Gratis opslag Microsoft-accounts teruggebracht van 15 naar 5 GB
Vraag:
"Help! Ik kan geen e-mail meer ontvangen en verzenden met mijn Hotmail/Outlook-adres. Hoe is dat op te lossen?"
Antwoord:
Microsoft heeft recent de gratis opslagcapaciteit in de cloud teruggebracht van 15 naar 5 GB. Voor 99% van de gebruikers zal dat geen enkel probleem zijn, en bij de resterende gebruikers is het vaak eenvoudig op te lossen door simpelweg bestanden uit OneDrive te verwijderen. Sommigen lopen echter tegen het probleem aan dat de volledige 5 GB door het e-mailarchief in beslag wordt genomen.
De omvang van het e-mailarchief verkleinen is lastig
Het verkleinen van de omvang van het e-mailarchief is minder makkelijk, zeker wanneer dit vanuit de online omgeving www.outlook.com moet worden gedaan. Het is namelijk een hels karwei wanneer berichten stuk voor stuk verwijderd moeten worden. En in de tussentijd kan er geen e-mail ontvangen en verzonden worden! De meeste gebruikers zullen daarom opslag bijkopen, maar noodzakelijk is dat niet. Het is namelijk ook op te lossen door het e-mailadres met het IMAP-protocol vanuit een e-mailprogramma (zoals Outlook) te beheren en de e-mail naar de lokale opslag te verplaatsen. E-mail verwijderen is dus niet nodig!
IMAP als ideale oplossing!
Op mijn website staat beschreven hoe een e-mailadres van Microsoft als IMAP-account is in te stellen. Het IMAP-protocol heeft namelijk als voordeel dat de gehele mappenstructuur vanuit een e-mailprogramma benaderd kan worden, inclusief alle verzonden berichten (dit in tegenstelling tot het POP-protocol, waarbij alleen de berichten in de map Postvak IN worden gedownload). De online opgeslagen berichten kunnen vervolgens vanuit het e-mailprogramma met een muisbeweging naar een map binnen de lokale opslag worden versleept. In onderstaande afbeelding is te zien hoe de online IMAP-locatie en de lokale opslag er in Outlook uitzien, en in welke richting de mails in de mappen Postvak IN en Verzonden items versleept moeten worden (van het IMAP-account naar de lokale opslag). Met deze methode kan de omvang van het online archief flink verkleind worden!
TIP: Hoewel deze procedure met vrijwel elk e-mailprogramma uitgevoerd kan worden, gaat de voorkeur uit naar een e-mailprogramma zoals Outlook waarbij lokaal beheerde mail wordt opgeslagen in een PST-archiefbestand.