Veel op internet aangeboden informatie is in PDF-formaat (Portable Document Format) opgesteld. Dit type bestandsformaat behoudt de lay-out, ongeacht op welk besturingssysteem het bestand wordt bekeken. Bijkomend voordeel is dat een beveiligd PDF-bestand niet zomaar kan worden aangepast. Het PDF-formaat is daarom niet alleen geschikt voor handleidingen en brochures maar kan ook uitstekend worden toegepast bij het versturen van sollicitatiebrieven, facturen en andere persoonlijke documenten waarvan het niet wenselijk is dat de inhoud kan worden gewijzigd.
KLIK SNEL DOOR... |
De meeste internetbrowsers kunnen prima worden gebruikt om PDF-bestanden te lezen. Er zijn echter ook geavanceerdere tools met meer mogelijkheden, zoals Adobe Acrobat Reader (download: https://get.adobe.com/nl/reader/) en Foxit Reader (download: www.foxit.com/pdf-reader/; deactiveer tijdens de setup de extra aangeboden componenten en negeer de gratis proefversie).
TIP: Wordt bij het openen van een PDF-bestand onverwacht om een wachtwoord gevraagd, een foutmelding getoond of gebeurt er helemaal niets? Dan gaat het wellicht om verouderde PDF-software die niet overweg kan met een bestand dat is beveiligd met een recentere versleutelingstechniek. Dit probleem is eenvoudig op te lossen door de meest recente versie van de PDF-software te installeren.
Voor het maken en bewerken van PDF-bestanden hanteren professionals meestal het programma Adobe Acrobat (https://acrobat.adobe.com), de grote broer van de gratis PDF-lezer Adobe Acrobat Reader. Acrobat is een vrij prijzig programma, zeker wanneer je het slechts sporadisch gebruikt. Gelukkig zijn er ook gratis alternatieven maar zoals bij alle gratis software geldt ook hier dat de mogelijkheden beperkter zijn!
Een document kan ook met behulp van een virtuele printer naar een PDF-bestand worden omgezet. Het wordt een virtuele printer genoemd omdat het programma na installatie als printer wordt toegevoegd aan de printmenu’s van geïnstalleerde programma’s. Het voordeel van een PDF-printer is dat deze vanuit elk willekeurig programma kan worden gebruikt, en dus elk type bestand naar PDF kan omzetten. De in Windows 10 aanwezige PDF-printer Microsoft Print to PDF biedt helaas geen geavanceerde mogelijkheden. Gelukkig zijn er voldoende gratis alternatieven te vinden, waaronder PDFill PDF & Image Writer (download: www.pdfill.com/download.html; onderdeel van het PDFill-pakket). Sommige programma’s (zoals het Office-pakket) hebben ook nog eens de optie om via Opslaan als een bestand als PDF op te slaan, dus zonder gebruik te maken van een PDF-printer (via de knop Opties heeft het programma Word zelfs de optie om het PDF-bestand met een wachtwoord te versleutelen).
Ook PDFCreator (download: www.pdfforge.org/pdfcreator) is een interessante PDF-printer. Kies in het eerste scherm van de installatie van PDFCreator de Expertinstellingen zodat je tijdens de setup een aantal instellingen kunt aanpassen. Deactiveer bij voorkeur de extra aangeboden component PDFArchitect en pas op dat verderop niet alsnog akkoord wordt gegaan met de installatie van extra functies. Het maken van een PDF-bestand is vervolgens vrij simpel: druk het geopende document op de reguliere wijze af en selecteer bij de printerkeuze de PDFCreator-printer (in plaats van de normale printer). Het programma vraagt vervolgens naar enkele kenmerken van het bestand zoals de bestandsnaam, opslaglocatie, afdrukprofiel (met opties voor kwaliteit, bestandstype en -beveiliging), titel, auteur, onderwerp en eventueel wat trefwoorden. Nadat op de knop Opslaan is geklikt, toont PDFCreator een overzicht van de kenmerken van het zojuist aangemaakte bestand. Is ingesteld dat nieuwe PDF-bestanden standaard met een wachtwoord moeten worden beveiligd (zie verderop), dan wordt in het volgende scherm eerst nog gevraagd naar een wachtwoord voordat het PDF-bestand wordt aangemaakt.
