveiliging in Outlook (gedeeltelijk) worden uitgezet dan kan dat het beste worden uitgevoerd met behulp van OutlookTools (download: www.howto-outlook.com/products/outlooktools.htm,  bij Windows 8:.NET Framework version 2.0 kan via het configuratiescherm, onderdeel Programma’s en onderdelen, taak Windows-onderdelen in- of uitschakelen automatisch van de Windows Update-server worden gedownload en geïnstalleerd) of Outlook Attachment Enabler (download: www.veign.com/application.php?appid=109). Hiermee kunnen extensies eenvoudig als bijlage worden toegestaan. Let wel: met deze wijziging worden de bestanden alleen toegankelijk gemaakt, ze worden er dus niet veiliger van! Om de computer zo veilig mogelijk te houden, is het dus verstandig de toege-voegde extensies na afloop weer te blokkeren.

Wijzigt u de attachmentbeveiliging liever via het register dan moet de tekenreekswaarde Level1Remove met de toegestane extensies toe, gescheiden met een ;-teken (bijvoorbeeld exe;com) in de volgende registersleutel (maak de registersleutel indien nodig zelf aan):
HKCU\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Security
15.0
is het versienummer van Outlook 2013, vervang deze zo nodig voor 11.0 (Outlook 2003), 12.0 (Outlook 2007) of 14.0 (Outlook 2010).


DE AUTOCOMPLETE LIST

Zodra de eerste letters van een e-mailadres in het Aan-veld van een e-mailbericht worden getikt, toont Outlook eerder gebruikte e-mailadressen in het dropdown-menu. Niet iedereen is blij met deze AutoComplete-functie, omdat het programma óók de foutief gespelde en inmiddels achterhaalde e-mailadressen voorstelt. Wat velen echter niet weten, is dat het met de DEL-toets (Outlook 2007/2010/2013) en/of met het kruisje (Outlook 2010/2013) kinderlijk eenvoudig is de ongewenste vermeldingen uit de lijst te verwijderen op het moment dat ze worden getoond! Het is bij Outlook XP, 2003 en 2007 overigens ook mogelijk de AutoComplete List veilig te stellen zodat deze naar een andere PC of gebruikersaccount kan worden overgezet (bij Outlook 2010/2013 wordt de lijst voor automatisch aanvullen vanzelf opnieuw gegenereerd). Sluit Outlook af en kopieer het bestand Outlook.NK2 met de Windows Verkenner naar de nieuwe locatie. Bij Windows XP staat het bestand in de map C:\Documents and Settings\loginnaam\Application Data\Microsoft\Outlook, bij Windows Vista/7 in de map C:\Gebruikers\loginnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Liever helemaal geen gebruik maken van de AutoComplete List? Schakel deze dan uit via Extra, Opties, knop E-mailopties, knop Geavanceerde e-mailopties, deactiveer de optie Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC (Outlook 2003 en 2007). Bij Outlook 2010/2013 gaat dat via tabblad Bestand, taak Opties, onderdeel E-mail, deactiveer bij Berichten verzenden de optie Lijst voor automatisch aanvullen gebruiken voor suggesties van namen wanneer u namen in de vakken Aan, CC en BCC typt.


Databaselocatie Outlook wijzigen

Wordt gebruik gemaakt van een aparte opslaglocatie (bijvoorbeeld een aparte datapartitie) zodat de persoonlijke bestanden van de systeembestanden gescheiden kunnen worden, verplaats dan ook de database van Outlook naar deze locatie. De databasebestanden zijn standaard verborgen en zullen dus eerst zichtbaar moeten worden gemaakt. Voor meer informatie, zie de pagina over het verplaatsen van de persoonlijke bestanden naar een datapartitie en de problemen die zich daarbij kunnen voordoen.

