OneDrive: zo blijf je baas over je persoonlijke bestanden!

Het wordt Windows-gebruikers steeds moeilijker gemaakt om aan de online opslag van OneDrive te ontkomen. Uiteraard heeft OneDrive voor velen een toegevoegde waarde, dankzij de synchronisatiemogelijkheden zijn de online opgeslagen bestanden immers altijd en overal beschikbaar! Het mag echter ook duidelijk zijn dat opslag in de cloud kwetsbaar is, voor de toegang tot je bestanden ben je immers afhankelijk van de aanbieder (in dit geval Microsoft, maar deze problematiek speelt ook bij andere aanbieders zoals Dropbox en Google Drive). Met de recente ontwikkelingen op het wereldtoneel is het verstandig om eens stil te staan bij de risico's die je met online opslag loopt, en hoe deze verkleind kunnen worden.

Online 'back-up' in OneDrive

Vaak zijn gebruikers zich er niet eens bewust van dat hun persoonlijke bestanden in OneDrive zijn opgeslagen (en dus met de online opslag worden gesynchroniseerd). Dat kan twee oorzaken hebben: de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen e.d. zijn tijdens de setup automatisch in de map OneDrive geplaatst, of men is ingegaan op het aanbod van Microsoft om een zogenoemde 'back-up' van de persoonlijke bestanden te maken.

Bestanden op aanvraag

Staan je bestanden eenmaal in OneDrive en zijn ze een 30-tal dagen niet gebruikt dan worden ze volgens de standaard instellingen automatisch en zonder je daarvan op de hoogte te brengen uit de lokale opslag verwijderd (zogenaamd om schijfruimte vrij te maken, zie Instellingen > Systeem > Opslag > Opslaginzicht). In plaats daarvan staan er alleen nog snelkoppelingen naar de online opgeslagen 'backup'-bestanden (in de Windows Verkenner te herkennen aan een wit wolkje in de kolom Status). Microsoft noemt dit 'bestanden op aanvraag'. Om deze bestanden te kunnen openen, moeten ze eerst weer uit de cloud gedownload worden (het wolkje wijzigt dan naar een wit bolletje met groen vinkje). Van een back-up kan je dan dus niet meer spreken...

De nadelen van 'bestanden op aanvraag'

Het lokaal verwijderen van bestanden heeft als voordeel dat je efficiënt gebruik kan maken van beperkte lokale opslagruimte. Het heeft echter ook enkele nadelen:

• Het downloaden kost tijd bij het openen van bestanden.
• Zonder internetverbinding is de online opslag van OneDrive ontoegankelijk. Je kan dan dus even niet bij de op aanvraag beschikbare bestanden.
• Er ontstaan problemen wanneer de limiet van de 5 GB gratis online opslag is bereikt (hetgeen al snel het geval is wanneer het complete fotoarchief in OneDrive wordt opgeslagen..). Zo kunnen bestanden niet meer opgeslagen worden, en kan je op het e-mailadres van Microsoft geen e-mail met bijlagen en ingesloten afbeeldingen meer ontvangen. Je kan dan uiteraard snel even wat ruimte vrijmaken door omvangrijke bestanden en e-mailberichten selectief te verwijderen, daarmee schuif je de problemen echter alleen maar voor je uit.
• Lukt het niet meer om aan te melden op het Microsoft-account dan is er ook geen toegang meer tot de online opslag van OneDrive. Zijn de bestanden alleen op aanvraag beschikbaar dan heb je dus een groot probleem!
• De kans is klein, maar mocht er aan de andere kant van de oceaan worden besloten dat de servers van Microsoft in Europa offline moeten dan heb je ook geen toegang meer tot de online in OneDrive opgeslagen bestanden...

Blijf baas over je eigen bestanden

Wil je baas blijven over je eigen bestanden dan is het dus verstandig om ze op tenminste één pc lokaal op te laten staan. Hiervoor moet 'bestanden op aanvraag' op de betreffende pc uitgeschakeld worden, dit gaat via Instellingen > Systeem > Opslag > Opslaginzicht, zet de optie Inhoud wordt ‘alleen online’ beschikbaar als deze niet is geopend langer dan op Nooit.

