Apps Mail en Agenda
LET OP: De apps Mail en Agenda worden vervangen door de app Outlook.
Windows is standaard uitgerust met de app Mail voor het beheren van e-mail en de app Agenda voor het bijhouden van afspraken. Is het gebruikersaccount gekoppeld aan een e-mailadres van Microsoft dan slaan deze apps de e-mailberichten, agenda-items en contactpersonen online op bij de servers van Microsoft zodat ze ook toegankelijk zijn via Outlook Online (oftewel de website www.outlook.com). Omdat de gegevens online worden opgeslagen, zijn ze ook toegankelijk vanaf andere Windows-computers waarop met dit Microsoft-account wordt aangemeld. Voor velen is dit even wennen, het werkt namelijk compleet anders dan de vertrouwde e-mailprogramma’s waarbij de e-mail lokaal wordt opgeslagen.
KLIK SNEL DOOR... |
E-mailaccount toevoegen
Bij de eerste keer openen van de app wordt direct aangeboden om een e-mailaccount toe te voegen, dit kan echter ook achteraf via Instellingen (het tandwieltje links onderin de app Mail), Accounts beheren, Account toevoegen. De instellingen van de populaire Microsoft-accounts (te openen via Outlook.com), Office 365-accounts, Gmail, Yahoo! en iCloud zijn al toegevoegd aan de wizard, de overige e-mailadressen kunnen worden toegevoegd met de optie Ander account (ook hierbij worden de instellingen grotendeels automatisch toegepast). Lukt het niet via deze opties dan zijn de POP- en SMTP-serverinstellingen altijd nog handmatig op te geven via de optie Geavanceerde configuratie, Internet-e-mail. Accounts zijn weer te verwijderen via een rechter muisklik op het account (in het linker deelvenster), optie Accountinstellingen, link Account verwijderen van dit apparaat.
TIP: Wordt de e-mail liever lokaal (met het POP-protocol) op één computer beheerd, maak dan bij voorkeur gebruik van een e-mailprogramma zoals Outlook of een van de gratis alternatieven.
Instellingen wijzigen
Wijzig de volgende instellingen om nog prettiger met de app Mail te werken:
- Mappen tonen/verbergen
Het linker deelvenster met de mappenstructuur toont alleen de als favoriet ingestelde mappen. Via de vermelding Meer (of, wanneer het deelvenster is geminimaliseerd, via het map-icoontje in de verticale menubalk) opent het overzicht van alle mappen. Met een rechter muisklik op een van de hier vermelde mappen, optie Toevoegen aan Favorieten (dan wel optie Verwijderen uit Favorieten) wordt deze van een ster voorzien en zodoende als favoriet aan het deelvenster toegevoegd (dan wel verwijderd). - Postvak IN koppelen
Elk e-mailaccount wordt afzonderlijk vermeld in het linker deelvenster. De bijbehorende mappen zijn pas zichtbaar nadat het betreffende account is geselecteerd. Bij het beheer van meerdere e-mailaccounts wordt dit al snel onoverzichtelijk, het is daarom aan te raden de e-mailaccounts aan elkaar te koppelen via Instellingen (het tandwieltje), Accounts beheren, optie Postvakken IN koppelen zodat de afzonderlijke mappen worden weergegeven als één archief. - Het opsplitsen van berichten in Prioriteit en Overige uitschakelen
Postvak IN bevat standaard twee tabbladen: Prioriteit en Overige. Ontvang je liever alle binnenkomende mail in één overzicht, schakel dan via Instellingen, onderdeel Postvak IN met prioriteit de optie Berichten sorteren in Prioriteit en Overige uit. - Weergave aanpassen
Via Instellingen, onderdeel Persoonlijke instellingen is de kleurstelling van de app aan te passen. Activeer eventueel de opties Mijn Windows-accentkleur gebruiken en Mijn Windows-modus gebruiken om de weergave van de app aan te laten sluiten bij die van Windows. Wijzig hier desgewenst ook de achtergrondafbeelding. - Lettertype aanpassen
Via Instellingen, onderdeel Standaardlettertype is het lettertype, de grootte en de weergave (vet, onderstreept, cursief) van de tekst in e-mailberichten te wijzigen. Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op het geselecteerde e-mailaccount. Wil je bij alle aanwezige accounts het standaardlettertype wijzigen, activeer dan de optie Toepassen op alle accounts. - Automatisch toegevoegde handtekening uitschakelen
De tekst Verzonden vanuit Mail voor Windows die automatisch aan elk verzonden bericht wordt toegevoegd, is via Instellingen, onderdeel Handtekening, optie Een e-mailhandtekening gebruiken per e-mailaccount aan te passen. - Meldingen uitschakelen
Voor elk nieuw ontvangen bericht wordt een melding getoond (rechts onderin het systeemvak). Is dit ongewenst, schakel deze optie dan uit via Instellingen, onderdeel Meldingen, deactiveer de optie Meldingen weergeven in Actiecentrum.