Stoor je je eraan dat het PDF-bestand na aanmaken automatisch met de app PDF-Architect wordt geopend, ga dan naar de instellingen van PDFCreator (knop Bewerken) en vink de acties Open bestand na opslaan en Toon de snel-acties na conversie documenten uit. Het tabblad Veiligheid (zie afbeelding) bevat instellingen voor het beveiligen van aan te maken PDF’s. Zo kan worden ingesteld dat de inhoud moet worden versleuteld, eventueel aangevuld met een wachtwoord om het bestand te kunnen openen. Door de mate van encryptie (het versleutelingsniveau) aan te passen en beperkingen in te stellen, wordt ongewenst gebruik (zoals het printen, kopiëren en/of het aanbrengen van wijzigingen) voorkomen. In tegenstelling tot oudere gratis versies van PDFCreator is het hoogste versleutelingsniveau helaas niet meer gratis toegankelijk. Worden de afbeeldingen vervormd, zet de beeldcompressie van afbeeldingen dan uit door op tabblad Converteren de optie ZIP te selecteren.
PDF-bestanden zijn ook aan te maken door simpelweg een document te scannen. Veel scanners zijn aan te sturen met de (via de Store te downloaden) app Windows Scanner, deze biedt echter nauwelijks tot geen extra mogelijkheden. Wat dat betreft is NAPS2 interessanter: deze tool ondersteunt vele scanners en kan scans in vele bestandsformaten opslaan, waaronder TIFF, JPEG, BMP, PNG en PDF. De meest interessante feature is echter tekstherkenning (OCR) zodat de aangemaakte PDF-bestanden doorzoekbaar zijn en de teksten gekopieerd kunnen worden. Activeer via de knop OCR de optie PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en stel de OCR-taal in op Dutch zodat bij tekstherkenning een Nederlands woordenboek wordt gebruikt. Genereer vervolgens met de knop PDF opslaan een PDF-bestand van een scan om het resultaat te zien. Hoewel OCR zelden feilloos werkt, is het resultaat van hoog niveau.
SCANNEN NAAR PDF-BESTANDMeestal is bij een TWAIN-scanner wel software meegeleverd om scans om te zetten naar PDF, dit kan echter ook met de tool ScanToPDF (download: www.hexonic-software.com)! Zo kan een stapeltje A4-tjes in een handomdraai naar een PDF-bestand worden omgezet. Hoewel ScanToPDF ook afbeeldingen naar PDF kan omzetten, heeft de tool ImageToPDF (van dezelfde maker) daar betere opties voor. |
Er zijn ook voldoende gratis tools om PDF-bestanden te bewerken, maar helaas kan geen enkele tippen aan de mogelijkheden van het commerciële Adobe Acrobat. Toch wil ik er wel een paar benoemen als gratis alternatief.
PDF-XChange Viewer (download: www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer) is een PDF-lezer maar kan ook enkele lichte bewerkingen op onbeveiligde PDF-bestanden uitvoeren, zoals het toevoegen van opgemaakte tekst, notities en elementen (via Extra, Bewerkingsgereedschappen). Met name de OCR-functie voor het naar tekst omzetten van een gescande pagina (via Document, optie OCR pages) is een toegevoegde waarde. Door het geconverteerde bestand in Edge te openen, kan een ingescande pagina ook nog eens worden voorgelezen.
Met PDFill PDF Tools (download: www.pdfill.com/download.html) kunnen de volgende bewerkingen op PDF-bestanden worden uitgevoerd (de nummers komen overeen met de knopnummers):
TIP: Via View, Units kan de maateenheid worden gewijzigd naar centimeters.
© 2001-2023 - Menno Schoone - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring