Er zijn twee manieren om e-mailberichten te versturen: webbased (met een webbrowser als Internet Explorer) of via een e-mailprogramma. De meeste webbased oplossingen zijn niet al te moeilijk in gebruik en zijn overal ter wereld beschikbaar (de mail blijft namelijk op de server van de e-mailprovider staan). Met een e-mailprogramma kunnen e-mailberichten vanaf de PC worden verzonden en ontvangen, waarbij de e-mailberichten op de betreffende computer worden opgeslagen. In het MS Office-pakket is hiervoor het programma Outlook beschikbaar. De instellingen voor Outlook Express (onderdeel van Windows XP) en Windows Mail (onderdeel van Windows Vista) worden elders op deze website behandeld.
Het instellen van een Outlook e-mailaccount verschilt eigenlijk niet veel van de procedure bij Outlook Express en Windows Mail. De e-mailprovider voorziet in de meeste gevallen al in de hiervoor benodigde gegevens, zoals het e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord, POP3- en SMTP-server. Klik via de menubalk in Outlook op Extra gevolgd door de optie E-mailaccounts. Na een druk op de knop Een nieuwe e-mailaccount toevoegen verschijnt de wizard voor het instellen van het e-mailaccount.
De wizard begint met het kiezen van het type e-mailserver, meestal is dat POP3 (HTTP voor Hotmail-accounts). In het volgende scherm moeten de naam en het e-mailadres worden opgegeven (geef het e-mailadres wel correct op, anders zullen ontvangers niet in staat zijn een verzonden e-mail te beantwoorden!). In hetzelfde scherm moet tevens de POP3- en SMTP-server worden opgegeven (zie de door de provider verstrekte gegevens). De POP3-server is de server voor inkomende e-mail, de SMTP-server is dat voor uitgaande e-mail (meestal moet er verplicht gebruik worden gemaakt van de SMTP-server van de internetprovider). Als laatste moeten de gebruikersnaam en het wachtwoord worden opgegeven, de gebruikersnaam komt meestal overeen met (het eerste gedeelte van) het e-mailadres.
De eigenschappen van het zojuist aangemaakte e-mailaccount kunnen via de knop Meer Instellingen worden gewijzigd. Wijzig bijvoorbeeld op het eerste tabblad de naam van het account (zodat deze in dit accountbeheer gemakkelijk kan worden herkend), en pas zonodig de poortnummers aan op het tabblad Geavanceerd. Onderaan dit tabblad kan worden ingesteld dat Outlook de binnenkomende berichten (eventueel voor een bepaalde tijd) op de mailserver moet laten staan. Deze optie is handig wanneer de e-mail op twee verschillende computers gedownload moet kunnen worden. Door de bewaartijd op de server tot een á twee weken te beperken, wordt voorkomen dat de mailbox volloopt en er geen e-mail meer kan worden ontvangen.
LET OP: Bij gebruik van Outlook XP/2002 (en ouder) in combinatie met Windows Vista/7 kan het wachtwoord niet worden opgeslagen. Voor het oplossen van dit probleem is minimaal een upgrade naar Outlook 2003 noodzakelijk.
De standaard instellingen van Outlook zijn op een aantal onderdelen voor verbetering vatbaar. Het is wellicht zinvol de volgende instellingen te wijzigen:
Gebruik de Mappenlijst in plaats van de Outlook-balk:
Kies Beeld in de werkbalk en schakel Mappenlijst in en Outlook-balk uit.
Start standaard in Postvak IN:
Extra, Opties, tabblad
Overige, knop Geavanceerde opties en selecteer Postvak IN uit
de combobox bij Opstarten in deze map.
Zelf bepalen of u e-mail bekijkt:
Extra, Opties, tabblad
Voorkeuren, knop E-mailopties, selecteer
Teruggaan naar Postvak IN.
E-mail sluiten na beantwoorden of doorsturen:
Extra, Opties, tabblad
Voorkeuren, knop E-mailopties, plaats een kruisje bij de optie
Oorspronkelijk bericht sluiten bij beantwoorden of doorsturen.
De tekst niet laten inspringen met een tab bij het
beantwoorden van e-mail:
Extra, Opties, tabblad
Voorkeuren, knop E-mailopties, verander beide comboboxen in het
onderste gedeelte in Tekst oorspronkelijke bericht meezenden.
Automatisch archiveren uitschakelen (met deze functie wordt e-mail naar
een andere database verplaatst):
Extra, Opties, tabblad
Overige, knop AutoArchiveren, schakel de optie Elke xx dagen
autoarchiveren uit.