Om de database van Microsoft Outlook te verplaatsen, moet het bestand OUTLOOK.PST worden verplaatst. Dit bestand is onder Windows XP opgeslagen in de standaard verborgen map C:\Documents and Settings\inlognaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ en onder Windows Vista/7 in de standaard verborgen map C:\Gebruikers\inlognaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\; Outlook 2010/2013 slaat het archief overigens op in de submap Outlook-bestanden van de map Documenten (8/7/XP)/Documenten (Vista) met persoonlijke documenten. Nadat Outlook is gesloten kan het bestand OUTLOOK.PST eenvoudig vanuit de Windows Verkenner met knippen (CTRL-X) en plakken (CTRL-V) naar de persoonlijke map op de datapartitie worden verplaatst (bijvoorbeeld D:\inlognaam\Outlook). Nu het bestand van de oorspronkelijke locatie is verwijderd, zal Outlook bij het opstarten een foutmelding tonen omdat het de database niet meer kan vinden. Navigeer naar de nieuwe locatie van het OUTLOOK.PST-bestand (accepteer daarbij de foutmeldingen) en herstart Outlook. Is het automatisch archiveren actief dan moet ook het bestand ARCHIVE.PST worden meegenomen. Dit bestand is in dezelfde map als het OUTLOOK.PST opgeslagen, en kan op vergelijkbare wijze worden verplaatst.

LET OP: Normaal zijn deze PST-bestanden verborgen en dus niet zichtbaar in de Windows Verkenner! Via ALT-Extra, Mapopties, tabblad Weergave kunnen dergelijke bestanden zichtbaar worden gemaakt. Activeer daarvoor de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven.

TIP: Voor het kosteloos terughalen/herstellen van een in Outlook verwijderde e-mail kan eventueel gebruik worden gemaakt van de gratis met Outlook meegeleverde reparatietool SCANPST.

OPLOSSEN PROBLEMEN MET HET ADRESBOEK

Meestal ontstaan er problemen met het Outlook Adresboek wanneer het bestand OUTLOOK.PST met een archief van een vorige Windows-installatie wordt overschreven. Dit probleem wordt opgelost door via het contactpersonen-overzicht (te activeren met de knop Contactpersonen links onderin) met rechts op de regel Contactpersonen te klikken, kies Eigenschappen, tabblad Adresboek van Outlook en zet de optie Deze map weergeven als een e-mailadresboek aan (de naam van het adresboek kan eventueel worden gewijzigd). Open vervolgens het adresboek (via Extra, Adresboek, bij Outlook 2010/2013 via het lint), selecteer Extra, Opties en selecteer het zojuist geactiveerde adresboek in de combobox(en). Bij Outlook 2007 en ouder kan in het onderste gedeelte van dit venster eventueel nog de verwijzing naar het oude adresboek worden verwijderd.


OUTLOOK ARCHIVERING

De autoarchiveringsoptie staat standaard aan waardoor oude e-mailberichten automatisch overgezet worden naar het bestand ARCHIVE.PST. Gearchiveerde e-mailberichten zijn niet meer zichtbaar in Outlook en zijn daarom lastig terug te vinden. Deze optie kan worden uitgezet via Extra, Opties, tabblad Overige, knop AutoArchiveren (XP/2002/2003/2007) of via tabblad Bestand, taak Opties, onderdeel Geavanceerd, knop Instellingen voor AutoArchiveren (2010/2013). Bij dit onderdeel kan ook de standaard opslaglocatie worden omgezet naar een veilige locatie, bijvoorbeeld D:\inlognaam\MAIL. Een al bestaand ARCHIVE.PST-bestand met daarin oude e-mailberichten kan met behulp van de Wizard importeren en exporteren in het huidige OUTLOOK.PST-bestand worden geïmporteerd. Deze wizard wordt bij Outlook XP/2002/2003/2007 gestart via Bestand, Importeren en exporteren en bij Outlook 2010/2013 via tabblad Bestand, taak Opties, onderdeel Geavanceerd, knop Exporteren. Kies vervolgens voor Gegevens uit een ander programma of bestand importeren, Bestand met persoonlijke mappen (.pst)/Outlook-gegevensbestand (.pst).


MET EEN WACHTWOORD BEVEILIGD PST-BESTAND

Alhoewel het niet aanbevelenswaardig is, kan elk PST-archiefbestand (bijvoorbeeld OUTLOOK.PST) met een wachtwoord worden beveiligd. Klik daarvoor in het navigatievenster (links in Outlook) met rechts op de bestandsnaam (bijvoorbeeld Outlook), kies Eigenschappen van gegevensbestand, knop Geavanceerd, knop Wachtwoord wijzigen. Is het wachtwoord niet meer bekend dan kan deze altijd nog met PstPassword (download: www.nirsoft.net/utils/pst_password.html) worden achterhaald.


