Er wordt nogal wat informatie aangeboden in het PDF-bestandsformaat (Portable Document Format), waaronder handleidingen, brochures, formulieren, notulen, nieuwsbrieven, etc.. En dat is niet zo gek, dit type bestandsformaat heeft namelijk een belangrijk voordeel: de door de maker toegepaste lay-out blijft behouden, ongeacht de gebruikte PDF-lezer, apparaat en besturingssysteem (Windows, Android, iOS, Linux e.d.). Een PDF-bestand ziet er dus altijd hetzelfde uit! Bijkomend voordeel is dat de inhoud van een PDF-bestand niet zomaar kan worden aangepast, zeker wanneer deze is beveiligd. Het PDF-formaat is daarom ook een ideaal bestandsformaat voor het versturen van sollicitatiebrieven, facturen en andere belangrijke documenten.
KLIK SNEL DOOR... |
De meeste internetbrowsers kunnen prima worden gebruikt om PDF-bestanden te lezen. Er zijn echter ook geavanceerdere tools met meer mogelijkheden, zoals Adobe Acrobat Reader (download: https://get.adobe.com/nl/reader/) en Foxit Reader (download: www.foxit.com/pdf-reader/; deactiveer tijdens de setup de extra aangeboden componenten en negeer de gratis proefversie).
TIP: Wordt bij het openen van een PDF-bestand onverwacht om een wachtwoord gevraagd, een foutmelding getoond of gebeurt er helemaal niets? Dan gaat het wellicht om verouderde PDF-software die niet overweg kan met een bestand dat is beveiligd met een recentere versleutelingstechniek. Dit probleem is eenvoudig op te lossen door de meest recente versie van de PDF-software te installeren.
PDF-bestanden zijn vrij eenvoudig zelf te maken. Professionals gebruiken doorgaans het commerciële programma Adobe Acrobat (https://acrobat.adobe.com), de grote broer van de gratis PDF-lezer Adobe Acrobat Reader. Er zijn echter ook gratis alternatieven, zoals het naar een PDF-bestand afdrukken van een document met behulp van de (standaard in Windows aanwezige) virtuele printer Microsoft Print to PDF. Het voordeel van zo'n PDF-'printer' is dat deze vanuit elk willekeurig programma een afdruk kan maken. Daarnaast heeft menig programma (zoals die uit het Office-pakket) de mogelijkheid om het bestand simpelweg als PDF-bestand op te slaan. In Word gaat dit bijvoorbeeld via Bestand, optie Opslaan als, kies een map via de optie Bladeren en wijzig vervolgens de bestandsextensie van *.docx naar *.pdf (het PDF-bestand is eventueel te beveiligen via de knop Opties, optie Document met een wachtwoord versleutelen). Er zijn ook nog voldoende gratis alternatieven te vinden, waaronder PDFCreator Free (download: www.pdfforge.org/pdfcreator/download) en PDFill PDF & Image Writer (download: www.pdfill.com/download.html; onderdeel van het PDFill-pakket).
PDF-bestanden zijn ook aan te maken door simpelweg een document te scannen. Veel scanners zijn aan te sturen met de (via de Store te downloaden) app Windows Scanner, deze biedt echter nauwelijks tot geen extra mogelijkheden. Wat dat betreft is NAPS2 interessanter: deze tool ondersteunt vele scanners en kan scans in vele bestandsformaten opslaan, waaronder TIFF, JPEG, BMP, PNG en PDF. De meest interessante feature is echter tekstherkenning (OCR) zodat de aangemaakte PDF-bestanden doorzoekbaar zijn en de teksten gekopieerd kunnen worden. Activeer via de knop OCR de optie PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en stel de OCR-taal in op Dutch zodat bij tekstherkenning een Nederlands woordenboek wordt gebruikt. Genereer vervolgens met de knop PDF opslaan een PDF-bestand van een scan om het resultaat te zien. Hoewel OCR zelden feilloos werkt, is het resultaat van hoog niveau.