TIP: Is de taal van de apps plots gewijzigd in een andere taal, bijvoorbeeld Engels? Zie elders op deze website voor tips hoe de taal van apps is te wijzigen.
ONJUISTE EMAILADRESSEN IN 'AUTOMATISCH AANVULLEN'Bij het intikken van de eerste letter in het Aan-veld van de app Mail worden de in het geheugen voor Automatisch Aanvullen opgeslagen e-mailadressen getoond. Hier zitten ook de onjuist ingevoerde, verouderderde en anderszins ongewenste e-mailadressen tussen. Hoewel velen dit storend vinden, is er maar weinig aan te doen. Zelfs het wissen van dit geheugen (door vanuit de Windows Verkenner de standaard verborgen map C:\Gebruikers\ inlognaam\ AppData\ Local\Packages\ Microsoft.People_8wekyb3d8bbwe\ TempState\ relevantContactsCache te verwijderen) blijkt niet te werken. Zijn de ongewenste e-mailadressen online opgeslagen, dan kunnen ze mogelijk nog wel via de pagina's https://outlook.live.com/people (voor een Microsoft-account) of https://contacts.google.com/other (voor een Google-account) worden verwijderd. Als alternatief kan de synchronisatie ook worden uitgeschakeld via de app Mail, knop Overschakelen naar Personen, knop See more (knop met 3 puntjes), optie Filter contacts. |
De app Personen: het adresboek van de app Mail
De app Personen, het adresboek met contactpersonen, is alleen nog toegankelijk vanuit de app Mail. Het is dus eigenlijk geen echte app (meer). De contacten worden online opgeslagen, net zoals de e-mailberichten van Mail en de agenda-items van Agenda. De contacten zijn dus vanaf elk Windows-apparaat te benaderen, simpelweg door in te loggen met een gebruikersaccount dat is gekoppeld aan hetzelfde Microsoft-account (of door in te loggen op de pagina www.outlook.com). Helaas ontbreekt de optie om mailgroepen samen te stellen, maar door meerdere e-mailadressen (gescheiden met een puntkomma (;)) gezamenlijk als één nieuw contact toe te voegen, is het toch mogelijk om een bericht naar een vaste groep te verzenden.
De app Agenda
De app Agenda bevat de bij het Microsoft-account behorende agenda. Via het menu Instellingen, onderdeel Agenda-instellingen zijn de dagen van de werkweek in te stellen en de weeknummers toe te voegen. Via de link Agenda’s toevoegen (onderin het linker deelvenster), optie Nederland worden de Nederlandse feestdagen aan de agenda toegevoegd.
De app Microsoft To Do
Werk je graag met een digitale takenlijst? Met de app Microsoft To Do kan een eenvoudige persoonlijke takenlijst worden bijgehouden. Net zoals de items in de app Agenda kunnen de taken in Microsoft To Do van een datum en (al dan niet terugkerend) alarm worden voorzien. Zodra de app wordt opgestart, opent de takenlijst voor de betreffende dag. Voeg aan belangrijke taken een ster toe zodat deze aan onderdeel Belangrijk wordt toegevoegd. Is een taak afgehandeld, markeer deze dan als voltooid. Helaas oogt deze app niet zo professioneel, wat dat betreft is de Takenfunctie van Outlook een beter alternatief.
Vergeet de apps, werk direct online…
De mogelijkheden van de apps Mail en Agenda zijn beperkt, daarnaast zijn ze allesbehalve prettig om mee te werken. Gebruik je een e-mailadres van Microsoft (zoals Hotmail, Live of Outlook), kijk dan eens naar de online Office-omgeving van Microsoft 365 (www.microsoft365.com). Via de knop Startprogramma voor apps (in de linkerbovenhoek) kan eenvoudig tussen de verschillende online Office-apps worden geschakeld. Bevalt de online versie, voeg deze pagina dan toe aan de favorieten en verwijder de overbodig geworden apps Mail en Agenda (verwijderde apps kunnen altijd weer via de Store opnieuw geïnstalleerd worden).
TIP: Ben je op zoek naar een professioneel pakket voor het beheren van je e-mail, kijk dan eens naar Outlook, onderdeel van Microsoft Office. Een licentie is al voor een paar tientjes te verkrijgen (door te googlen naar “Microsoft Office 2019 Pro licentie goedkoop”), voor de prijs hoef je het dus niet te laten!