Uitschakelen Instant Messaging in Microsoft Outlook (dit
vertraagt het opstarten van Outlook):
Extra, Opties, tabblad
Overige, schakel de optie Inschakelen Instant Messaging in Microsoft
Outlook uit (in Outlook 2003 heet deze optie: Infolabels voor
persoonsnamen toevoegen).
Verwijderde items automatisch definitief verwijderen uit de map Verwijderde
items:
Extra, Opties,
tabblad Overige, zet een kruisje bij de optie Map Verwijderde items
leeg maken bij afsluiten.
Spelling controleren voor het verzenden van e-mail:
Extra, Opties, tabblad Spelling,
zet een kruisje bij de optie Altijd spelling controleren voor het verzenden.
Voorkomen dat
Outlook
'bevriest' bij gebruik van Word als e-maileditor:
Beeld, Werkbalken, Aanpassen,
tabblad Opties,
deactiveer de optie Scherminfo
weergeven op werkbalken.
Geen gebruik maken van Word als e-maileditor:
Extra, Opties, tabblad
E-mailindeling, schakel de optie Microsoft Word gebruiken voor het
bewerken van e-mailberichten uit.
Niet standaard alle e-mailaccounts op e-mail controleren (wanneer
de e-mail geforward wordt naar een ander e-mailadres):
Extra, Opties, tabblad
E-mailinstellingen, knop
Verzenden/ontvangen, knop Bewerken om de verschillende
e-mailaccounts aan te passen.
Comprimeren van de huidige databasebestanden (maak uit
veiligheidsoverwegingen liefst eerst een back-up!):
Extra, Opties, tabblad
E-mailinstellingen, knop
Gegevensbestanden, selecteer de PST-file, knop Instellingen, knop
Nu comprimeren.
Wilt u ook zaterdag en zondag in de agenda zien staan:
Extra, Opties, tabblad
Voorkeuren, knop Agenda-opties en zet een kruisje bij zaterdag
en zondag.
Outlook heeft de mogelijkheid zich te minimaliseren tot een icoontje
rechts onderin het systeemvak (in plaats van op de taakbalk).
Vanaf Outlook 2003 is dit mogelijk door
met rechts op het in het systeemvak getoonde icoontje te klikken en te kiezen
voor Verbergen indien geminimaliseerd (dit heeft in Windows 7 alleen zin
wanneer Outlook niet aan de taakbalk is vastgepind!). Bij de oudere versies van
Outlook kan dit echter alleen
via het
register worden
ingesteld, maak daarvoor de DWORD-waarde MinToTray met de
waarde 1 aan in de volgende registersleutel:
HKCU\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences
Voor Outlook is er geen workaround voor het openen van beveiligde
attachments, zoals in Outlook Express/Windows Mail.
Voor het (gedeeltelijk) uitzetten van de attachmentbeveiliging in Outlook
zult u wijzigingen in het
register moeten
aanbrengen. Voeg daar de tekenreekswaarde Level1Remove met de toegestane
extensies toe, gescheiden met een ;-teken
(bijvoorbeeld exe;com) in de volgende registersleutel:
HKCU\Software\
Microsoft\Office\11.0\Outlook\Security
(10.0 voor Outlook 2002/XP, 11,0
voor Outlook 2003, 12,0
voor Outlook 2007)
De voorkeur gaat echter uit naar de add-on Outlook Attachment Options (download: www.slovaktech.com) zodat er niet in het register gewerkt hoeft te worden. Na de installatie is deze bereikbaar via Extra, Opties, tabblad Attachment Security & Options. Instellingen kunt u gemakkelijk tijdelijk wijzigen door de gewenste extensies te selecteren en Outlook opnieuw op te starten! Indien deze gewijzigde instellingen niet meer nodig zijn, doet u er (vanwege veiligheidsoverwegingen) verstandig aan de wijzigingen weer ongedaan te maken. Met deze add-on kunt u tevens Outlook minimaliseren, zoals hierboven beschreven.
Zodra de eerste letters van een e-mailadres in het Aan-veld van een e-mailbericht worden getikt, toont Outlook eerder gebruikte e-mailadressen in het drop-down menu. Niet iedereen is blij met deze AutoComplete-functie, omdat het programma óók de foutief gespelde en inmiddels achterhaalde e-mailadressen voorstelt. Wat velen echter niet weten, is dat het met de DEL-toets kinderlijk eenvoudig is de ongewenste vermeldingen uit de lijst te verwijderen op het moment dat ze worden getoond! Het is overigens ook mogelijk de AutoComplete List veilig te stellen zodat deze naar een andere PC of gebruikersaccount kan worden overgezet. Sluit Outlook af en kopieer het bestand Outlook.NK2 met de Windows Verkenner naar de nieuwe locatie. Bij Windows XP staat het bestand in de map C:\Documents and Settings\loginnaam\Application Data\Microsoft\Outlook, bij Windows Vista in de map C:\Gebruikers\loginnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.