SCANNEN NAAR PDF-BESTANDMeestal is bij een TWAIN-scanner wel software meegeleverd om scans om te zetten naar PDF, dit kan echter ook met de tool ScanToPDF (download: www.hexonic-software.com)! Zo kan een stapeltje A4-tjes in een handomdraai naar een PDF-bestand worden omgezet. Hoewel ScanToPDF ook afbeeldingen naar PDF kan omzetten, heeft de tool ImageToPDF (van dezelfde maker) daar betere opties voor. |
Er zijn ook voldoende gratis tools om PDF-bestanden te bewerken, maar helaas kan geen enkele tippen aan de mogelijkheden van het commerciële Adobe Acrobat. Toch wil ik er wel een paar benoemen als gratis alternatief.
PDF-XChange Viewer (download: www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer) is een PDF-lezer maar kan ook enkele lichte bewerkingen op onbeveiligde PDF-bestanden uitvoeren, zoals het toevoegen van opgemaakte tekst, notities en elementen (via Extra, Bewerkingsgereedschappen). Met name de OCR-functie voor het naar tekst omzetten van een gescande pagina (via Document, optie OCR pages) is een toegevoegde waarde. Door het geconverteerde bestand in Edge te openen, kan een ingescande pagina ook nog eens worden voorgelezen.
Met PDFill PDF Tools (download: www.pdfill.com/download.html) kunnen de volgende bewerkingen op PDF-bestanden worden uitgevoerd (de nummers komen overeen met de knopnummers):
TIP: Via View, Units kan de maateenheid worden gewijzigd naar centimeters.
De PDF-pictogrammen in de Windows Verkenner kunnen gewijzigd worden in miniaturen van de inhoud van de PDF-bestanden. Hiervoor moet de gratis app Adobe Acrobat Reader DC (download: https://get.adobe.com/nl/reader/) geïnstalleerd worden. Stel deze software vervolgens in als standaard-app voor PDF-bestanden (zodat alle PDF-bestanden in de Windows Verkenner het Adobe-icoontje krijgen). Dat kan aan het einde van de setup, of vanuit de Windows Verkenner door met de rechter muisknop op een PDF-bestand te klikken, optie Openen met, optie Kies een andere app, selecteer Adobe Acrobat Reader DC, knop Altijd (Windows 10: activeer optie Altijd deze app gebruiken voor het openen van .pdf-bestanden). Tot slot moet het Adobe-icoontje nog gewijzigd worden in een miniatuur van het specifieke PDF-bestand, dat gaat als volgt: open Acrobat Reader, optie Bewerken, optie Voorkeuren, onderdeel Algemeen, activeer de optie Voorbeelden van PDF-miniaturen inschakelen in Windows Verkenner en bevestig met de knop OK (scrol naar beneden als deze knop niet zichtbaar is). Wijzig zo nodig de grootte van de pictogrammen in de Windows Verkenner zodat de inhoud enigszins herkenbaar wordt. Dit gaat via de knop Weergeven (Windows 10: tabblad Beeld, onderdeel Indeling), optie Grote pictogrammen of Extra grote pictogrammen. Het opbouwen van de miniaturen kost wel veel tijd en systeembronnen, stel jezelf daarom de vraag of het daadwerkelijk een toegevoegde waarde is! De opgebouwde PDF-miniaturen blijven behouden wanneer de optie weer wordt uitgeschakeld (het duurt even voordat de miniaturen weer worden teruggezet naar het Adobe-icoontje).
TIP: Als alternatief kan je er ook voor kiezen om de inhoud van PDF-bestanden in het voorbeeldvenster van de Windows Verkenner weer te geven. Deze optie is te vinden via de knop Weergeven, optie Weergeven (Windows 10: tabblad Beeld, onderdeel Deelvensters), optie Voorbeeldvenster.
