Omgaan met ongewenste e-mail (het gebruik van een spamfilter)

Een van de grootste ergernissen van het internet is wellicht wel spam (een bulk e-mail waarmee adressen ongevraagd worden bestookt). Elk e-mailadres komt vroeg of laat in aanraking met spam. Is het e-mailadres eenmaal bekend in 'het circuit' dan is er ook geen weg meer terug en zal de hoeveelheid ongevraagde e-mail alleen maar toenemen…

Spam is nooit helemaal te voorkomen, maar met de juiste maatregelen is de overlast wel tot een minimum te beperken. Met inachtneming van een aantal gedragsregels kan enigszins worden voorkomen dat het e-mailadres in verkeerde handen belandt. En is het account inmiddels ten prooi gevallen, dan kan het grootste gedeelte van de ongevraagde bulk e-mail met behulp van spamfilters worden uitgefilterd.

Gedragsregels ter voorkoming van spam

Door de volgende gedragsregels in acht te nemen, kan de hoeveelheid spam zoveel mogelijk worden beperkt:

Wees voorzichtig met het doorgeven van uw e-mailadres
Er wordt tegenwoordig overal om een e-mailadres gevraagd. Meestal wordt zorgvuldig met de persoonlijke gegevens omgesprongen, maar dat is helaas niet altijd het geval. Valt een e-mailadres in verkeerde handen, dan is de kans groot dat deze vervolgens wordt bestookt met (ongewenste) marketinge-mail. Met een beetje pech wordt het e-mailadres ook nog eens aan derden doorverkocht... Wees dus voorzichtig met het doorgeven van uw e-mailadres! Gebruik desnoods een niet bestaand e-mailadres (bijvoorbeeld none@none.nl). Is het noodzakelijk een e-mailadres op te geven (bijvoorbeeld voor het ontvangen van een code, product of informatie), gebruik dan een speciaal voor dit doel aangemaakt webmailadres (bijvoorbeeld van Hotmail, Gmail of Yahoo!).

Laat uw e-mailadres niet zomaar op een website achter
Laat uw e-mailadres ook niet zomaar op een website achter (denk bijvoorbeeld aan de posts op een forum)! Er zijn namelijk zoekrobots speciaal op zoek naar op het web achtergelaten adressen. Is het noodzakelijk een e-mailadres achter te laten, dan is het verstandig deze te maskeren door het apenstaartje (@) te vervangen door de letters AT.

Versleutel het op uw eigen website getoonde e-mailadres
Een e-mailadres dat op de eigen website wordt geplaatst, kan beter eerst compleet worden versleuteld voordat deze in de HTML-code van de website wordt verwerkt. Het programma E_Cloaker (download: www.codefoot.com) is daar zeer geschikt voor: de code voor een e-mailadres wordt hiermee simpel omgezet naar een voor zoekrobots onleesbare code. Vul het e-mailadres in en eventueel een alternatieve tekst voor de link en klik op Make Code. De afbeelding laat de code zien die het programma vervolgens aanmaakt.

Een alternatieve methode is het opnemen van de HTML-code voor het e-mailadres in een stukje JavaScript, zoals in onderstaande code (dergelijke code wordt meestal overgeslagen door de zoekrobots):

<script language="javascript">
document.write('<a href="mailto:info@schoonepc.nl">info@schoonepc.nl</a>');
</script>

Door beide methoden te combineren, ontstaat een optimaal resultaat. Vervang daarvoor de HTML-code dat tussen de aanhalingstekens('') in het stukje JavaScript staat door de door E_Cloaker gemaakte code.

Schakel de weergave van afbeeldingen uit
In veel spamberichten worden afbeeldingen ingesloten, soms zijn ze zo klein dat ze niet eens zichtbaar zijn! Hiermee kan een spammer het e-mailadres verifiëren: een gelezen e-mail geeft aan dat het e-mailadres actief wordt gebruikt, reden om meer spam te sturen. Is het e-mailprogramma zo ingesteld dat de afbeeldingen automatisch in het bericht worden weergegeven, dan loopt het account een vergroot risico op spam. De meeste e-mailprogramma's tonen om die reden standaard geen afbeeldingen in een e-mailbericht. Klik op de gele of grijze balk net onder de menubalken om de afbeeldingen alsnog te tonen.

Het gebruik van een spamfilter

Is het e-mailadres inmiddels toch ten prooi gevallen aan een grote hoeveelheid ongewenste e-mail, dan kan altijd nog gebruik worden gemaakt van een spamfilter om de overlast zoveel mogelijk te beperken. Naast de bekende filterprogramma's (die als plug-in aan het e-mailprogramma worden toegevoegd, zoals SPAMfighter (download: www.spamfighter.com), SpamAware (download: www.jam-software.com), Spamihilator (download: www.spamihilator.com) of het Nederlandse SpamExperts Desktop (download: www.spamexperts.com)) kan ook gebruik worden gemaakt van een door de provider beschikbaar gesteld online spamfilter. Deze online filters controleren de bij de mailserver binnenkomende berichten automatisch op spam.

Het voordeel van een online filter
Het grote voordeel van zo'n online filter is dat de ongewenste berichten worden uitgefilterd nog vóórdat de gebruiker de inkomende berichten downloadt (dit in tegenstelling tot de plug-ins, deze moeten namelijk eerst alle e-mail downloaden voordat de ongewenste berichten er tussenuit kunnen worden gefilterd)! Omdat de meeste ongewenste e-mail al door de provider wordt weggefilterd, gaat het downloaden van de resterende berichten aanzienlijk sneller. Een online filter beperkt de overlast dus aanzienlijk!