VERSLEUTELEN VAN EEN TE VERSTUREN BIJLAGE

Wanneer u bestanden met vertrouwelijke informatie als bijlage van een e-mail wilt versturen, dan kunt u deze beter eerst door middel van encryptie beveiligen. Het risico bestaat namelijk dat het e-mailbericht onderweg wordt onderschept. AxCrypt (download: www.axantum.com/AxCrypt) is hiervoor een zeer goed bruikbaar en gratis programma. Met een paar klikken heeft u een versleuteld bestand dat veilig per e-mail verzonden kan worden. De ontvangende partij hoeft de software niet te installeren, alleen de sleutel is voldoende om het bestand weer uit te pakken. Deze tool is natuurlijk ook geschikt wanneer u een groot bestand met vertrouwelijke informatie met een dienst als www.wetransfer.com wilt versturen.


Outlook synchroniseren

Agenda, contacten en notities van Outlook synchroniseren
Lastig dat de agenda, contacten en notities van Outlook alleen op uw eigen PC zijn in te zien? Met behulp van de door de fabrikant van uw mobiele telefoon beschikbaar gestelde synchronisatiesoftware zijn deze gegevens vaak eenvoudig te synchroniseren. Stelt de betreffende fabrikant deze software niet beschikbaar of is deze niet compatible met Windows 8 dan zijn de in Outlook opgeslagen contactpersonen ook altijd nog met een Gmail-account te synchroniseren door gebruik te maken van GO Contact Sync Mod (download: http://googlesyncmod.sourceforge.net).

Microsoft Office Outlook Connector
Wilt u een Microsoft-account (Hotmail, Live, MSN, Outlook e.d.)  in Outlook beheren terwijl de e-mailberichten, agenda-items en contactpersonen op de server blijven staan, maak dan gebruik van Microsoft Office Outlook Connector (download: http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/HA102218231043.aspx; alleen voor Outlook 2003 en 2007).

Dubbele items verwijderen

Bij het doorvoeren van een systeemwijziging of bij synchronisatieproblemen komt het wel eens voor dat Outlook-items (zoals e-mailberichten, contactpersonen, agenda-afspraken, taken en notities) dubbel in de Outlook-database terecht komen. Dubbele items in het Outlook-archief kunnen met de gratis tools Outlook Duplicate Items Remover (download: www.vaita.com/odir.asp), Outlook Duplicates Remover (download: www.slipstick.com/addins/mail_duplicates.asp, onderaan) en Outlook Freeware Duplicate Items (download: www.outlookfreeware.com)  eenvoudig worden opgespoord en verwijderd. Voor deze tools geldt dat het verstandig is een back-up van het bestand OUTLOOK.PST te maken voordat items permanent worden verwijderd. Je weet maar nooit!

Outlook Duplicate Items Remover (ODIR)
ODIR is bereikbaar via het lint van Outlook 2010/2013 dan wel de menubalk van eerdere Outlook-versies). Elke map moet afzonderlijk worden doorzocht, hetgeen vervelend is wanneer veel submapjes zijn aangemaakt. Treft ODIR een item op twee verschillende locaties aan, dan wordt één exemplaar naar de map ODIR_duplicate items verplaatst. De items in deze map moeten vervolgens handmatig worden verwijderd. Bevat de te doorzoeken map een grote hoeveelheid e-mail, dan kan het opsporen van de dubbele items wel even duren...

Outlook Duplicates Remover (ODR)
ODR is na installatie bereikbaar via het startscherm van Windows 8 dan wel het startmenu, Alle programma's, Holy Spirit, Southsea. Voordat er uitgebreid op dubbele items wordt gescand, kunnen de selectiecriteria eventueel wat fijner worden afgesteld. Van de verwijderde dubbele items wordt geen reserve back-up gemaakt, ODR gaat dus wat rigoureuzer te werk! Outlook Duplicates Remover wordt overigens niet meer doorontwikkeld ('prayerware' volgens de ontwikkelaar, hoe verzin je het...).

Outlook Freeware Duplicate Items
De website www.outlookfreeware.com biedt meerdere tools voor Outlook aan, onder andere de tool Duplicate Items voor het verwijderen van dubbele items.