Nadat het PDF-formulier is geopend in een PDF-lezer (zoals Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader en vrijwel alle browsers), kunnen alle formuliervelden worden ingevuld. In tegenstelling tot de 'gewone' gekleurde invoervelden (die met het toetsenbord kunnen worden ingevuld), kan de handtekening alleen met een digitale pen, aanraakscherm, muis of touchpad worden geplaatst. Niet iedereen beschikt echter over zo'n pen of aanraakscherm, en met de muis of touchpad tekenen blijft lastig (zelfs als er tijdens het zetten van de handtekening flink wordt ingezoomd).
De browser Edge is de standaard app van Windows voor het lezen van PDF-bestanden. Om in Edge een handtekening te zetten, gebruik je de knop Tekenen in de menubalk (zie afbeelding). Zoom eventueel eerst in via Instellingen en meer, knop Inzoomen (of met het scrolwiel van de muis in combinatie met het ingedrukt houden van de Ctrl-toets). Is de handtekening mislukt, gebruik dan de knop Wissen om de handtekening in een moeite weer te verwijderen. Is de handtekening gelukt, sla het ingevulde PDF-bestand dan eerst op (via de knoppen Opslaan of Opslaan als in de werkbalk) voordat de browser wordt afgesloten!
Moet je vaker PDF-formulieren digitaal ondertekenen dan kan het interessanter zijn om de gratis app Adobe Acrobat Reader (download: https://get.adobe.com/nl/reader/) te gebruiken. In deze app kan een digitale handtekening namelijk eenvoudig worden bewaard om later ook in andere documenten te kunnen gebruiken, je hoeft dus maar één keer een goed gelukte handtekening aan te maken. Stel jezelf wel de vraag of je het veilig genoeg vindt om je handtekening op te slaan, zeker wanneer de pc ook door anderen wordt gebruikt.
Het plaatsen van de digitale handtekening gaat in Adobe Acrobat Reader via de knop Document ondertekenen door te typen of een handtekening te tekenen (zie afbeelding), optie Zelf ondertekenen, optie Handtekening toevoegen, optie Tekenen.
Plaats je handtekening in het kader. Ga net zo lang door totdat je tevreden bent, mislukte krabbels kunnen met de link Wissen worden verwijderd. Volgens de standaard instellingen van Adobe wordt een digitale handtekening automatisch opgeslagen. Heb je uit veiligheidsoverwegingen liever niet dat je handtekening wordt opgeslagen, vink dan de optie Handtekening opslaan (links onderin het venster) uit.
Is de handtekening gelukt, klik dan op de knop Toepassen en sleep deze naar de juiste plek in het PDF-formulier. Vergroot of verklein de afbeelding zo nodig en klik vervolgens op de knop Volgende (rechts in de menubalk), optie Opslaan als een alleen-lezenkopie (zodat niemand het ingevulde formulier meer kan wijzigen), knop Doorgaan. Selecteer de gewenste map, wijzig zo nodig de bestandsnaam en sla het PDF-formulier op met de knop Opslaan (aanmelden bij Adobe is niet nodig).
Als alternatief op een digitaal getekende handtekening is het in Adobe ook mogelijk om een foto van je handtekening in te voegen. Zet hiervoor je handtekening met een blauwe of zwarte pen op wit papier en maak er een foto van (met je mobiele telefoon of digitale camera). Het invoegen van deze handtekening gaat op vergelijkbare wijze, maar dan met de optie Afbeelding (in plaats van optie Tekenen). Ook hier kan je ervoor kiezen om de handtekening op te laten slaan, zodat deze ook bij volgende formulieren weer gebruikt kan worden.
TIP: Er bestaat altijd een risico dat je digitale handtekening wordt misbruikt. Wil je dat voorkomen, voeg dan een 'watermerk' aan je digitale handtekening toe, bijvoorbeeld de naam van de instantie waar het formulier naartoe wordt verzonden. Dit houdt natuurlijk wel in dat er elke keer opnieuw een handtekening aangemaakt moet worden!
© 2001-2023 - Menno Schoone - SchoonePC - Rotterdam - Privacyverklaring