Liever helemaal geen gebruik maken van de AutoComplete List? Schakel deze dan uit via Extra, Opties, tabblad Voorkeuren, knop E-mailopties, knop Geavanceerde e-mailopties, deactiveer de optie Namen voorstellen bij het invullen van de velden Aan, CC en BCC.
Wordt gebruik gemaakt van een aparte opslaglocatie (bijvoorbeeld een aparte datapartitie) zodat de persoonlijke bestanden van de systeembestanden gescheiden kunnen worden, verplaatst dan ook de database van Outlook naar deze locatie. De databasebestanden zijn standaard verborgen en zullen dus eerst zichtbaar moeten worden gemaakt. Voor meer informatie, zie de pagina over het verplaatsen van de persoonlijke bestanden naar een datapartitie en de problemen die zich daarbij kunnen voordoen.
Om de database van Microsoft Outlook te verplaatsen, moet het bestand OUTLOOK.PST worden verplaatst. Dit bestand is onder Windows XP opgeslagen in de map C:\Documents and Settings\inlognaam\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ en onder Windows Vista in de map C:\Gebruikers\inlognaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\. Nadat Outlook is gesloten kan het bestand OUTLOOK.PST eenvoudig vanuit de Windows Verkenner met knippen (CTRL-X) en plakken (CTRL-V) naar de persoonlijke map op de datapartitie worden verplaatst (bijvoorbeeld D:\inlognaam\Outlook). Nu het bestand van de oorspronkelijke locatie is verwijderd, zal Outlook bij het opstarten een foutmelding tonen omdat het de database niet meer kan vinden. Navigeer naar de nieuwe locatie van het OUTLOOK.PST-bestand (accepteer daarbij de foutmeldingen) en herstart Outlook. Is het automatisch archiveren actief dan moet ook het bestand ARCHIVE.PST worden meegenomen. Dit bestand is in dezelfde map als het OUTLOOK.PST opgeslagen, en kan op vergelijkbare wijze worden verplaatst.
LET OP: Normaal zijn deze PST-bestanden verborgen en dus niet zichtbaar in de Windows Verkenner! Via Extra, Mapopties, tabblad Weergave kunnen dergelijke bestanden zichtbaar worden gemaakt. Activeer daarvoor de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven.
TIP: Voor het kosteloos terughalen/herstellen van een in Outlook verwijderde e-mail kan eventueel gebruik worden gemaakt van de gratis met Outlook meegeleverde reparatietool SCANPST.
Meestal ontstaan er problemen met het Outlook Adresboek (Extra, Adresboek) wanneer het bestand OUTLOOK.PST met een archief van een vorige Windows-installatie wordt overschreven. Dit probleem wordt opgelost door met rechts op het icoontje Contactpersonen in de mappenlijst aan de linker kant te klikken (de optie om verborgen archiefmappen te tonen, kan worden aangezet via Beeld, Mappenlijst). Kies Eigenschappen, tabblad Adresboek van Outlook en zet de optie Deze map weergeven als een e-mail Adresboek aan (de naam van het adresboek kan eventueel worden gewijzigd). Ga in Outlook naar Extra, Adresboek, en in het nieuw verschenen venster naar Extra, Opties. Verander beide comboboxen in het zojuist toegevoegde adresboek. In het onderste gedeelte kan de verwijzing naar het oude adresboek worden verwijderd.
De autoarchiveringsoptie in Outlook staat standaard aan waardoor oude e-mailberichten automatisch overgezet worden naar het bestand ARCHIVE.PST. Gearchiveerde e-mailberichten zijn niet meer zichtbaar in Outlook en zijn daarom lastig terug te vinden. Deze optie kan worden uitgezet via Extra, Opties, tabblad Overige, knop AutoArchiveren (hier kan ook de standaard locatie worden aangepast naar een veilige locatie, zoals D:\inlognaam\MAIL). Een al bestaand ARCHIVE.PST-bestand met daarin oude e-mailberichten kan worden geïmporteerd in het huidige OUTLOOK.PST-bestand via Bestand, Importeren en exporteren, Gegevens uit een ander programma of bestand importeren, Bestand met persoonlijke mappen (.PST).