Outlook-problemen oplossen

Vertoont Outlook problemen bij het opstarten (of wil het helemaal niet meer opstarten) en vermoedt u dat dat wordt veroorzaakt door geïnstalleerde invoegtoepassingen? Start Outlook dan eens op in veilige modus, op deze manier worden namelijk geen invoegtoepassingen geladen. (opstarten in de veilige modus kan met het commando outlook /safe in het uitvoervenster, te openen met de toetscombinatie WIN-R). Is de oorzaak van het probleem niet zo eenvoudig te achterhalen? Voer dan eens een analyse van de Office-configuratie uit, bijvoorbeeld met de Office-Configuration Analyzer Tool (OffCAT) (download: http://support.microsoft.com/kb/2812744).

Wachtwoord wordt niet opgeslagen

In sommige gevallen doet Outlook moeilijk met het opslaan van wachtwoorden, ook al wordt de optie wachtwoord opslaan aangevinkt (doet dit probleem zich voor bij Windows Vista/7 in combinatie met Outlook XP/2002 en ouder, dan is hier helaas niets aan te doen). Dit is een veelvoorkomend probleem met de Protected Storage. Start de registereditor en navigeer naar de registersleutel:
HKCU\Software\Microsoft\Protected Storage System Provider

Daar staat een registersleutel staan met een lange naam die begint met S-1-5-21. Verwijder deze (het is verstandig om daar via Bestand, Exporteren eerst een back-up van te maken). In de meeste gevallen is nu het probleem opgelost en wordt het wachtwoord wel onthouden. Let op: alle opgeslagen wachtwoorden worden hiermee verwijderd. Op de pagina over het maken van een back-up van de persoonlijke gegevens staat beschreven hoe deze eerst kunnen worden veiliggesteld.

Is het probleem hiermee niet opgelost (of is het niet mogelijk de registersleutel te verwijderen), dan is er wellicht een probleem met de machtigingen van de gebruikersaccount. Selecteer de registersleutel Protected Storage System Provider en kies Bewerken, Machtigingen, knop Geavanceerd. Achter de gebruikersnaam moet in de kolom Machtiging de waarde Volledig beheer staan en in de kolom Toepassen op de waarde Deze sleutel en subsleutels. Activeer de optie Machtigingen voor alle onderliggende objecten opnieuw instellen en doorgeven van overneembare machtigingen inschakelen, klik op OK en verwijder nogmaals de registersleutel. Meer informatie is te vinden in de KB-files van Microsoft (http://support.microsoft.com/kb/290684/nl).

Openen van links werkt niet meer en andere problemen

Is het niet meer mogelijk om met een link in een e-mailbericht een website te openen of is er sprake van andere aanverwante onregelmatigheden? Een fout in de registratie van de DLL-bestanden is meestal de veroorzaker. Dit probleem is op te lossen door onderstaande commando's stuk voor stuk uit te voeren via Start, Uitvoeren:

regsvr32 urlmon.dll
regsvr32 shdocvw.dll
regsvr32 actxprxy.dll
regsvr32 oleaut32.dll
regsvr32 mshtml.dll
regsvr32 browseui.dll
regsvr32 shell32.dll

Dit gaat het gemakkelijkst door ze stuk voor stuk te selecteren, te kopiëren (CTRL-C) en in het uitvoerveld van het startmenu te plakken (CTRL-V). Start vervolgens Internet Explorer en kies Extra, Internetopties, tabblad Geavanceerd en kies de knop Opnieuw instellen. Doorgaans is het probleem dan opgelost.

Zie elders op deze website voor meer handige tips met betrekking tot het versturen van e-mail.

 
 
 
HOME
Windows 8.1
Windows 7
Windows XP
BEVEILIGEN
AVG virusscanner
Comodo Internet Security
HOSTS-bestand
SOFTWARE
Dropbox
Bestandssynchronisatie
Gratis software
NETWERK/INTERNET
Draadloos netwerk
Bestanden delen
Outlook
HERINSTALLATIE
10 stappenplan
Back-up gegevens
Partitioneren
SYSTEEMBEHEER
Opstartproces
Windows register
Mijn docs verplaatsen
 

© 2001-2014 - - SchoonePC - Rotterdam - The Netherlands