LET OP: De meeste internetproviders bieden hun klanten een online spamfilter en virusscanner aan (met name het laten wegfilteren van virussen verkleint het risico besmet te raken aanzienlijk). Raadpleeg de website van uw eigen internetprovider om te achterhalen of u gebruik kunt maken van een dergelijke service. Sommige providers vragen een kleine maandelijkse bijdrage (de verborgen kosten van een goedkoop internetabonnement...), de betere internetprovider levert deze service echter gratis!

Uitgefilterde false positives: net zo irritant als spam zelf...
Bij het filteren van e-mail bestaat er altijd een risico op false positives: gewenste berichten die per ongeluk als ongewenst worden gekenmerkt en er daarom worden uitgefilterd. Zelfs wanneer het filter in de lichtste stand wordt toegepast, blijkt de kans op false positives nog steeds erg groot (met name het standaard door Gmail toegepaste filter staat hier berucht om). Deze false positives komen niet meer in de inbox terecht, waardoor mogelijk belangrijke informatie verloren gaat... Het is dus belangrijk om de uitgefilterde e-mail eerst te controleren voordat deze definitief wordt verwijderd!

Het traceren van false positives is met een online filter iets ingewikkelder dan bij gebruik van een plug-in. Een plug-in slaat de ongewenste e-mail namelijk op in een makkelijk toegankelijke map in het e-mailprogramma, terwijl het online filter ze hooguit kan forwarden naar een ander e-mailadres of ze op de server laten staan.

Strategie om overlast van spam én false positives te beperken

Ook ik krijg dagelijks grote hoeveelheden ongewenste e-mail te verwerken (met een tiental e-mailadressen is dat ook niet zo verrassend...). Om de overlast zo veel mogelijk te beperken, gebruik ik zelf het liefst een online filteroplossing. Bij gebruik van een online filter zijn uitgefilterde berichten weliswaar wat minder eenvoudig te controleren, maar dat weegt niet op tegen de voordelen! Met de volgende strategie is het overigens toch nog vrij gemakkelijk de door het filter verwijderde false positives terug te vinden (of deze strategie ook in uw situatie toepasbaar is, is afhankelijk van de door uw internetprovider aangeboden services):

Stap 1: Online spamfilter en virusscanner activeren en afstellen
Activeer de online spamfilter en virusscanner van uw internetprovider zodat alle toegezonden e-mail automatisch worden gescand op ongewenste e-mail en virussen. Kan het filter worden afgesteld, zet deze dan liefst op de lichtste stand zodat de hoeveelheid false positives tot een minimum wordt beperkt. Natuurlijk laat het filter dan wel meer ongewenste e-mail door, maar dat weegt niet op tegen het verlies van gewenste e-mail... Menig e-mailprogramma (bijvoorbeeld Windows Live Mail, Outlook) is ook nog eens uitgerust met een eigen filter voor ongewenste e-mail zodat ook de resterende spam er nog uitgefilterd kan worden.

Stap 2: Alle e-mail doorsturen naar één centraal e-mailadres
Gebruikt u meer dan één e-mailadres, zorg er dan voor dat alle daarop binnenkomende e-mail automatisch naar het in stap 1 besproken e-mailadres wordt doorgestuurd. Dit forwarden van e-mail kan online worden ingesteld via de website van de provider of webhost die het betreffende e-mailadres heeft geleverd (let op: niet elke provider verleent deze service). Dankzij deze constructie hoeft het e-mailprogramma nu alleen nog het als centraal ingestelde e-mailadres te controleren op nieuwe berichten. De e-mail van de overige e-mailaccounts hoeft dus niet meer apart van de POP-server gedownload te worden, de instellingen van het e-mailprogramma kunnen hier dus op aangepast worden (in Outlook kan dat bijvoorbeeld via Extra, Opties, tabblad E-mailinstellingen, knop Verzenden/ontvangen, knop Bewerken).

Stap 3: Spam doorsturen naar een ander e-mailadres
Voordat de uitgefilterde e-mail definitief wordt verwijderd, is het verstandig deze eerst nog even te controleren op false positives. Maak hiervoor bij de internetprovider een speciaal e-mailadres aan en stel het filter zo af dat alle ongewenste e-mail naar dit adres wordt doorgestuurd (let op: bij niet alle internetproviders is het forwarden mogelijk!).

Stap 4: Uitgefilterde e-mail controleren op false positives
Het in stap 3 aangemaakte e-mailadres kan vervolgens vanuit een tweede e-mailprogramma worden gecontroleerd op false positives. De voorkeur gaat uit naar een eenvoudig e-mailprogramma omdat het beheren van dit e-mailaccount weinig bijzonderheden vergt. Programma's als Outlook Express (XP) of Windows Mail (Vista) voldoen prima voor dit doel.

Het lijkt misschien ondoenlijk om in zo'n enorme lijst ongewenste e-mail nog een false positive terug te vinden, maar in de praktijk blijkt dat erg mee te vallen. Door de uitgefilterde e-mail op alfabetische volgorde van onderwerp te sorteren (klik daarvoor op de kolomtitel Onderwerp), springen de gewenste berichten vrij snel in het oog. Getraceerde false positives kunnen eventueel in het voor de gewone accounts gebruikte e-mailprogramma worden geïmporteerd. Nadat is vastgesteld dat de mailbox uitsluitend nog uit ongewenste e-mail bevat, kan deze worden geleegd (met de toetscombinatie CTRL-A gevolgd door de DEL-toets) en kan het e-mailprogramma weer worden afgesloten.