Download vervolgens alle in OneDrive opgeslagen bestanden via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, onderdeel Synchroniseren en back-up maken, link Geavanceerde instellingen, knop Alle bestanden downloaden, knop Doorgaan (let op: het downloaden kan wel even duren!). De status van de bestanden wijzigt hierbij van ‘op aanvraag beschikbaar’ (een wolkje) in ‘altijd ook lokaal beschikbaar’ (een groen bolletje). Is er onvoldoende vrije schijfruimte om alle bestanden (weer) lokaal op te slaan, maak dan ruimte vrij door bijvoorbeeld de reeds gedownloade bestanden vanuit de map OneDrive naar een andere partitie te verplaatsen.

Persoonlijke mappen uit OneDrive halen

Zijn de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en/of Bureaublad naar de map OneDrive verplaatst maar sla je ze achteraf toch liever buiten OneDrive op? Laat dan eerst alle op aanvraag beschikbare bestanden downloaden zodat ze ook weer lokaal beschikbaar zijn (zoals zojuist uitgelegd). Zodra het downloaden is voltooid, kan de back-upfunctie voor de betreffende mappen worden uitgeschakeld. Dit gaat via onderdeel Synchroniseren en back-up maken, knop Back-up beheren, deactiveer de betreffende mappen en bevestig met de knop Back-ups stoppen.

Met deze handeling wordt alléén de standaard opslaglocatie van de persoonlijke mappen gewijzigd van de map OneDrive naar de persoonlijke map C:\Gebruikers\<inlognaam>, de in OneDrive opgeslagen bestanden moeten hierna nog wel handmatig (door middel van knippen en plakken) naar de nieuwe opslaglocatie worden verplaatst! Houd er rekening mee dat er nog een back-up van de bestanden online blijft opgeslagen. Deze bestanden worden echter niet meer gesynchroniseerd met de lokale opslag en zullen dus na verloop van tijd niet meer synchroon lopen met de lokaal opgeslagen bestanden. Is dit niet gewenst of wil je überhaupt niet meer dat je bestanden online worden opgeslagen, verwijder ze dan ook gelijk uit de online omgeving van OneDrive.

De map OneDrive verplaatsen

De map OneDrive wordt standaard opgeslagen in de gebruikersmap C:\Gebruikers\<inlognaam>. Is er niet genoeg ruimte op deze partitie om alle bestanden uit de cloud te kunnen downloaden, dan kan de opslaglocatie eventueel gewijzigd worden naar een grotere partitie (bijvoorbeeld naar een datapartitie). Dit kan echter pas nadat OneDrive tijdelijk is losgekoppeld van het Microsoft-account (via een rechter muisklik op het OneDrive-icoontje in het systeemvak, optie Instellingen, onderdeel Account, link Deze pc ontkoppelen, knop Account ontkoppelen)! Open vervolgens de Windows Verkenner en verplaats de map OneDrive (inclusief de daarin opgeslagen mappen en bestanden) door middel van knippen en plakken naar de gewenste locatie. Hierna kan de koppeling weer worden hersteld: meld opnieuw aan via de wizard van OneDrive en stel daarbij de nieuwe opslaglocatie in.

Blijf de synchronisatie-icoontjes in de gaten houden

Zelfs wanneer 'bestanden op aanvraag' is uitgeschakeld, blijft het oppassen! Zo gaven enkele lezers aan dat deze optie na verloop van tijd weer was ingeschakeld. Hoewel ik niet uit eigen ervaring kan spreken, is het dus verstandig om op de synchronisatie-icoontjes van OneDrive te blijven letten. Veranderen deze in wolkjes dan heeft OneDrive toch weer lokaal schijfruimte vrijgemaakt en zal 'bestanden op aanvraag' dus opnieuw moeten worden uitgeschakeld!

Je Microsoft 365-abonnement opzeggen? Pas dan op!

Ook het opzeggen van een Microsoft 365-abonnement kan desastreuze gevolgen hebben voor je in OneDrive opgeslagen persoonlijke bestanden! De online opslag van elk aan het abonnement gekoppeld Microsoft-account wordt dan namelijk teruggebracht van 1 TB naar 5 GB, de maximale grootte van een gratis Microsoft-account. Het teveel aan online opgeslagen bestanden zal 90 dagen na het beëindigen van het abonnement rigoureus worden verwijderd, je moet dus niet vergeten om de op aanvraag beschikbare bestanden tijdig te downloaden (en eventueel naar een locatie buiten de map OneDrive te verplaatsen)! Uiteraard ontvang je eerst nog de nodige waarschuwingen, ik kan mij echter voorstellen dat je die negeert wanneer je niet bekend bent met 'bestanden op aanvraag' en dus in de veronderstelling bent dat je bestanden gewoon lokaal zijn opgeslagen...