Wanneer u bestanden met vertrouwelijke informatie als bijlage van een e-mail wilt versturen, dan kunt u deze beter eerst door middel van encryptie beveiligen. Het risico bestaat namelijk dat het e-mailbericht onderweg wordt onderschept. AxCrypt (download: www.axantum.com/AxCrypt) is hiervoor een zeer goed bruikbaar en gratis programma. Met een paar klikken heeft u een versleuteld bestand dat veilig per e-mail verzonden kan worden. De ontvangende partij hoeft de software niet te installeren, alleen de sleutel is voldoende om het bestand weer uit te pakken. Deze tool is natuurlijk ook geschikt wanneer u een groot bestand met vertrouwelijke informatie met een dienst als www.yousendit.com wilt versturen.
Bij het doorvoeren van een systeemwijziging of bij synchronisatieproblemen komt het wel eens voor dat Outlook-items (zoals e-mailberichten, contactpersonen, agenda-afspraken, taken en notities) dubbel in de Outlook-database terecht komen. Dubbele items in het Outlook-archief kunnen met de gratis tools Outlook Duplicate Items Remover (download: www.vaita.com/odir.asp) en Outlook Duplicates Remover (download: www.slipstick.com/addins/mail_duplicates.asp, onderaan) eenvoudig worden opgespoord en verwijderd. Voor beide tools geldt dat het verstandig is een back-up van het bestand OUTLOOK.PST te maken voordat items permanent worden verwijderd. Je weet maar nooit!
Outlook Duplicate Items Remover
ODIR is bereikbaar via de menubalk van Outlook. Elke map moet afzonderlijk worden doorzocht, hetgeen vervelend is wanneer veel submapjes zijn aangemaakt. Treft ODIR een item op twee verschillende locaties aan, dan wordt één exemplaar naar
de map ODIR_duplicate items verplaatst. De items in deze map moeten vervolgens handmatig worden verwijderd. Bevat de te doorzoeken map een grote hoeveelheid e-mail, dan kan het opsporen van de dubbele items wel even duren...
Outlook Duplicates Remover
ODR is na installatie bereikbaar via het startmenu, Alle programma's, Holy Spirit, Southsea. Voordat er
uitgebreid op dubbele items wordt gescand, kunnen de selectiecriteria eventueel wat fijner worden afgesteld. Van de
verwijderde dubbele items wordt geen reserve back-up gemaakt, ODR gaat dus wat rigoureuzer te werk! Outlook Duplicates Remover
wordt overigens niet meer doorontwikkeld ('prayerware' volgens de ontwikkelaar, hoe verzin je het...).
Xobni brengt orde in de chaos...
Worden de berichten in Postvak In en Verzonden items niet consequent
gearchiveerd, dan kan het soms best lastig zijn eerdere correspondentie terug te
vinden. Herkent u dit probleem, probeer dan eens de gratis plug-in Xobni (download:
www.xobni.com, geschikt vanaf
Outlook 2003). Na installatie van de plug-in worden eerst alle verzonden en
ontvangen e-mail (in eerste instantie die de afgelopen 6 maanden) geïndexeerd. Xobni koppelt elk nieuw bericht direct aan eerdere correspondentie met die
contactpersoon. Daarnaast wordt (op basis van de in het AAN- en CC-veld vermelde
contacten) feilloos weergegeven met wie deze e-mailcontacten zelf weer in contact
staan. Xobni kan op basis van het e-mailverkeer uitgebreide statistieken over
het e-mailgedrag van contactpersonen samenstellen zodat bijvoorbeeld
inzichtelijk kan worden gemaakt op welke tijdstippen een contact zijn e-mail
beantwoordt. Xobni plaatst (waar
mogelijk) telefoonnummers bij de contactpersonen maar omdat deze informatie uit
de tekst van ontvangen e-mail wordt gedestilleerd, is het nummer niet altijd
correct. Gelukkig wordt de bron ook weergegeven, zodat makkelijk te achterhalen
is of het nummer wel klopt.
Het door Xobni aangemaakte archief wordt onder Windows XP standaard opgeslagen in de map C:\Documents and Settings\inlognaam\Local Settings\Application Data\Xobni\Outlook\, onder Windows Vista standaard in de map C:\Gebruikers\inlognaam\AppData\Local\Xobni\Outlook\.
RSS in Outlook
Hoewel Outlook pas vanaf versie 2007 is voorzien van een RSS-lezer,
kunnen ook oudere versies met behulp van de plug-in NewsGator Inbox (download:
www.newsgator.com/Individuals/NewsGatorInbox) met deze functionaliteit
worden uitgebreid. Deze gratis plug-in maakt een extra PST-archiefbestand aan
waarin de RSS-feeds worden bewaard. Na installatie van de plug-in wordt bij de
eerste keer openen van Outlook gevraagd naar inloggegevens, deze zijn echter
niet noodzakelijk voor het gebruik van NewsGator
Inbox. Door het gebruik van dergelijke plug-ins duurt het opstarten en
afsluiten van Outlook overigens wel iets langer.
Agenda van Outlook online synchroniseren
Lastig dat de agenda van Outlook alleen op uw eigen pc is in te zien?
Wanneer de agenda-items van Outlook worden gesynchroniseerd met Google
Calendar wordt het mogelijk op elke op internet aangesloten computer de
agenda online in te zien en eventueel wijzigen aan te brengen. Het
synchroniseren kan worden uitgevoerd met de gratis tool Google
Calendar Sync (download:
www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=89955) worden ingezet.
Deze synchronisatie kan eenzijdig worden toegepast (zodat slechts één van de
agenda’s wordt aangepast) of tweezijdig (zodat wijzigingen in één van de
agenda’s ook in de andere agenda wordt doorgevoerd).
Microsoft Office Outlook Connector
Wilt u een Windows Live e-mailadres in Outlook beheren terwijl de
e-mailberichten, agenda-items en contactpersonen op de server blijven staan?
Maak dan gebruik van Microsoft Office Outlook Connector (download:
http://office.microsoft.com/nl-nl/outlook/HA102218231043.aspx).
In sommige gevallen doet Outlook moeilijk met het opslaan van
wachtwoorden, ook al wordt de optie wachtwoord opslaan aangevinkt. Dit
probleem doet zich ook voor bij Windows Vista in combinatie met Outlook XP/2002
en ouder, hier is helaas niets aan te doen. Dit is
een veelvoorkomend probleem met de Protected Storage. Start de
registereditor en navigeer naar de registersleutel:
HKCU\Software\Microsoft\Protected
Storage System Provider
Daar staat een registersleutel staan met een lange naam die begint met S-1-5-21. Verwijder deze (het is verstandig om daar via Bestand, Exporteren eerst een back-up van te maken). In de meeste gevallen is nu het probleem opgelost en wordt het wachtwoord wel onthouden. Let op: alle opgeslagen wachtwoorden worden hiermee verwijderd. Op de pagina over het maken van een back-up van de persoonlijke gegevens staat beschreven hoe deze eerst kunnen worden veiliggesteld.
Is het probleem hiermee niet opgelost (of is het niet mogelijk de registersleutel te verwijderen), dan is er wellicht een probleem met de machtigingen van de gebruikersaccount. Selecteer de registersleutel Protected Storage System Provider en kies Bewerken, Machtigingen, knop Geavanceerd. Achter de gebruikersnaam moet in de kolom Machtiging de waarde Volledig beheer staan en in de kolom Toepassen op de waarde Deze sleutel en subsleutels. Activeer de optie Machtigingen voor alle onderliggende objecten opnieuw instellen en doorgeven van overneembare machtigingen inschakelen, klik op OK en verwijder nogmaals de registersleutel. Meer informatie is te vinden in de KB-files van Microsoft (http://support.microsoft.com/kb/290684/nl).
Is het niet meer mogelijk om met een link in een e-mailbericht een website te openen of is er sprake van andere aanverwante onregelmatigheden? Een fout in de registratie van de DLL-bestanden is meestal de veroorzaker. Dit probleem is op te lossen door onderstaande commando's stuk voor stuk uit te voeren via Start, Uitvoeren:
regsvr32 urlmon.dll
regsvr32 shdocvw.dll
regsvr32 actxprxy.dll
regsvr32 oleaut32.dll
regsvr32 mshtml.dll
regsvr32 browseui.dll
regsvr32 shell32.dll
Dit gaat het gemakkelijkst door ze stuk voor stuk te selecteren, te kopiëren (CTRL-C) en in het uitvoerveld van het startmenu te plakken (CTRL-V). Start vervolgens Internet Explorer en kies Extra, Internetopties, tabblad Geavanceerd en kies de knop Opnieuw instellen. Doorgaans is het probleem dan opgelost.
Zie elders op deze website voor meer handige tips met betrekking tot het versturen van e-mail.
 |
This page is also available in english: |
|
Home Windows XP Windows Vista Windows 7 Beveiliging Software Netwerk/internet Herinstallatie Systeembeheer WWW